El mejor CRM solar. La opinión de un instalador solar de verdad

Levanta la mano si tienes una relación de amor-odio con tu sistema actual de gestión de clientes (CRM).

O, Dios no lo quiera, si sigues viviendo en el mundo de las hojas de cálculo.

Si nos dieran un euro por cada conversación que tenemos durante nuestras auditorías con instaladores solares de todos los tamaños en la que alguien dice "No estamos contentos con nuestro CRM actual", podríamos ofrecer Sunvoy gratis.

Y aun así, aquí estamos escribiendo un post entero sobre este tema tan polémico.

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Nuestras recomendaciones

Si vas con prisa y solo quieres saber qué recomendamos, aquí tienes un resumen rápido:

Por qué estamos cualificados para hablar de esto

Pero antes de meternos en materia, aclaremos algunas cosas:

Esto no es el típico resultado de Google.

Para empezar, somos una de las principales instaladoras residenciales, con más de 60 empleados y más de 10 M€ de facturación, y nos pasamos el día en tejados:

Y aunque nuestro software de Customer Portal y Fleet Management, Sunvoy, NO es un CRM, tenemos MUCHÍSIMA experiencia trabajando con todo tipo de CRMs y sabemos un par de cosas sobre cómo crear software de calidad.

Nuestro CTO ha integrado personalmente, o ha supervisado la integración, con dos docenas de CRMs diferentes, ha trabajado a fondo con sus APIs complejas y ha tenido una visión muy detallada, desde dentro, de cómo operan instaladoras solares de distintos tamaños con sus CRMs.

Nuestro CEO ha trabajado con todo tipo de CRMs durante la gran mayoría de su carrera, incluso antes de que existiera la categoría SaaS, incluidos gigantes del sector como SAP o MS Access. Incluso intentó crear su propio CRM varias veces (y fracasó, como era de esperar), gastando recursos valiosos que podría haber dedicado a lo que de verdad importaba.

También hemos tenido conversaciones a fondo con todos nuestros clientes actuales sobre lo que les encanta o lo que odian de su CRM (con sus palabras exactas más abajo).

Así que es justo decir que sabemos bastante sobre cómo elegir el CRM adecuado para tu empresa solar. Y hemos intentado condensarlo todo en un único post, poniendo a prueba las mejores opciones para que tú no tengas que hacerlo.

(De hecho, incluso ofrecemos consultoría de HubSpot 100% gratuita para cualquier instalador solar porque hemos recibido muchísimas preguntas de otros instaladores sobre qué CRM elegir).

1. El CRM perfecto no existe.

Si existiera, no habría otra empresa intentándolo cada dos años. Por supuesto, las empresas de CRM no te lo dicen, porque tienen que hacer marketing y venderte sus puntos fuertes, no sus debilidades.

El motivo por el que el CRM perfecto no existe es que cada empresa y las personas que la forman son distintas. Cada uno tiene necesidades concretas y se centra en cosas diferentes. Por eso, elegir el CRM correcto siempre es una decisión sobre qué es lo más importante para tu empresa ahora y en el futuro cercano.

Lo que funciona para una instaladora residencial top puede no funcionar para otra. O lo que te funcionó este año puede que el siguiente ya no.

Además, los CRMs suelen enfocarse en cosas distintas. Si quieres un CRM muy orientado a datos, pero potente, normalmente la experiencia de usuario en velocidad y diseño se resiente. (Piensa en Microsoft Dynamics, SalesForce o NetSuite)

Por otro lado, si tienes una interfaz rápida, bonita y fácil de usar, normalmente también significa que no puedes hacer todo lo que te gustaría, porque romperías esa experiencia que se ha diseñado con mucho cuidado desde el principio. (Piensa en Copper, Zoho o HubSpot).

Así que, aunque seguramente estemos de acuerdo en que el CRM perfecto no existe y siempre hay que sopesar pros y contras, también podemos estar de acuerdo en que hay muchos CRMs malos. ("Malos" en el sentido de que no encajan bien con instaladores solares)

Pero antes de ver eso, veamos cómo empiezan la mayoría de empresas solares:

2. Por qué usar hojas de cálculo es peor que un CRM malo

Probablemente todos hemos vivido en el mundo de las hojas de cálculo durante un tiempo. Y si sois dos personas y una furgoneta, o no tienes que gestionar muchos proyectos y empleados, puede funcionar perfectamente.

El problema es que se desmadra muy rápido.

Las hojas de cálculo son buenas en una cosa:

Datos en tablas y fórmulas complejas.

Pero no están pensadas para mostrar y gestionar relaciones complejas entre distintos tipos de elementos como proyectos, contactos y empresas. Y peor todavía si añades varias dimensiones que quieres analizar a lo largo de distintos periodos.

Y aunque las fórmulas pueden ser potentes, seguramente solo haya una persona en tu empresa que las entienda, y además está demasiado ocupada como para arreglarlas cuando inevitablemente se rompan, porque no hay protecciones.

Las hojas de cálculo no escalan. No son la herramienta adecuada. Necesitas algo mejor cuando empiezas a añadir miles de leads o cientos de proyectos al mes.

3. Qué hace que un CRM sea malo para instaladores solares

Por nuestra propia experiencia dolorosa (y por lo que hemos visto trabajando con empresas que ahora mismo están atrapadas con una solución así) podemos decir que los peores CRMs son, o bien los que intentan parecerse a una simple hoja de cálculo, o bien los que son tan complejos que necesitas contratar a un desarrollador o, peor aún, mantener todo un departamento de IT cada vez que quieres cambiar algo a tu gusto.

Los CRMs sencillos mejoran la experiencia de la hoja de cálculo de una forma u otra. Si no, no existirían. Te facilitan la transición porque se parecen a lo que ya conoces. (Piensa en Asana o Monday.com)

Pero al final se parecen demasiado a los problemas que tienes cuando solo usas hojas de cálculo, como para que te aporten valor a largo plazo.

Una de las cosas más importantes que un CRM tiene que ofrecer es que evolucione con tu empresa mientras crece. Lo que necesitas con 5 empleados no es lo mismo que con 50 o 500. Y aun así, no quieres pasar por el dolor de cambiar de CRM cada pocas contrataciones.

Aunque al principio puede ser más fácil (y menos doloroso) pasarte a un CRM sencillo como Monday.com o Asana, si ya estás haciendo el esfuerzo de implantar un CRM, te recomendamos de verdad que sea uno potente y no una hoja de cálculo con esteroides.

Por desgracia, el otro extremo del espectro no es necesariamente mejor. Si cada pequeño cambio implica reuniones con consultores caros, pagar consultoría y esperar meses hasta tener algo en marcha, tu CRM no te da autonomía, te frena. NetSuite y SalesForce pueden caer perfectamente en esta categoría (aunque pueden funcionar si puedes aceptarlo y asumirlo).

4. ¿Por qué necesitas un CRM para solar?

Antes de empezar, definamos algunos términos habituales.

¿Qué es un CRM?

Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta que guarda en un solo sitio la información de tus clientes y lo que les has vendido.

Un CRM suele incluir información sobre un cliente (por ejemplo, nombre y apellidos, teléfono, email, etc.) y la vincula a uno o varios proyectos que incluyen el número de paneles vendidos, kW, el tipo de inversor solar y muchos más detalles.

También hace seguimiento de la fase en la que está un proyecto, por ejemplo, si ahora mismo es solo un lead, un contrato firmado o en qué punto exacto está dentro del proceso de instalación.

Projects, Deals, Jobs, Contracts, Systems: Son términos que se usan para referirse a un contrato vendido que pasa del departamento de ventas al de operaciones. Según la instaladora y el CRM, se usan indistintamente.

Leads, Target, Contacts, People, Person: Una persona que ha comprado o está interesada en comprar algo a tu empresa solar.

A medida que una empresa solar pasa de unos pocos empleados que se saben los nombres de los clientes de memoria a 10, 50 o más de 100 empleados, con varios departamentos y sedes, también crece la necesidad de tener traspasos más estrictos entre departamentos. Y eso requiere una forma de gestionar la información crítica del negocio.

Al principio, algunas personas usan boli y papel, o el equivalente digital, hojas de cálculo. Pero con el tiempo, demasiada gente tiene que ver y actualizar los datos, y las hojas de cálculo dejan de servir.

Incluso si usas un buen software para instaladores solares, tus necesidades van cambiando con el tiempo. Y necesitarás diferentes funcionalidades y diferentes CRMs a lo largo del camino. Un buen CRM cambia de forma orgánica con el tiempo hasta que se te queda pequeño.

Hay muchísimos CRMs.

Algunos están creados específicamente para el sector solar, como SolarNexus, Coperniq o Enerflo.

Otros "fingen" ser específicos para solar, pero en realidad solo tienen una capa fina por encima de las funciones estándar de un CRM, como JobNimbus o BuilderTrend.

Otros CRMs los usan empresas de muchos sectores, y pueden tener una versión para solar, como HubSpot o Netsuite.

Lo que nos devuelve a la pregunta:

¿Qué CRM para solar debería usar?

3. Cinco funciones esenciales que todo CRM debe tener

Antes de entrar en recomendaciones y reviews concretas, vamos a fijar unas reglas básicas.

1. Relaciones entre distintos objetos

Por ejemplo, un lead puede convertirse en un contacto, que a su vez está vinculado a distintos proyectos solares.

Una relación lógica entre un contacto y su proyecto solar es clave para mantener el orden. Y tiene que ser lo bastante flexible para gestionar varios proyectos para un mismo cliente, o varios clientes para un mismo proyecto (como marido y mujer, o una empresa con varios propietarios)

Te lo explico contando cómo lo hacíamos hace un tiempo en Ipsun:

Antes de usar cualquier programa IT para instaladores solares en Ipsun Solar, usábamos Excel. La hoja tenía columnas para el nombre, apellidos, email y teléfono. Luego una columna de “comentario”.

Con el tiempo, se iban rellenando más columnas como “kW propuestos” y “Fecha de firma” conforme el lead avanzaba en el proceso de compra.

Este vínculo tan directo entre cliente y proyecto tiene una limitación en Excel. Solo puedes vincular ese cliente a UN proyecto, mientras que un buen CRM debería poder vincular un cliente a varios proyectos y entidades.

Curiosamente, algunos CRMs más pequeños o "versátiles" como Monday o Asana no tienen un vínculo fuerte entre un contacto y un proyecto.

Eso significa que el usuario del CRM puede hacer lo que quiera. Está muy bien para el empleado, pero a largo plazo es un desastre total.

Por ejemplo, un proyecto solar puede llamarse “Proyecto solar de Jack” y otro empleado lo llamará “Jack 123 Shiny Avenue”. Con el tiempo, los nombres de proyectos se convierten en un caos y nadie sabe cómo encontrar los datos, porque el cliente Jack no está vinculado al proyecto.

Para crecer como empresa necesitas procesos más estrictos. Y contar con software que te permita limitar cómo se introducen los datos forma parte de esa evolución.

2. Pipelines distintos para mapear procesos distintos:

Necesitas al menos dos pipelines diferentes para seguir procesos muy distintos: Ventas y Operaciones.

¿Qué es el pipeline de ventas? Son prospectos que han contactado contigo a través de cualquiera de tus canales de marketing, pero aún no se han convertido en clientes.

¿Qué es el pipeline de operaciones? Son prospectos que han firmado un contrato y ahora tienen que pasar de contrato firmado a proyecto completamente instalado.

Así es como se ve nuestro pipeline de ventas en Ipsun, con distintos pasos a medida que el contacto pasa del primer contacto al contrato firmado:

En Ipsun usamos columnas de probabilidad “Low, Mid y High” que registran ingresos potenciales, y la mejor columna de todas es “Closed Won”.

Luego tenemos un pipeline de operaciones muy distinto, que mapea los pasos desde contrato firmado hasta proyecto totalmente instalado:

Si haces proyectos comerciales y residenciales, es probable que el proceso de venta e instalación sea muy distinto entre ambos. Lo ideal es que tu CRM pueda gestionar varios pipelines de operaciones a la vez y mapear procesos distintos dentro de cada uno.

3. Automatización:

Vender solar por email, SMS y llamadas es muy parecido a vender cualquier otra cosa. Tienes que contactar con la persona y luego hacer seguimiento, a no ser que seas algún tipo de mago de las ventas que genera conversiones al instante.

Cuando era un comercial joven, tenía que hacer ese seguimiento a mano. Ahora, preparamos los emails de seguimiento antes de necesitarlos, centrándonos en aportar valor a la interacción inicial.

El resultado es que el lead siente que recibe un email personalizado, cada uno con contenido nuevo que le ayuda en su proceso de compra. Y para mí la ventaja es que está totalmente automatizado y así yo y el equipo podemos centrarnos en otras tareas.

Dicho esto, la mayoría de CRMs no lo hacen bien, sobre todo más allá de la fase de leads y ventas, porque simplemente no tienen los datos relevantes.

Por eso hemos creado una plataforma de automatización potente dentro de Sunvoy, que por ejemplo te permite:

• abrir tickets cuando la producción real cae por debajo de un umbral respecto a la estimada
• pedir automáticamente una reseña cuando un proyecto obtiene la puesta en marcha
• o enviar notificaciones personalizadas y relevantes al cliente en hitos importantes (por ejemplo, cuando su sistema “cumple años” o cuando alcanza sus primeros 1000kW de energía limpia producida)

4. Dashboard y reporting:

Llevar una empresa solar es difícil, y lo sabemos mejor que nadie.

Sobre todo porque tienes que equilibrar la parte humana, motivar a tu equipo y dirigir un negocio que exige rigor financiero y operativo.

Tu CRM no te ayudará a hablar con tu gente y motivarla, pero tu CRM sí debería ayudarte a mostrar tus KPIs de solar y darte una visión rápida de cómo vas.

KPI significa Key Performance Indicator.

Algunos dicen que debería significar Keep your People Informed/Interested/Involved/Inspired.

Un CRM para solar necesita un reporting potente en 2 cosas clave: el pipeline de ventas y el pipeline de operaciones.

Deberías poder ver el tamaño de tu pipeline de ventas de un vistazo y saber dónde están TODOS tus proyectos dentro de las distintas fases de instalación, para identificar cuellos de botella y actuar rápido.

También deberías ver lo eficaz que es tu marketing y seguir la tasa de conversión (el porcentaje de personas que se convierten en clientes) para distintas fuentes de leads, para saber dónde te conviene apretar más.

Algunos CRMs traen informes estándar. Otros permiten personalizarlos con funciones de arrastrar y soltar y filtros.

5. Integraciones del CRM:

Deberías poder integrar fácilmente software de terceros como Docusign, Quickbooks y cientos de herramientas más.

Lo ideal es que sea plug and play o, como mínimo, que dé acceso a APIs abiertas para programar algo tú mismo si es estrictamente necesario. (Más abajo hablaremos de por qué deberías evitar a toda costa un CRM que requiera programación a medida para integraciones y tareas básicas)

Un par de ejemplos:

La información de contacto de un lead debería entrar en tu CRM fácilmente, por ejemplo mediante:

1. una API con un sistema de captación de leads
2. una bandeja de entrada que extraiga información clave
3. formularios web en tu web que envíen los datos directamente a tu CRM

No deberías tener que introducir información a mano nunca más, salvo cuando un lead llame a tu oficina.

Esto acelera el proceso y evita el típico error humano.

Para evitar esos errores, una vez que el contacto de un lead está en un CRM, nunca debería tener que copiarse manualmente a otro sitio. Y aun así, ese es un gran problema que Sunvoy ayuda a resolver, porque las empresas solares usan muchas plataformas distintas que normalmente no se integran con los CRMs estándar.

4. Cinco funciones de CRM que está bien tener

1. Creación de listas de email:

Todos enviamos emails diferentes a listas distintas de personas, y cada vez el proceso es el mismo.

Empezamos con una idea de lo que queremos enviar, creamos el contenido y luego creamos o actualizamos una lista de personas a las que enviarlo.

Lo ideal es que esa lista se mantenga al día con personas nuevas que cumplan los criterios, personas que se den de baja del contenido, etc.

Cuando alguien firma un contrato, debería pasar automáticamente de la lista de captación de leads a la lista de emails de clientes.

Fácil como 1, 2, 3. Pero no todos los CRMs permiten enviar emails de marketing. Y si lo permiten, no siempre facilitan segmentar y mantener la lista al día.

2. Una buena UI:

Que un software tenga todos los campos necesarios para operar no significa que a la gente le guste usarlo. Tus datos solo serán tan buenos como el uso que hagan tus empleados del CRM. Y tu equipo lo usará mucho más si le gusta.

¿Te acuerdas de esa vez que querías guardar tu trabajo y te pedía unos campos raros marcados en rojo que no sabías cómo rellenar, y no te dejaba más opción que salir sin guardar?

¿O cuando cerraste la ventana del navegador sin querer y perdiste cambios sin guardar, sin ninguna advertencia?

¿O cuando querías hacer un cambio rápido de 5 segundos, pero tardaste una eternidad solo en buscar y cargar el proyecto?

Todo eso es mala UI.

Y una mala UI significa baja productividad.

Te ralentiza en tareas del día a día y convierte lo que debería ser fácil en una experiencia frustrante que os quita energía a ti y a tu equipo.

3. Tareas:

Cada empleado de solar puede tener una lista de tareas asignadas, ya vinculadas a personas o proyectos.

Seguramente estés pensando que gestionar tareas así es fluido. Pues lo es.

Jack, en 123 Shiny Avenue, puede asignarse a un empleado tuyo en un abrir y cerrar de ojos.

Y, una vez más, reduces el error humano. Si gestionas mucho volumen, es fácil que algo se le escape a tu equipo. Pero si se crean tareas automáticamente y tu equipo recibe avisos, puedes estar seguro de que casi nada se quedará sin hacer.

4. Contabilidad:

Necesitas un vínculo sólido entre tu CRM y tu sistema contable, como Quickbooks o algo más avanzado como NetSuite.

Lo ideal es tener cuentas a cobrar (AR) automatizadas, de forma que cada vez que un proyecto solar alcanza un hito en tu pipeline de operaciones, se envíe automáticamente una factura al cliente.

5. Gestión de inventario:

Muchas empresas solares tienen almacenes. Necesitas un vínculo sólido entre tu sistema contable, tu sistema de inventario y tu CRM para que todo esté conectado.

Tu banco te ofrece una línea de crédito que seguramente esté ligada a tu inventario. Por ejemplo, el tamaño de tu línea de crédito puede ser el 50% de tu inventario y el 70% de tus cuentas a cobrar.

Dicho de forma simple, tu línea de crédito está ligada a tu inventario.

Muchas empresas solares tienen que enviar informes de inventario mensuales o trimestrales al banco para ajustar esa línea de crédito. Por todo esto, te interesa que el inventario esté sincronizado con tu contabilidad y tu CRM, para no perder horas respondiendo a unas cuantas preguntas básicas.

5. Entrevistas a instaladores solares sobre su CRM

Como decía al principio, llevamos muchos años buscando y probando CRMs para gestionar nuestro propio negocio solar.

Pero no somos los únicos.

Les hicimos a nuestros amigos del sector 3 preguntas sencillas sobre su CRM para solar:

• ¿Para qué usas tu CRM para solar?
• ¿Qué te gusta de tu CRM para solar?
• ¿Qué no te gusta de tu CRM para solar o cuáles son sus limitaciones?

SalesForce: entrevista con Greenspark

¿Para qué usas SalesForce?

Captación de leads, seguimiento de leads y ventas, gestión de operaciones residenciales y proyectos, además de algunas tareas comerciales, pero no PM comercial completo. También gestionamos O&M en SalesForce.

¿Qué te gusta de SalesForce?

Una UI fácil de usar para crear escenarios y flujos de trabajo complejos. También puedes crear tus propios informes, automatizaciones y workflows. Tiene una comunidad enorme, así que es fácil encontrar respuesta a cualquier problema que podamos tener.

¿Qué no te gusta de SalesForce?

Salesforce no para de añadir funciones nuevas y, a veces, te empuja a usar algo nuevo cuando estabas cómodo con la función anterior. Cuando un informe se vuelve demasiado complejo, acabamos exportando a Excel para analizarlo en vez de quedarnos dentro de Salesforce.

SolarNexus: entrevista con Micah Breeden de Allterra Solar

¿Para qué usas SolarNexus?

Para todo, desde ventas hasta operaciones. Incluso lo usamos para crear propuestas y hacer seguimiento de tickets de soporte y órdenes de trabajo.

¿Qué te gusta de SolarNexus?

Es muy específico para solar. Un software all-in-one que nos ayuda desde ventas hasta operaciones y mantenimiento (O&M).

¿Qué no te gusta de SolarNexus?

Tiene una UI muy antigua, se ve desfasada y no es adaptable. Esto puede verse como algo positivo para que el equipo se mantenga alineado y no pierdas tiempo esperando novedades, pero a veces también limita muchísimo.

HubSpot: entrevista con Ipsun Solar

¿Para qué usas HubSpot?

Usamos HubSpot para marketing, ventas y atención al cliente. Lo usamos para seguir leads, gestionar el pipeline de ventas y gestionar operaciones (tanto proyectos nuevos como mantenimiento de proyectos existentes).

¿Qué te gusta de HubSpot?

Tiene muchas herramientas útiles integradas, como un tracker de NPS, un enlace de calendario para que la gente pueda reservar una cita con un empleado, una forma de enviar archivos y ver tasas de apertura, ver estadísticas de email y dónde hace clic la gente. Tiene un buen App store para ampliar tu CRM con herramientas de terceros.

¿Qué no te gusta de HubSpot?

La versión móvil no está muy bien adaptada a móvil y le faltan algunas funciones más avanzadas como gestión de inventario o el dispatching de equipos de mantenimiento, para lo que usamos software especializado de terceros.

6. Seis lecciones que hemos aprendido trabajando con varios CRMs para solar

He trabajado con muchas empresas solares, viendo cómo usan su CRM y su stack tecnológico.

De todo lo que he aprendido en este camino, aquí tienes lo más destacable:

1. La forma más barata y rápida de resolver problemas con tu CRM es profundizar en tu propio CRM.

No es raro que alguien quiera una función que su CRM no tiene, o que se queje de que su software no hace algo que necesita.

Así que, si estás en esa situación y estás buscando en Google el mejor CRM para solar, es muy probable que tu CRM ya pueda hacer lo que necesitas.

Así que, en vez de cambiar de CRM, lo que costará a tu empresa mucho dinero y tiempo y generará grandes distracciones, dedica un rato a investigar de nuevo cuáles son de verdad las capacidades de tu CRM.

A veces incluso compensa contratar a un experto y pagarle para que estudie la viabilidad de lo que pides.

Piensa en el coste de toda la formación, las reuniones que necesitará tu equipo para cambiar de CRM y luego decide si un desarrollo a medida o una función extra compensa más que cambiar a otro CRM.

2. Flujo de datos. All-in-one es mejor.

He visto a muchos EPCs solares llevar marketing y leads en una plataforma, luego ventas en otra y, cuando la venta se cierra, se gestiona en otra herramienta de operaciones.

Cada vez que los datos pasan de una herramienta a otra, pierdes datos. Y también gastas (o desperdicias) tiempo transfiriéndolos. Y, por supuesto, te arriesgas a que los datos no se transfieran bien, tengan erratas o no sean compatibles.

Si algo cambia en un sitio, es probable que ese cambio no llegue a las otras plataformas.

Que todas las personas y departamentos usen una única herramienta mantiene los datos sincronizados, evita copiar y pegar de un lado a otro y es más eficiente para tu equipo.

Mejor integridad de datos = ahorrar dinero a largo plazo

3. Ser flexible no es compatible con procesos estrictos para crecer

Algunos CRMs son muy flexibles y fáciles de configurar. De hecho, son demasiado flexibles.

Como hemos dicho antes, suelen estar muy cerca de una hoja de cálculo. Por eso a los equipos pequeños les encantan.

Cada persona puede usarlos a su manera, normalmente sin darse cuenta de que el resto no los usa igual.

El problema es que, cuando una empresa crece, necesitas más estructura y procesos para manejar más trabajo de forma fluida.

El traspaso de ventas a operaciones se vuelve crítico. Y también el traspaso de un proyecto diseñado a un equipo de instalación.

Esto exige que las personas usen los mismos datos y procesos concretos. No que cada uno lo haga a su manera.

En resumen: CRMs como Asana, Trello o Monday.com están bien para empezar, pero les falta esa estructura estricta y una conexión lógica fuerte entre elementos clave del CRM, lo que hace que no encajen bien en equipos grandes ni en automatización vía API.

4. No pierdas de vista tu objetivo.

El mejor CRM es el que te ayuda a dirigir tu negocio. A veces es mejor no usar una herramienta sofisticada si te va a dar demasiados quebraderos de cabeza y demasiado trabajo frente a una simple hoja de Excel. Esto es especialmente cierto si aún eres muy pequeño y estás empezando.

5. Necesitas un buen stack tecnológico.

Con un stack tecnológico potente, pasarás más tiempo haciendo crecer tu negocio y menos tiempo moviendo datos de un lado a otro.

En el núcleo de tu stack tecnológico está tu CRM.

Eso significa que tiene que poder integrarse con otro software.

Algunos son generales, como Docusign y Quickbooks, y otros son específicos de solar, como Aurora Solar, Helioscope o SolarGraf, Drone Deploy y Solar Design Tools.

6. Las comunidades ayudan mucho.

Software como SalesForce o HubSpot tiene una comunidad enorme de usuarios que se ayudan entre sí, además de desarrolladores de terceros, project managers, servicios de onboarding y mucho más.

Te evitará el dolor de cabeza de perderte por internet buscando respuestas que no son específicas de tu CRM.

Recuerda en qué eres bueno (diría que instalar solar).

Migrar CRMs no es tu negocio principal, así que tiene sentido pedir ayuda para mover tus datos.

Solo en empresas muy pequeñas es más viable y rentable gestionar internamente parte de la migración.

7. ¿Cuándo debería cambiar de CRM?

Buena pregunta. Y, como en cualquier empresa, se reduce a una decisión de negocio que tiene parte analítica y parte emocional. Al final se resume en: "¿Cuánto dolor puedes soportar?"

El dolor de perder ingresos porque no se están registrando oportunidades, ya que no se hace seguimiento automático de los leads.

O simplemente el dolor de trabajar cada día con una mala UI.

¿Ese dolor es mayor que el dolor de implantar un CRM nuevo, sumado al coste de ese CRM nuevo?

Ten esto en cuenta antes de buscar en Google "qué CRM para solar debería usar":

1. Curva de aprendizaje.

Todos los CRMs tienen curva de aprendizaje.

¿Quieres un CRM avanzado?

Espera una curva más pronunciada.

En mi caso, la curva de aprendizaje con NetSuite fue demasiado grande para nuestra empresa cuando lo implementamos para contabilidad e inventario.

Sí, ahora estamos bien, pero en su momento nos costó mucha frustración. Y por lo que hemos visto en empresas solares similares, es lo que suele pasar.

2. Implementación.

Cambiar de CRM es un proyecto real que alguien de tu empresa debe liderar.

Asegúrate de que forma parte de su puesto y de que el resto pueda apoyarse en esa persona. Planifica con tiempo y prepara al equipo para los cambios que vienen.

Lo ideal es tener una única persona dedicada y responsable de toda la transición.

Esa persona también debería gestionar al proveedor del CRM y a los servicios de implementación de terceros.

En algunos casos, puede haber un equipo especializado que exporte tus datos del stack actual y los importe en el nuevo CRM.

3. Cambio.

Una empresa solar cambia con el tiempo, de forma orgánica.

La gente entra y sale, y la forma en la que tu equipo usa el CRM también cambia con el tiempo.

Me duele admitirlo, pero en Ipsun Solar tenemos demasiados campos duplicados o campos que ya no usamos.

Creamos, actualizamos y borramos informes, secuencias y otros elementos todos los días.

Un CRM no es un producto terminado.

Sigue evolucionando según cambian las necesidades de una empresa solar con el tiempo.

4. Exportar.

Un CRM es la única fuente de verdad de los datos de tu negocio. Exportar datos para analizarlos puede causar problemas de desincronización.

En cuanto alguien me dice que exporta datos cada semana o cada mes para analizar algo, es una señal de alarma.

O bien la persona no conoce todas las capacidades del CRM y está trabajando de forma ineficiente, o puede que se le haya quedado pequeño.

5. Crecimiento orgánico de los datos.

Perdona por insistir una y otra vez, pero…

Una empresa solar está activa y cambia constantemente.

Aún no he conocido a nadie que me diga que su CRM está perfectamente organizado, sin campos duplicados ni datos duplicados.

Las empresas están vivas, y no deberíamos tener expectativas irreales sobre nuestras herramientas.

Nuestro objetivo es instalar paneles solares con la ayuda de un CRM fiable, no al revés.

6. Contrata a un experto.

Me encanta trabajar en IT, incluso haciendo proyectos ETL (Extract, Transform, Load) para mover datos dentro y fuera de bases de datos.

Pero, ¿es este el mejor uso de mi tiempo como CEO?

Si asigno un proyecto de IT a uno de nuestros empleados, ¿es el mejor uso de los recursos limitados de nuestra empresa solar?

A veces un experto caro merece la pena, para que podamos centrarnos en instalar paneles solares.

Si no estás contento con tu experto por cualquier motivo, contrata a otro.

Cuando los CRMs se vuelven complejos, recomiendo encarecidamente contratar a una persona, agencia, empresa… cualquier servicio que ya haya hecho esto antes y pueda demostrar experiencia con casos reales.

Te ahorrarás mucho tiempo y frustración.

8. Clasificación de CRMs para solar según el tamaño de la empresa

A lo largo de mi trayectoria en solar, he hecho algunas observaciones.

Estas observaciones me han ayudado a definir un rango óptimo de software para instaladores solares, según el tamaño de la instaladora.

Ten en cuenta que hay cientos, si no miles, de empresas de instalación solar. Y obviamente no conozco a todas, así que esto es solo una observación del sector EPC solar en EE. UU. que conocemos bastante a fondo por nuestro trabajo de consultoría:

Buenos CRMs para solar para instaladores consolidados, entre 20 M€ y 100 M€+ de facturación anual:

•  NetSuite
•  Microsoft Dynamics
•  SalesForce

Buenos CRMs para solar para instaladores medianos, entre 2 M€ y 20 M€ de facturación anual:

•  HubSpot
•  Zoho
•  SolarNexus
•  JobNimbus
•  Odoo

más los CRMs que usan las empresas más grandes (SalesForce, Netsuite y Microsoft Dynamics) si puedes asumir el coste y el esfuerzo continuo

En empresas más pequeñas se usan muchos otros CRMs para solar y, normalmente, no están contentas o no están preparadas para crecer:

•   CRMs caseros creados con FileMaker, Microsoft Access o hojas de cálculo

•   Asana

•   Monday.com

•   Copper

•   Trello

•   Pipedrive

•   Pipefy

•   Podio

•   Quickbase

•   Clickup

•   Successware

•   BuilderTrend

9. Nuestra comparativa de CRMs para solar

HubSpot

HubSpot va rápido, con cambios y mejoras constantes.

Súbete al carro y corre con este CRM.

Añaden funciones nuevas y atractivas todo el tiempo.

Por alguna razón (probablemente buen marketing), usar HubSpot da “buen rollo” y una sensación de “esto mola”.

La configuración es sencilla y las funciones potentes no son demasiado difíciles de entender.

Lo complicado será mantener esa sencillez cuando aumenten las funcionalidades, la demanda de los clientes y las personalizaciones.

Es tan fácil de usar que la UI casi se mezcla con tus pensamientos.

Y su help desk es un salvavidas de verdad.

Historia real: en Ipsun nos preguntábamos si en algún momento habría un límite de veces que podías chatear y llamarles.

Si existe un límite, está altísimo.

Al principio la herramienta era relativamente simple, pero con los años la complejidad crece y crece. En algún momento podría convertirse en el próximo SalesForce.

Precios:

Los precios de HubSpot pueden ir de 20 € a 120 € por usuario al mes en sus planes Sales Hub y Service Hub.

Si sumas las cuotas únicas de configuración y onboarding, un equipo de diez personas podría pagar entre 500 € y 59.400 € por un plan anual.

Además, HubSpot ofrece Marketing Hub, que va de 45 € al mes a 3.600 € al mes, según el número de contactos a los que quieras llegar.

Funciones esenciales:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Funciones “nice to have”:

•   Listas de email

•   Gran interfaz de usuario

•   Tareas

•   Contabilidad

•   Inventario

SalesForce

Consolidado, estable y fiable. Un CRM conocido.

Sabes lo que te vas a encontrar.

La UI ha evolucionado mucho a lo largo de los años, y ahora es bastante cómoda y completa. Pero sigue siendo muy potente por dentro y está respaldado por una comunidad enorme de SalesForce.

Si ponemos Netsuite como contraejemplo, puede tener una sección de FAQ, pero rara vez encuentro una respuesta sin que me complique aún más el problema actual.

Igual que NetSuite, SalesForce puede ser un poco demasiado grande, hasta el punto de que cuesta entender qué funcionalidad usar entre todas las integradas, las de terceros y las nuevas que van saliendo.

También es más caro de mantener. Oigo a menudo que las empresas invierten mucho dinero en desarrollos a medida para SalesForce. Así que coge los precios con pinzas, porque el coste real puede ser un 50% a 100% más alto si tienes en cuenta desarrollos a medida o consultoría continua.

Precios: entre 75 €/usuario/mes y 300 €/usuario/mes.

Puede salir caro para un equipo grande, pero simplifica tanto los procesos que debería valer el doble de la inversión.

Funciones esenciales:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Funciones “nice to have”:

•  Listas de email
•  Gran interfaz de usuario
•  Tareas
•  Contabilidad
•  Inventario

Netsuite

Netsuite es una herramienta versátil.

Y muy potente.

Tiene todo tipo de extras, pero con tantas opciones que ya ni sabes qué es posible.

La herramienta puede hacerlo todo, excepto instalar paneles solares.

Se puede personalizar a tu gusto si tienes recursos de IT (presupuesto y equipo) y la voluntad de meterte en un proyecto así.

Puede gestionar proyectos, y además es un sistema contable y una herramienta de inventario.

Existe una versión específica para solar de NetSuite llamada Solar Success, creada por Blubanyan.

Les encanta la solar y entienden el sector.

Aun así, puede ser demasiado potente para algunas empresas.

Cada personalización tiene que hacerla un profesional.

No vas a cambiar cosas tú mismo fácilmente con una herramienta no-code o de arrastrar y soltar.

Es muy caro, sobre todo porque se negocia B2B con Oracle. No puedes configurarlo tú solo de forma sencilla, así que necesitas contratar agencias o desarrolladores para configurarlo y personalizarlo.

Y los escáneres u otros add-ons también son igual de caros.

Funciones esenciales:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Funciones “nice to have”:

•   Listas de email

•   Gran interfaz de usuario

•   Tareas

•   Contabilidad

•   Inventario

Microsoft Dynamics

Buena UI, aspecto moderno y muy, muy potente.

Se siente bastante corporativo, lo cual es normal para una herramienta grande. Pero si lo configuras bien, tienes una máquina muy fiable.

La mayoría de CRMs tienen un pipeline con pasos en serie.

En las empresas solares, esos pasos son secuenciales, excepto los permisos y la conexión a red, que pueden ocurrir en paralelo.

A la mayoría de CRMs les cuesta reflejar tareas que ocurren al mismo tiempo, porque se basan en un único pipeline "secuencial".

Pero este no.

Microsoft Dynamics puede reflejar pasos secuenciales que ocurren a la vez, haciendo que un proyecto esté simultáneamente en varios pipelines.

Como imaginas, es difícil de configurar y mantener sin ayuda externa. Igual que SalesForce, NetSuite u otros CRMs de este tamaño y potencia.

Cuenta con pagar 1.500 €/tenant al mes si quieres usarlo.

Funciones esenciales:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Funciones “nice to have”:

•   Listas de email

•   Gran interfaz de usuario

•   Tareas

•   Contabilidad

•   Inventario

SolarNexus

Construido como un tanque, funciona como un tanque.

SolarNexus es la definición de fiable. Hace lo que tiene que hacer, cuando tiene que hacerlo. No es glamuroso y no tiene ese halo de marketing que rodea a otros CRMs.

Pero el CEO sabe de solar.

Se imaginó crear lo que necesita una empresa solar desde un punto de vista funcional, sin el branding ni los extras de marketing de otros CRMs.

Y eso es lo que hizo.

Es una herramienta all-in-one, desde propuesta solar hasta diseño, gestión de proyectos e incluso conectada con sistemas contables como Quickbooks.

La curva de aprendizaje no es tan pronunciada como la de los CRMs más grandes. SolarNexus es una empresa pequeña y puedes hablar con el dueño si hace falta. Tienen cientos de clientes y tratan muy bien a los instaladores.

Un fallo fácil de ver es que la UI está desactualizada y se nota bastante vieja.

También te obliga a hacer las cosas “a la manera SolarNexus”, lo que puede ser ventaja o inconveniente según lo dispuesto que estés a adaptarte.

Lo mejor es que el CRM de SolarNexus es bastante asequible, desde 90 €/usuario al mes.

Funciones esenciales:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Funciones “nice to have”:

•   Listas de email

•   Gran interfaz de usuario

•   Tareas

•   Contabilidad

•   Inventario

JobNimbus

Este está respaldado por muchísimo marketing en el sector solar, pero detrás de todo ese humo, no hay gran cosa de conocimiento específico de solar.

Esto puede sonar duro, pero es algo que hemos visto una y otra vez.

Por debajo, es un CRM relativamente sencillo.

La mayoría de empresas solares que conocemos que usan JobNimbus buscan una salida.

Eso sí, admito que la UI se ve limpia, y puedes tener tableros, proyectos, órdenes de trabajo y mezclar todo eso.

Puedes generar claves de API fácilmente para integrarlo con otros sistemas.

También hay funciones como workflows que te ayudan a que sea un poco más fácil de navegar.

JobNimbus empieza en un nivel bastante habitual del sector, 200 €/tenant al mes.

Funciones esenciales:

•   Associations

•   Pipelines

•   Automations

•   Reporting

•   Integrations

Funciones “nice to have”:

•   Listas de email

•   Gran interfaz de usuario

•   Tareas

•   Contabilidad

•   Inventario

10. Nuevos CRMs para solar que se están desarrollando y ganando cuota de mercado

• Open Solar
• Enerflo
• Coperniq

Dínoslo si nos hemos dejado algún CRM.

Por cierto, escríbenos si te interesa saber más sobre nuestra empresa hermana SunCRM, el primer CRM específico para solar sobre Hubspot, creado por instaladores solares para instaladores solares.