Warum du Prämien für Solar-Empfehlungen nie manuell auszahlen solltest

Referral-Auszahlungen sind zu wichtig, um sie über Spreadsheets, Gedächtnis und Papier-Schecks laufen zu lassen. Ein gutes Empfehlungsprogramm sollte wissen, wer wen empfohlen hat, warten, bis das Projekt den richtigen Meilenstein erreicht, und den Empfehlungsgeber auszahlen, ohne dass der Inhaber dafür ins Online-Banking muss.

Ich habe das auf die harte Tour gelernt.

Als ich meine PV-Installationsfirma geführt habe, gab es zwei Aufgaben, die ich bis zum bitteren Ende selbst gemacht habe, sogar als wir den Verkauf des Unternehmens vorbereitet haben.

Die erste war die Auszahlung von Verkaufsprovisionen.

Die zweite war das Verschicken von Empfehlungs-Schecks.

Bei beiden ging es um relevante Beträge. Beides war heikel. Und beides hing viel zu sehr davon ab, dass ich persönlich wusste, was in einem Projekt passiert ist.

Rückblickend war das keine Kontrolle.

Es war ein Engpass.

Warum Empfehlungs-Auszahlungen in Solar/PV schwieriger sind, als sie aussehen

Auf den ersten Blick wirkt eine Empfehlungsprämie simpel.

Ein ehemaliger Kunde empfiehlt einen Freund. Der Freund unterschreibt den Vertrag. Du schickst dem ursprünglichen Kunden einen Scheck.

Fertig.

Nur sind PV-Projekte keine Einkäufe im Einzelhandel. Ein unterschriebener Vertrag kann trotzdem platzen. Eine Finanzierung kann nicht durchgehen. Bei der Planung kann ein Problem auftauchen. Bauamt oder Netzbetreiber können Verzögerungen verursachen. Ein Hausbesitzer kann es sich anders überlegen, bevor Genehmigung oder Netzanschluss vorankommen.

Also muss der Installateur entscheiden, wann die Empfehlung „real“ genug ist, um auszuzahlen.

Zu früh, und du überweist Geld für ein Projekt, das nie gebaut wird.

Zu spät, und der Kunde, der dir einen qualifizierten Interessenten gebracht hat, fragt sich, ob das Empfehlungsprogramm überhaupt ernst gemeint ist.

Dieses Timing-Problem ist der Punkt, an dem die manuelle Arbeit beginnt.

Zu früh auszahlen schafft vermeidbares Risiko

Ein unterschriebener Vertrag fühlt sich wie ein Gewinn an.

Aber jeder Installateur, der länger als fünf Minuten im Geschäft ist, weiß: Vertragswert und tatsächlich installierter Wert sind nicht dasselbe.

Das empfohlene Projekt kann immer noch scheitern an:

• Finanzierungszusage
• Planungsprüfung
• Gegebenheiten vor Ort, die den Umfang ändern
• Problemen mit Zählerschrank oder Dach
• Genehmigungs- und Netzanschluss-Themen
• Storno durch den Hausbesitzer

Der genaue Auszahlungs-Meilenstein ist je nach Betrieb unterschiedlich. Bei uns musste das Projekt so weit sein, dass ein Storno unwahrscheinlich war, oft nach Planungsfreigabe und sobald Genehmigung oder Netzanschluss in Arbeit waren.

Das eliminiert nicht jedes Risiko.

Aber es macht das Risiko vertretbar.

Das Problem ist: Jemand muss das Projekt so lange im Blick behalten, bis dieser Meilenstein erreicht ist.

Wenn dieser Jemand der Inhaber ist, skaliert das Empfehlungsprogramm nicht.

Zu spät auszahlen schwächt dein Programm für Empfehlungen

Installateure konzentrieren sich oft so stark darauf, nicht zu früh auszuzahlen, dass sie das Gegenteil erzeugen.

Sie warten bis zur Installation.

Oder bis zur Netzfreigabe.

Oder bis irgendwann mal jemand das Empfehlungs-Spreadsheet durchgeht.

Bis dahin können Monate vergangen sein.

Der Kunde hat genau das gemacht, was du wolltest. Er hat einen Freund oder ein Familienmitglied vorgestellt, für deine Firma gebürgt und einen Abschluss ermöglicht, der dich wahrscheinlich weniger gekostet hat als ein gekaufter Lead.

Dann kam nichts.

So belohnst du genau das Verhalten, das du wiederholen willst, auf die schlechteste Art.

Eine Empfehlungsprämie ist nicht einfach nur ein Kostenpunkt am Projekt. Sie ist Teil der Customer Experience.

Tempo und Transparenz der Auszahlung zeigen dem Kunden, ob dein Empfehlungsprogramm verlässlich ist.

Wenn Kunden nachfragen müssen, wo ihr Geld bleibt, verliert das Programm bereits an Glaubwürdigkeit.

Der Papier-Scheck macht für alle mehr Arbeit

Selbst wenn wir den Auszahlungszeitpunkt richtig getroffen haben, war der Prozess immer noch nervig.

Ich musste den Empfehlungsgeber bestätigen.

Das empfohlene Projekt bestätigen.

Den Projektstatus prüfen.

Ins Online-Banking gehen.

Die Zahlung freigeben.

Dann musste ein physischer Scheck per Post verschickt werden.

Danach musste der Kunde darauf warten, Zeit finden, ihn einzuzahlen, zur Filiale fahren oder sich mit einer Banking-App herumschlagen.

Jede Person in dieser Kette hat unnötige Arbeit gemacht.

Und es gab viele Stellen, an denen es schiefgehen konnte.

Die Adresse konnte veraltet sein. Der Scheck konnte sich verspäten. Der Kunde konnte ihn verlieren. Die Zahlung konnte doppelt erfasst werden. Die Empfehlung konnte der falschen Person zugeordnet werden. Der Projektstatus konnte in einem alten Spreadsheet statt im CRM geprüft werden.

Keine dieser Pannen ist für sich genommen dramatisch.

Zusammen machen sie aus einem Wachstumskanal administrativen Schlamm.

Dein CRM sollte wissen, wann eine Empfehlung auszahlungsreif ist

Ein modernes PV-Empfehlungsprogramm sollte Empfehlungsgeber, empfohlenen Kunden und Projekt-Meilenstein in einem Workflow verbinden.

Das heißt: Das System sollte vier Fragen beantworten können, ohne dass der Inhaber manuell nachforschen muss:

1. Wer hat die Empfehlung abgegeben?
2. Welches Projekt ist daraus entstanden?
3. Hat dieses Projekt den Auszahlungs-Meilenstein erreicht?
4. Wurde die Prämie bereits ausgezahlt?

Genau deshalb haben wir Empfehlungs-Tracking und Auszahlungen in Sunvoy eingebaut.

Die Plattform kann den Empfehlungsgeber mit dem empfohlenen Projekt verknüpfen, den Status dieses Projekts verfolgen und erkennen, wann der konfigurierte Punkt für die Auszahlung erreicht ist. Mit dem Sunvoy Empfehlungsprogramm wird die Auszahlung automatisch vorbereitet, damit dein Team sie über einen angebundenen Auszahlungsanbieter prüfen und freigeben kann. Kunden können, wo verfügbar, eine Banküberweisung wählen, statt einen Scheck manuell einzuzahlen. Eine Anbindung an einen Auszahlungsanbieter ist erforderlich. Verfügbarkeit und Bearbeitungszeiten hängen vom Anbieter und der Region ab.

Es geht nicht nur darum, einen Scheck durch eine digitale Überweisung zu ersetzen.

Es geht darum, die Detektivarbeit zu entfernen, die vor dem Scheck kam.

Eine schnellere Auszahlung kann die nächste Empfehlung auslösen

Empfehlungen passieren nicht im luftleeren Raum.

Ein Kunde, der eine gute Erfahrung macht, die Prämie wie versprochen bekommt und sieht, dass das Geld ankommt, ohne deinem Team hinterherzulaufen, hat einen Grund mehr, wieder zu empfehlen.

Damit wird die Auszahlungs-Organisation Teil der Neukundengewinnung.

Die Abfolge ist simpel:

• Ein Kunde sendet einen qualifizierten Lead.
• Der Installateur trackt das empfohlene Projekt.
• Das Projekt erreicht den vereinbarten Meilenstein.
• Der Kunde bekommt die Auszahlung zeitnah.
• Die positive Erfahrung verstärkt das Empfehlungsverhalten.

Vergleich das mal mit der manuellen Variante.

Der Kunde empfiehlt jemanden, wartet monatelang, schreibt eine E-Mail, wird an die Buchhaltung weitergeleitet und bekommt irgendwann einen Papier-Scheck.

Technisch hat die Firma bezahlt.

Operativ hat sie den Moment verschenkt.

Ein Empfehlungsprogramm sollte Kunden das Gefühl geben, eine gute Entscheidung getroffen zu haben, dich zu empfehlen.

Nicht, dass es ihnen peinlich ist.

Die Verwaltung von Empfehlungen sollte nicht am Inhaber hängen

Es gibt noch einen Grund, warum das wichtig ist.

Unternehmen werden wertvoller, wenn wichtige Prozesse dokumentiert, kontrolliert und delegiert sind.

Wenn ein Inhaber jede Empfehlungsprämie persönlich auszahlt, fühlt sich das vielleicht verantwortungsvoll an. Für einen Käufer kann es aber auch ein Signal sein, dass ein Basis-Workflow immer noch am Gedächtnis des Inhabers und am Zugriff aufs Online-Banking hängt.

Das ist kein belastbares System.

Dein Buchhalter, Projektleiter oder Customer-Experience-Team sollte Empfehlungs-Auszahlungen über klare Regeln und Berechtigungen steuern können. Das System sollte zeigen, was auszuzahlen ist, was offen ist und was bereits bezahlt wurde.

Du solltest den Prozess prüfen können, ohne selbst der Prozess zu sein.

Das wird besonders wichtig, wenn das Empfehlungsvolumen wächst. Zehn Auszahlungen pro Jahr verschwinden noch in der Routine eines Inhabers.

Hunderte nicht.

Das Ziel ist nicht, effizienter dabei zu werden, die manuelle Aufgabe des Inhabers auszuführen.

Das Ziel ist, dass der Inhaber für diese Aufgabe nicht mehr nötig ist.

Prüfe deine letzten 20 Empfehlungs-Auszahlungen

Schau dir die letzten 20 Empfehlungsprämien an, die dein Unternehmen ausgezahlt hat.

Wie viele davon haben erfordert, dass jemand mehr als ein System öffnen musste?

Wie viele waren verzögert, weil niemand wusste, dass das Projekt den richtigen Meilenstein erreicht hat?

Wie viele Kunden mussten wegen der Auszahlung nachfragen?

Wie viele Schecks wurden gedruckt, unterschrieben, verschickt, neu ausgestellt oder manuell eingezahlt?

Und wer im Unternehmen musste den Prozess anfassen?

Das sind deine echten Kosten pro Empfehlungs-Auszahlung.

Die Prämie selbst kann 500 USD, 1,000 USD oder was auch immer dein Unternehmen anbietet sein. Aber die operativen Kosten beinhalten Arbeitszeit, Projekt-Tracking, Zahlungsabwicklung, Rückfragen von Kunden und das Risiko, Fehler zu machen.

Empfehlungs-Leads sollten einer der einfachsten und effizientesten Wege sein, neue PV-Kunden zu gewinnen.

Der Auszahlungsprozess sollte nicht der schwierigste Teil sein.

Wenn du deine PV-Firma irgendwann verkaufst, solltest du sagen können, dass Empfehlungs-Auszahlungen über ein wiederholbares System laufen, nicht dass der frühere Inhaber immer noch ins Online-Banking muss.

Das Ziel ist nicht, besser darin zu werden, Empfehlungs-Schecks zu schreiben.

Sondern nie wieder einen zu schreiben.