The 5 CRM Reports that tell you instantly if your Solar Company is failing (+ real numbers from our $10m/year company)

Une partie de ce qui fait un bon CRM, c’est une fonction de reporting solide.

Une des raisons pour lesquelles HubSpot a autant de valeur pour Ipsun Solar, c’est la possibilité de créer jusqu’à 500 rapports personnalisés.

Mais avec autant de données et autant de rapports, on se retrouve vite avec trop d’informations et on finit par tout analyser sans décider. C’est pour ça que, dans notre dashboard de pilotage, nous nous concentrons sur seulement 5 rapports. Ils donnent une image claire de la santé de l’entreprise et vous aident à cibler vos efforts là où vous êtes en difficulté.

1. Ventes résidentielles mensuelles et hebdomadaires (en cours vs. l’an dernier)

Bon, techniquement il y a deux rapports, mais vous voyez l’idée.

Pouvoir voir vos ventes ce mois-ci par rapport au même mois l’an dernier, et cette semaine par rapport à la même semaine l’an dernier, est très utile. Pas seulement pour mesurer la croissance, mais aussi pour comprendre la saisonnalité.

Même si janvier vous semble “lent”, vous pouvez voir ce qui se passait à la même période l’an dernier et obtenir rapidement une vue claire pour savoir s’il y a un vrai sujet ou une tendance.

2. Rendez-vous planifiés par mois (en cours vs. l’an dernier)

Croyez-le ou non, même si Ipsun Solar a 500 rapports dans sa bibliothèque, c’est celui que nous consultons le plus.

Pourquoi ?

Parce que si votre taux de conversion des rendez-vous planifiés est stable, ce sont ces rendez-vous qui vont largement déterminer vos ventes mensuelles.

En revanche, l’arrivée de leads peut être irrégulière selon la saison, les vacances, les pandémies, etc.

Garder un œil sur cet indicateur vous aide, en cas de ralentissement, à ajouter des ressources d’Inside Sales et à ajuster la stratégie avec votre équipe commerciale.

Ce rapport vous donne une idée du nombre de rendez-vous réalisés chaque mois par vos commerciaux terrain, avec une comparaison à la même période l’an dernier.

Une fois que nous aurons des données année sur année, nous pourrons voir si nous sommes en retard sur les rendez-vous planifiés et s’il faut augmenter le budget marketing pour rattraper.

3. Créances en attente par étape du deal

Dans une PME, le cash est roi. Mais où se trouve le cash encore à encaisser ?

Ce rapport vous montre où en sont vos créances dans votre pipeline opérationnel. Il suffit que votre équipe comptable mette à jour les projets résidentiels dans votre CRM au fur et à mesure des paiements.

Ensuite, si une grosse partie du cash à encaisser est bloquée à une étape précise du pipeline, vous pouvez mobiliser l’équipe sur ce point quand c’est nécessaire.

Ce rapport nous a été indispensable pour réallouer les ressources dans le temps quand il y avait des goulots d’étranglement dans notre process.

4. Suivez votre productivité d’installation : panneaux installés par mois

Si le cash est roi, alors la reine, c’est la productivité d’installation des panneaux.

Le modèle de prix de presque toutes les entreprises solaires doit intégrer le nombre de panneaux installés par jour. Nous aussi.

Vous préférerez peut-être suivre un autre indicateur de productivité (panneaux/heure, kW/mois), mais l’idée reste la même : vous devez connaître votre cadence d’installation.

En intégrant les panneaux à votre reporting, vous pouvez voir les tendances saisonnières, l’effet de la formation sur les résultats, et plus généralement l’impact de la productivité d’installation sur la rentabilité.

Sans ça, vous pilotez à l’aveugle.

Histoire vraie :

l’été dernier, nous avons eu des tensions de trésorerie et nous avons vu notre niveau de cash baisser.

Nous pensions que c’était lié à notre production, sans en être sûrs, car il pouvait y avoir beaucoup de variables.

Puis j’ai vu un projet de 6 kW planifié sur 3 jours d’installation.

J’ai regardé de plus près. Ce 6 kW ressemblait à une installation résidentielle standard : pas de toiture très pentue, pas de changement de tableau électrique, pas de tranchée, ni rien qui provoque habituellement des retards.

C’est là que j’ai compris que notre management trouvait ça normal. Alors que pour moi, 6 kW, c’est une journée, voire une demi-journée.

En tant que CEO, je suis passé à l’action. Je suis allé installer avec mes équipes pendant des semaines, et notre production a triplé du jour au lendemain.

Nos visites techniques étaient bonnes, donc nos études étaient bonnes. Notre BOM, nos achats et notre stockage étaient bons.

Tout était en place, sauf l’envie, l’urgence ou la motivation de l’équipe.

Ne sous-estimez pas l’impact positif du fait de travailler avec vos équipes, à leurs côtés.

Je suis aussi maître électricien, et je savais qu’il y avait des discussions sans fin sur le temps nécessaire pour installer des batteries.

Je disais 2 jours pour une installation standard, alors que certains parlaient de 5 à 6 jours.

J’ai ensuite préparé et réalisé le projet batterie suivant.

Je l’ai fait avec mes gars en 2 jours.

Je leur ai dit que j’avais peut-être eu de la chance et que je ferais aussi le suivant. Et encore une fois, c’était installé en 2 jours.

Depuis, tout le monde sait que si le CEO peut l’installer en 2 jours, ils doivent pouvoir le faire en 2 jours pour une installation standard.

Un CEO a un mégaphone puissant. Montrer l’exemple et savoir de quoi l’on parle est essentiel pour mener son équipe.

5. Rapport de backlog

La plupart des entreprises solaires ont une idée de leur backlog. Mais avec HubSpot, vous pouvez automatiser ce rapport et le rendre dynamique : il évolue à mesure que de nouvelles ventes entrent et que les anciens projets avancent.

Si vous êtes comme nous, vous cherchez à maintenir un backlog stable (4 mois dans notre cas). Et combiné avec « Panneaux installés par mois », vous pouvez vérifier concrètement que c’est bien le cas quand vous échangez avec les clients et que vous posez les bonnes attentes.

Sinon, vous avancez au feeling et vous faites probablement des promesses que vous ne pourrez pas tenir dès le départ.

Saviez-vous que Ipsun Solar a 500 rapports dans sa bibliothèque ?

Nous proposons de tous les partager avec les clients Sunvoy, par courtoisie, car notre mission est de renforcer les entreprises d’installateurs solaires locaux.

Nous proposons aussi une version solaire de HubSpot que nous mettons à disposition des installateurs Sunvoy, car nous sommes HubSpot Partner !

Contactez-nous pour en savoir plus.