El mejor CRM solar. La opinión de un instalador solar de verdad

Levanta la mano si tienes una relación de amor-odio con tu sistema de Customer Relationship Management (CRM) actual.

O, por favor no, si todavía vives en el mundo de las hojas de cálculo.

Si nos dieran 1 € por cada conversación que tenemos durante nuestras auditorías con instaladores solares de todos los tamaños en la que sale "No estamos contentos con nuestro CRM actual", podríamos ofrecer Sunvoy gratis.

Y aun así, aquí estamos, escribiendo un post entero sobre este tema tan polémico.

Nuestras recomendaciones

Si vas con prisa y solo quieres saber qué recomendamos, aquí tienes un resumen rápido:

1. El mejor todoterreno 🏆

Recomendado para instaladores solares de 20 a 100 empleados, con entre 1 M€ y 20 M€+ de facturación, que quieren crecer rápido y necesitan un CRM que crezca con ellos.

Saber más

2. Líder del sector 🥈

Si ya superas los 100 empleados o 50 M€+ de facturación, tienes necesidades de personalización realmente avanzadas y puedes asumir el coste continuo de consultoría y la inversión de tiempo

Alternativas habituales: SalesForce, Microsoft Dynamics

3. Específico para solar 🥉

Si quieres un CRM "de verdad" específico para solar, sin demasiados extras, pero con un flujo de trabajo sólido para solar

Alternativas habituales: Coperniq, Enerflo

Por qué estamos cualificados para hablar de esto

Pero antes de meternos en harina, dejemos claras unas cuantas cosas:

Esto no es el típico resultado de Google.

Para empezar, somos un instalador líder en residencial, con más de 60 empleados y más de 10 M€ de facturación, y nos pasamos el día en los tejados:

Y aunque nuestro software de Customer Portal & Fleet Management, Sunvoy, NO es un CRM, tenemos MUCHÍSIMA experiencia trabajando con todo tipo de CRMs y sabemos un par de cosas sobre cómo se construye software de calidad.

Nuestro CTO ha desarrollado personalmente o ha supervisado la integración con unas dos docenas de CRMs distintos, ha trabajado a fondo con sus APIs complejas y ha tenido una visión en profundidad, desde dentro, de cómo operan instaladores solares de distintos tamaños con sus CRMs.

Nuestro CEO ha trabajado con todo tipo de CRMs durante la gran mayoría de su carrera, incluso antes de que existiera la categoría SaaS. Incluye gigantes como SAP o MS Access, e incluso intentó (y, con razón, fracasó) construir su propio CRM unas cuantas veces, malgastando recursos valiosos que podría haber dedicado a lo que de verdad importaba.

También hemos hablado a fondo con todos nuestros clientes actuales sobre lo que les encanta o lo que odian de su CRM (con citas literales más abajo).

Así que sí, sabemos unas cuantas cosas sobre cómo elegir el CRM adecuado para tu empresa solar. Y hemos intentado condensarlo todo en un solo post, poniendo a prueba las mejores opciones de CRM, para que tú no tengas que hacerlo.

(De hecho, ofrecemos 100% consultoría de HubSpot gratis para cualquier instalador solar porque nos han hecho muchísimas preguntas sobre cuál es el CRM adecuado).

1. El CRM perfecto no existe.

Si existiera, no habría otra empresa intentándolo cada dos por tres. Por supuesto, las empresas de CRM no te lo dicen, porque tienen que hacer marketing y venderte sus puntos fuertes, no sus debilidades.

La razón por la que el CRM perfecto no existe es que cada empresa y cada persona dentro de ella es distinta. Todo el mundo tiene necesidades concretas y se centra en cosas diferentes. Por eso, elegir el CRM correcto siempre es una decisión sobre qué es lo más importante para tu empresa ahora y en el futuro cercano.

Lo que le funciona a un instalador líder en residencial puede no funcionarle a otro. O lo que te funciona este año puede que el año que viene no.

Normalmente, los CRMs también se enfocan en cosas distintas. Si quieres un CRM muy orientado a datos, pero potente, suele significar que la experiencia de usuario en velocidad y diseño sufre. (Piensa en Microsoft Dynamics, SalesForce o NetSuite).

Por otro lado, si tienes una interfaz rápida, bonita y fácil de usar, suele significar también que no puedes hacer absolutamente todo lo que te gustaría, porque rompería esa experiencia que se ha diseñado con tanto cuidado. (Piensa en Copper, Zoho o HubSpot).

Así que, aunque seguramente estemos de acuerdo en que el CRM perfecto no existe y siempre hay que sopesar pros y contras, también podemos estar de acuerdo en que hay un montón de CRMs malos. ("Malos" en el sentido de que no encajan con instaladores solares).

Pero antes de entrar en eso, veamos cómo empiezan la mayoría de empresas solares:

2. Por qué usar hojas de cálculo es peor que un CRM malo

Probablemente todos hemos vivido en el mundo de las hojas de cálculo durante un tiempo. Y si sois dos personas en una furgoneta, o no tienes que gestionar muchos proyectos y empleados, puede servir.

El problema es que se vuelve un caos muy rápido.

Las hojas de cálculo van genial para una cosa:

Datos tabulares y fórmulas complejas.

Pero no están pensadas para mostrar y seguir relaciones complejas entre distintos tipos de elementos, como proyectos, contactos y empresas. Y peor aún si además metes varias dimensiones que quieres analizar en distintos periodos.

Y aunque las fórmulas pueden ser potentes, seguramente en tu empresa haya exactamente una persona que las entienda, pero está demasiado ocupada como para arreglarlas cuando inevitablemente se rompen, porque no hay protecciones.

Las hojas de cálculo no escalan. Son la herramienta equivocada. Necesitas algo mejor cuando empiezas a añadir miles de leads o cientos de proyectos al mes.

3. Qué hace que un CRM sea malo para instaladores solares

Por experiencia propia (y por lo que hemos visto al trabajar con empresas que ahora mismo están atrapadas con una solución así) podemos decir que los peores CRMs son o bien los que intentan parecerse a una hoja de cálculo, o bien los que son tan complejos que necesitas contratar a un desarrollador, o peor, mantener un departamento de IT entero cada vez que quieres cambiar algo a tu gusto.

Los CRMs sencillos, obviamente, mejoran la experiencia de la hoja de cálculo de una forma u otra. Si no, no existirían. Te facilitan la transición porque se parecen a lo que ya conoces. (Piensa en Asana o Monday.com)

Pero al final se parecen demasiado a los problemas que tienes con las hojas de cálculo como para aportar valor a largo plazo.

Una de las cosas más importantes que debe darte un CRM es que evolucione con tu empresa a medida que crece. Tus necesidades con 5 empleados no son las mismas que con 50 o 500, y aun así no quieres pasar por el dolor de cambiar de CRM cada pocas contrataciones.

Aunque al principio pueda ser más fácil (y menos doloroso) pasarte a un CRM sencillo como Monday.com o Asana, si ya vas a hacer el esfuerzo de adoptar un CRM, te recomendamos que sea uno potente y no una hoja de cálculo con esteroides.

Por desgracia, el otro extremo tampoco es necesariamente mejor. Si cada pequeño cambio implica reuniones con consultores caros, pagar consultoría y esperar meses para que te lo implementen, tu CRM no te empodera, te frena. NetSuite y SalesForce pueden caer en esta categoría (aunque pueden funcionar si puedes asumirlo y aceptarlo).

4. ¿Por qué necesitas un CRM para solar?

Antes de empezar, definamos algunos términos habituales.

¿Qué es un CRM?

Un customer relationship management (CRM) es una herramienta que guarda en un solo sitio la información sobre tus clientes y lo que les has vendido.

Un CRM suele incluir información sobre el cliente (por ejemplo: nombre, apellidos, teléfono, email, etc.) y la vincula con uno o varios proyectos que incluyen cuántos paneles se han vendido, kW, tipo de inversor y muchos más detalles.

También registra en qué fase está un proyecto, por ejemplo, si ahora mismo es solo un lead, un contrato firmado o en qué punto exacto está dentro del proceso de construcción.

Projects, Deals, Jobs, Contracts, Systems: Son términos que se usan para referirse a un contrato vendido que pasa del equipo de ventas al de operaciones. Según el instalador y el CRM, se usan indistintamente.

Leads, Target, Contacts, People, Person: Una persona que ha comprado o está interesada en comprar algo a tu empresa solar.

A medida que una empresa solar crece, de unos pocos empleados que se saben los nombres de los clientes de memoria, a 10, 50 o más de 100 empleados, varios departamentos y delegaciones, también crece la necesidad de tener traspasos más estrictos entre departamentos. Eso exige una forma de gestionar la información crítica del negocio.

Algunos empiezan con boli y papel o con el equivalente digital, hojas de cálculo tipo Excel. Pero al cabo de un tiempo, demasiadas personas necesitan ver y actualizar los datos, y las hojas de cálculo dejan de servir.

Incluso si usas buen software para instaladores solares, tus necesidades van a cambiar con el tiempo, y necesitarás distintas funcionalidades y distintos CRMs. Un buen CRM cambia de forma orgánica con el tiempo, hasta que se te queda pequeño.

Hay muchísimos, muchísimos CRMs.

Algunos están creados específicamente para el sector solar, como SolarNexus, Coperniq o Enerflo.

Otros "fingen" ser específicos para solar, pero en realidad solo tienen una capa superficial sobre funciones estándar de CRM, como JobNimbus o BuilderTrend.

Y otros se usan en muchos sectores y pueden tener una versión para solar, como HubSpot o Netsuite.

Lo que nos devuelve a la pregunta:

¿Qué CRM para solar debería usar?

3. Cinco funcionalidades esenciales que todo CRM debe tener

Antes de entrar en recomendaciones y reviews concretas, pongamos unas reglas básicas.

1. Asociaciones entre distintos objetos

Por ejemplo, un lead puede convertirse en un contacto, que se vincula a distintos proyectos solares.

Una conexión lógica entre un contacto y su proyecto solar es clave para mantener el orden. Y debe ser lo bastante flexible como para registrar varios proyectos para un mismo cliente, o varios clientes para un mismo proyecto (por ejemplo, una pareja, o una empresa con varios propietarios).

Te lo explico con un ejemplo de cómo lo hacíamos hace un tiempo en Ipsun:

Antes de usar cualquier programa IT para instaladores solares en Ipsun Solar, usábamos Excel. La hoja tenía columnas para nombre, apellidos, email y teléfono. Luego tenía una columna de “comentario”.

Con el tiempo, se iban rellenando más columnas como “kW propuestos” y “Fecha de firma” a medida que el lead avanzaba en el proceso de compra.

Este vínculo fuerte entre cliente y proyecto tiene una limitación en Excel, porque solo puedes vincular ese cliente a UN proyecto, mientras que un buen CRM debería poder vincular a un cliente con varios proyectos y elementos.

Curiosamente, algunos CRMs más pequeños o "versátiles" como Monday o Asana no tienen un vínculo sólido entre un contacto y un proyecto.

Eso significa que el usuario del CRM puede hacer lo que quiera, lo cual está bien para el empleado solar, pero a largo plazo es un desastre.

Por ejemplo, un proyecto solar puede llamarse “proyecto solar de Jack” y otro empleado lo llamará “Jack 123 Shiny Avenue”. Con el tiempo, los nombres se convierten en un caos y nadie sabe cómo encontrar los datos, porque el cliente Jack no está vinculado al proyecto.

Para crecer como empresa necesitas procesos más estrictos, y contar con software que te permita limitar cómo se introducen los datos es parte de esa evolución.

2. Pipelines distintos para mapear procesos distintos:

Necesitas al menos dos pipelines distintos para seguir procesos muy diferentes: Ventas y Operaciones.

¿Qué es el pipeline de ventas? Son personas interesadas que han contactado contigo a través de cualquiera de tus canales de marketing, pero todavía no se han convertido en clientes.

¿Qué es el pipeline de operaciones? Son prospectos que ya han firmado un contrato y ahora deben avanzar desde “contrato firmado” hasta “proyecto completamente instalado”.

Así es como se ve nuestro pipeline de ventas en Ipsun, con distintas etapas a medida que el contacto pasa de primer contacto a contrato firmado:

En Ipsun usamos columnas de probabilidad “Baja, Media y Alta” para estimar ingresos potenciales, y la mejor columna de todas, “Closed Won”.

Luego tenemos un pipeline de operaciones muy distinto que refleja los pasos desde el contrato firmado hasta el proyecto instalado:

Si haces proyectos comerciales y residenciales, lo normal es que el proceso de venta e instalación sea muy diferente en cada caso. Por eso, lo ideal es que tu CRM pueda gestionar varios pipelines de operaciones a la vez y mapear procesos distintos dentro de cada uno.

3. Automatización:

Vender solar por email, SMS y llamadas es muy parecido a vender cualquier otra cosa. Tienes que contactar con alguien y hacer seguimiento, a no ser que seas un mago de las ventas que convierte al instante.

Cuando era un comercial joven, ese seguimiento lo hacía a mano. Ahora redactamos los emails de seguimiento antes de necesitarlos, centrados en aportar valor a la interacción inicial.

El resultado es que el lead siente que recibe un email personalizado, cada uno con contenido nuevo que le ayuda en su proceso de compra. Y para mí, la ventaja es que está totalmente automatizado, así que yo y el equipo podemos centrarnos en otras tareas.

Dicho esto, la mayoría de CRMs no destacan en esto, sobre todo después de la fase de leads y ventas, porque simplemente no tienen los datos relevantes.

Por eso hemos creado una plataforma de automatización potente dentro de Sunvoy que, por ejemplo, te permite:

• abrir tickets cuando la producción real cae por debajo de un umbral frente a la estimación
• pedir automáticamente una reseña cuando un proyecto recibe autorización de conexión
• o enviar notificaciones de hitos personalizadas y relevantes en fechas importantes al cliente (por ejemplo, cuando el sistema cumple “años” o cuando llega a sus primeros 1000 kW de energía limpia producida)

4. Dashboard y reporting:

Gestionar una empresa solar es difícil, lo sabemos mejor que nadie.

Sobre todo porque tienes que equilibrar la parte humana, motivar al equipo y llevar un negocio que exige rigor financiero y operativo.

Tu CRM no te va a ayudar a hablar con tu gente y motivarla, pero sí debería ayudarte a ver tus KPIs de solar y darte una visión general, de un vistazo, de cómo vas.

KPI significa Key Performance Indicator de tu negocio.

Algunos dicen que debería significar Keep your People Informed/Interested/Involved/Inspired.

Un CRM para solar necesita un reporting sólido en dos cosas clave: el pipeline de ventas y el pipeline de operaciones.

Deberías poder ver el tamaño de tu pipeline de ventas de un vistazo, y saber en qué punto están TODOS tus proyectos dentro de las distintas fases de obra, para detectar cuellos de botella y actuar rápido.

También deberías ver qué tal funciona tu marketing y medir la tasa de conversión (el porcentaje de personas que se convierten en clientes) por canal de captación, para saber dónde te conviene reforzar.

Algunos CRMs tienen informes estándar, otros te permiten personalizarlos con herramientas sencillas de drag and drop y filtros.

5. Integraciones de CRM:

Deberías poder integrar fácilmente software de terceros como Docusign, Quickbooks y cientos más.

Lo ideal es que sea plug and play o, como mínimo, que te dé acceso a APIs abiertas para programar algo tú mismo si es estrictamente necesario. (Más abajo explicamos por qué deberías evitar a toda costa un CRM que requiere programación a medida para integraciones y tareas básicas).

Un par de ejemplos:

La información de contacto de un lead debería entrar en tu CRM fácilmente a través de:

1. una API con un sistema de captación de leads
2. una bandeja de entrada que extrae información clave
3. formularios web en tu web que envían los datos del lead directamente a tu CRM

Nadie debería tener que meter información a mano, salvo que un lead llame a tu oficina.

Esto acelera el proceso y evita el típico error humano.

Y para evitar ese error humano, una vez que el contacto de un lead está en un CRM, nunca debería haber que copiarlo manualmente a otro sitio. Sin embargo, este es un gran problema que Sunvoy te ayuda a resolver, ya que las empresas solares usan muchas plataformas distintas que normalmente no se integran con CRMs estándar.

4. Cinco funcionalidades de CRM que viene bien tener

1. Creación de listas de email:

Todos enviamos emails distintos a listas distintas de personas, y cada vez el proceso es el mismo.

Empezamos con una idea, creamos el contenido y luego hacemos o actualizamos una lista de gente a la que enviarlo.

Lo ideal es que esa lista se mantenga al día con nuevas personas que cumplen los criterios, personas que se dieron de baja del contenido, etc.

Cuando alguien firma un contrato, debería pasar automáticamente de la lista de captación a la lista de emails de clientes.

Tan fácil como 1, 2, 3. Pero no todos los CRMs permiten enviar emails de marketing y, si lo permiten, no siempre es fácil segmentar la lista y mantenerla actualizada.

2. Una buena UI:

Que un software tenga todos los campos necesarios para operar no significa que a la gente le guste usarlo. Tus datos solo son tan buenos como el uso que hace tu equipo del CRM, y tu gente lo usará mucho más si le gusta.

¿Te acuerdas de esa vez que quisiste guardar tu trabajo y te apareció un formulario con campos raros en rojo que no sabías cómo rellenar, y no te quedaba otra que salir sin guardar?

¿O cuando cerraste sin querer la ventana del navegador y perdiste cambios sin guardar sin ningún aviso?

¿O cuando querías hacer una edición rápida de 5 segundos, pero tardaba una eternidad incluso en encontrar y cargar el proyecto?

Todo eso es una mala UI.

Y una mala UI significa baja productividad.

Te frena en tareas del día a día y convierte lo que debería ser fácil en una experiencia frustrante que te drena a ti y a tu equipo.

3. Tareas:

Cada empleado puede tener una lista de tareas asignadas, ya vinculadas a personas o proyectos.

Seguramente estés pensando que gestionar tareas así es muy fluido. Pues lo es.

Jack, en el 123 de Shiny Avenue, puede asignarse a un empleado tuyo en un abrir y cerrar de ojos.

Y, otra vez, reduces el error humano. Si manejas mucho volumen, es fácil que algo se le pase a tu equipo. Pero si se crean tareas automáticas y el equipo recibe notificaciones, puedes estar seguro de que casi nada se quedará por el camino.

4. Contabilidad:

Necesitas un vínculo sólido entre tu CRM y tu sistema contable, como Quickbooks o algo más avanzado como NetSuite.

Lo ideal es tener Accounts Receivable (AR) automatizado, para que cada vez que un proyecto alcance un hito concreto en tu pipeline de operaciones, se envíe automáticamente una factura al cliente.

5. Gestión de inventario:

Muchas empresas solares tienen almacenes, y necesitas un vínculo sólido entre tu sistema contable, tu sistema de inventario y tu CRM, para que todos se hablen entre sí.

Tu banco te da una línea de crédito que probablemente está vinculada a tu inventario. Por ejemplo, el tamaño de tu línea de crédito podría ser el 50% de tu inventario y el 70% de tus Accounts Receivables.

En pocas palabras, tu línea de crédito está ligada a tu inventario.

Muchas empresas solares tienen que enviar informes mensuales o trimestrales de inventario al banco para ajustar esa línea, así que por todo esto te interesa que tu inventario se sincronice con tu contabilidad y tu CRM, para no perder horas respondiendo a un par de preguntas básicas.

5. Entrevistas a instaladores solares sobre su CRM

Como decía al principio, tenemos muchos años de experiencia buscando y probando CRMs para gestionar nuestro propio negocio solar.

Pero no somos los únicos.

Les hicimos a nuestros amigos del sector solar 3 preguntas sencillas sobre su CRM:

• ¿Para qué usas tu CRM?
• ¿Qué te gusta de tu CRM?
• ¿Qué no te gusta de tu CRM o cuáles son sus limitaciones?

SalesForce: entrevista con Greenspark

¿Para qué usas SalesForce?

Captación de leads, seguimiento de leads y ventas, gestión de operaciones y proyectos residenciales, además de algunas tareas comerciales, pero no PM comercial completo. También gestionamos O&M en SalesForce.

¿Qué te gusta de SalesForce?

UI fácil de usar para crear escenarios y flujos de trabajo complejos. También puedes crear tu propio reporting, automatizaciones y workflows. Tiene una comunidad enorme, así que es fácil encontrar respuesta a cualquier problema que nos pueda surgir.

¿Qué no te gusta de SalesForce?

Salesforce sigue añadiendo nuevas funcionalidades, y a veces te empuja a usar algo nuevo cuando ya estabas cómodo con la funcionalidad antigua. Cuando un informe se vuelve demasiado complejo, volvemos a exportar a Excel para analizarlo, en vez de quedarnos dentro de Salesforce.

SolarNexus: entrevista con Micah Breeden, de Allterra Solar

¿Para qué usas SolarNexus?

Para todo, desde ventas hasta operaciones. Incluso lo usamos para crear propuestas y hacer seguimiento de tickets de soporte y órdenes de trabajo.

¿Qué te gusta de SolarNexus?

Es muy específico para solar. Un software todo en uno que nos ayuda desde ventas hasta Operaciones y Mantenimiento.

¿Qué no te gusta de SolarNexus?

Tiene una UI muy antigua y desfasada, y no es adaptable. Eso puede verse como algo bueno para que los empleados estén alineados y no pierdas tiempo esperando novedades, pero a veces también te limita mucho.

HubSpot: entrevista con Ipsun Solar

¿Para qué usas HubSpot?

Usamos HubSpot para marketing, ventas y atención al cliente. Lo usamos para hacer seguimiento de leads, gestionar nuestro pipeline de ventas y gestionar nuestras operaciones (tanto nuevos proyectos como el mantenimiento de los existentes).

¿Qué te gusta de HubSpot?

Tiene un montón de herramientas útiles integradas, como un tracker de NPS, un enlace de calendario para que la gente pueda reservar hora con un empleado, una forma de enviar archivos y medir aperturas, un panel para estadísticas de email y ver dónde hace clic la gente. Tiene una buena App store para ampliar tu CRM con herramientas de terceros.

¿Qué no te gusta de HubSpot?

La versión móvil no está muy bien adaptada y le faltan algunas funciones más avanzadas, como gestión de inventario o el dispatching de equipos de mantenimiento, para lo que usamos software especializado de terceros.

6. Seis lecciones que aprendimos trabajando con varios CRMs para solar

He trabajado con muchas empresas solares, viendo cómo usan su CRM y su stack tecnológico.

De todo lo que he aprendido, estas son las lecciones más importantes:

1. La forma más barata y rápida de resolver tus problemas de CRM es profundizar en tu CRM actual.

No es raro que alguien quiera una función que su CRM no tiene, o se queje de que su software no hace algo que necesita.

Así que, si estás en esa situación y estás buscando en Google el mejor CRM para solar, lo más probable es que tu CRM ya pueda hacer lo que buscas.

En vez de cambiar de CRM, lo cual le costará a tu empresa mucho dinero y tiempo y generará enormes distracciones, dedica un rato a revisar de verdad qué puede hacer tu CRM.

A veces incluso merece la pena contratar a un experto y pagarle para que estudie la viabilidad de tu petición.

Piensa en el coste de toda la formación, las reuniones que necesitará tu equipo para cambiar de CRM y, después, valora si desarrollar algo a medida o añadir una funcionalidad compensa más que cambiar a otro CRM.

2. Flujo de datos: un todo en uno es mejor.

He visto a muchas empresas EPC solares hacer seguimiento del marketing y los leads en una plataforma, luego las ventas en otra y, cuando una venta se convierte, registrarla en otra herramienta de operaciones.

Cada vez que los datos pasan de una herramienta a otra pierdes parte de la información, pero también inviertes (o desperdicias) tiempo moviendo esos datos. Y, claro, te arriesgas a que no se transfieran bien, tengan erratas o no sean compatibles.

Si algo cambia en un sitio, ese cambio probablemente no llegará al resto de plataformas.

Que toda la gente y departamentos trabajen con una sola herramienta mantiene los datos sincronizados, evita el copia-pega y hace el trabajo más eficiente.

Mejor integridad de datos = ahorras dinero a largo plazo

3. Ser flexible no encaja con procesos estrictos para crecer

Algunos CRMs son muy flexibles y fáciles de configurar. De hecho, son demasiado flexibles.

Como decíamos antes, suelen parecerse mucho a una hoja de cálculo, y por eso a los equipos pequeños les encantan.

Cada persona puede usarlo como quiera, sin darse cuenta de que otras personas no lo usan igual.

El problema es que cuando una empresa crece, necesitas más estructura y procesos para manejar más trabajo de forma ordenada.

El traspaso de ventas a operaciones se vuelve crítico, igual que el traspaso de un proyecto diseñado al equipo de instalación.

Eso exige que la gente use los mismos datos y procesos concretos, no que cada persona haga las cosas a su manera.

En resumen: CRMs como Asana, Trello o Monday.com van muy bien para empezar, pero les falta estructura estricta e incluso una conexión lógica sólida entre elementos clave. Por eso no encajan bien en equipos grandes ni en automatización vía API.

4. No pierdas de vista tu objetivo.

El mejor CRM es el que te ayuda a llevar tu negocio. A veces, es mejor no usar una herramienta sofisticada si te va a dar demasiado trabajo y dolor de cabeza comparado con una hoja de Excel sencilla. Esto es especialmente cierto si todavía eres muy pequeño y estás empezando.

5. Necesitas un buen stack tecnológico.

Con un stack tecnológico sólido para solar, dedicarás más tiempo a hacer crecer tu negocio y menos a perseguir datos.

En el centro de tu stack tecnológico está tu CRM.

Eso significa que tiene que poder integrarse con otro software.

Algunas integraciones son generales, como Docusign y Quickbooks, pero otras son específicas de solar, como Aurora Solar, Helioscope o SolarGraf, Drone Deploy y Solar Design Tools.

6. Las comunidades ayudan mucho.

Software como SalesForce o HubSpot tiene comunidades enormes de usuarios que se ayudan entre sí, además de desarrolladores de terceros, project managers, servicios de onboarding y mucho más.

Te ahorra el dolor de cabeza de navegar por internet buscando respuestas que no son específicas para tu CRM.

Recuerda en qué eres bueno (diría que en instalar solar).

Migrar CRMs no es tu negocio principal, así que tiene sentido pedir ayuda para mover tus datos.

Solo en empresas pequeñas es más viable y rentable gestionar internamente algunos aspectos de la migración de datos.

7. ¿Cuándo debería cambiar de CRM?

Buena pregunta. Y, como pasa en cualquier empresa, al final es una decisión de negocio, con parte analítica y parte emocional. Pero se resume en: "¿Cuánto dolor puedes aguantar?"

El dolor de perder ingresos porque no se registran oportunidades, o porque no se hace seguimiento automático de los leads.

O simplemente el dolor de trabajar cada día con una mala UI.

¿Ese dolor es mayor que el dolor de implementar un CRM nuevo, junto con el coste de ese CRM?

Tenlo en cuenta antes de buscar en Google "qué CRM para solar debería usar":

1. Curva de aprendizaje.

Todos y cada uno de los CRMs tienen curva de aprendizaje.

¿Quieres un CRM avanzado?

Espera una curva más pronunciada.

En mi caso, la curva de aprendizaje de NetSuite fue demasiado grande para nuestra empresa cuando lo implementamos para contabilidad e inventario.

Sí, ahora lo llevamos bien, pero en su momento nos costó mucha frustración, y por lo que hemos visto en empresas solares parecidas, suele pasar.

2. Implementación.

Cambiar de CRM es un proyecto de verdad, y alguien de tu empresa tiene que ser el responsable.

Asegúrate de que forma parte de su puesto, y de que el resto pueda apoyarse en esa persona. Planifica con tiempo y prepara al equipo para los cambios.

Lo ideal es que haya una única persona dedicada y responsable de la transición.

Esa persona también debería coordinar al proveedor del CRM y a los servicios de implementación de terceros.

En algunos casos, puede haber un equipo especializado que exporta los datos de tu stack actual y los importa al nuevo CRM.

3. Cambio.

Una empresa solar cambia con el tiempo y es orgánica.

La gente entra y sale, y la forma en la que usan el CRM también cambia con el tiempo.

Me cuesta admitirlo, pero en Ipsun Solar tenemos demasiados campos duplicados o campos que ya no usamos.

Creamos, actualizamos y borramos informes, secuencias y otros elementos cada día.

Un CRM no es un producto terminado.

Sigue evolucionando a medida que cambian las necesidades de una empresa solar.

4. Exportación.

Un CRM es la única fuente de verdad para los datos de tu negocio. Exportar datos para analizar algo puede darte problemas, porque los datos se descuadran.

En cuanto alguien me dice que exporta datos cada semana o cada mes para analizar algo, es una señal de alarma.

O bien esa persona no conoce todo lo que puede hacer su CRM y el trabajo es ineficiente, o bien su CRM se le ha quedado pequeño.

5. Crecimiento orgánico de los datos.

Siento insistir una y otra vez pero...

Una empresa solar está activa y cambia todo el tiempo.

Todavía no he conocido a nadie que me diga que su CRM está perfectamente organizado, sin campos duplicados ni datos repetidos.

Las empresas están vivas y no deberíamos tener expectativas irreales sobre nuestras herramientas.

Nuestro objetivo es instalar paneles solares con la ayuda de un CRM fiable, no al revés.

6. Contrata a un experto.

Me encanta trabajar en IT, incluso haciendo un proyecto típico de ETL (Extract, Transform, Load) para mover datos dentro y fuera de bases de datos.

Pero, ¿es el mejor uso de mi tiempo como CEO?

Si le asigno un proyecto de IT a uno de nuestros empleados, ¿es el mejor uso de nuestros recursos limitados?

A veces un experto caro merece la pena, para que podamos centrarnos en instalar paneles solares.

Si no estás contento con tu experto por cualquier motivo, contrata a otro.

Cuando los CRMs se vuelven complejos, recomiendo mucho contratar a una persona, agencia, empresa, lo que sea. Cualquier servicio que ya haya hecho esto antes y pueda demostrarlo con casos reales.

Te ahorrarás mucho tiempo y frustración.

8. Clasificación de CRMs para solar según el tamaño de la empresa

A lo largo de mi trayectoria en solar, he sacado algunas conclusiones.

Me han ayudado a crear un rango óptimo de software para instaladores solares, según el tamaño del instalador.

Ten en cuenta que hay cientos, si no miles, de empresas de instalación solar. Evidentemente no conozco a todas, así que esto es solo una observación del sector EPC solar en EE. UU., que conocemos bastante a fondo por nuestro trabajo de consultoría:

Buenos CRMs para solar para instaladores consolidados con entre 20 M€ y 100 M€+ de facturación anual:

Buenos CRMs para solar para instaladores medianos con entre 2 M€ y 20 M€ de facturación anual:

más los CRMs que usan las empresas grandes (SalesForce, Netsuite y Microsoft Dynamics) si puedes asumir el coste y el esfuerzo continuo

En empresas pequeñas se usan muchísimos otros CRMs para solar y, por lo general, no están contentas o no están preparadas para crecer:

9. Nuestra comparativa de CRMs para solar

HubSpot

HubSpot se mueve rápido, con cambios y mejoras constantes.

Súbete al carro y corre con este CRM.

Se añaden funcionalidades nuevas y chulas todo el tiempo.

Por lo que sea (probablemente buen marketing), usar HubSpot tiene ese "rollo guay" y buenas vibras.

La configuración es sencilla y las funcionalidades potentes no son difíciles de entender.

Lo complicado será mantener la sencillez del CRM cuando crece el número de funciones, la demanda de los clientes y la personalización.

Es tan fácil de usar que la UI casi se mezcla con tus pensamientos.

Y, por cierto, su help desk es un salvavidas.

Historia real: en Ipsun nos preguntábamos si en algún momento habría un límite de veces que podías chatear y llamarles.

Si hay un límite, está altísimo.

La herramienta era relativamente simple al principio, pero con los años la complejidad crece y crece. En algún momento podría convertirse en el próximo SalesForce.

Precios:

El precio de HubSpot puede ir de 20 € a 120 € por usuario al mes en sus planes Sales Hub y Service Hub.

Si sumas los costes puntuales de configuración y onboarding, un equipo de diez personas podría pagar entre 500 € y 59.400 € por un plan anual.

Además, HubSpot ofrece un Marketing Hub, cuyo precio va de 45 € al mes a 3.600 € al mes, según el número de contactos al que quieras llegar.

Funcionalidades esenciales:

Funcionalidades que viene bien tener:

SalesForce

Consolidado, funciona bien, estable. Un CRM de referencia.

Sabes lo que vas a encontrar.

La UI ha evolucionado mucho con los años, y es bastante cómoda y completa de usar. Pero ojo, por detrás sigue siendo muy potente y está respaldado por una comunidad enorme de SalesForce.

Si tomamos NetSuite como contraejemplo, puede tener una sección de FAQ, pero rara vez encuentro una respuesta sin complicar aún más el problema que tengo.

Al igual que NetSuite, SalesForce puede ser un poco demasiado grande, hasta el punto de que cuesta entender qué funcionalidad usar entre todas las que trae de serie, más las de terceros o las que se van lanzando.

También es más caro de operar. Oigo a menudo que las empresas se gastan mucho dinero en desarrollo a medida para SalesForce. Así que coge los precios con pinzas, porque el coste real puede ser un 50% a un 100% más alto si sumas desarrollo a medida o consultoría continua.

Precios: va de 75 €/usuario/mes a 300 €/usuario/mes.

Puede salir bastante caro para un equipo grande, pero simplifica tanto los procesos que debería valer el doble de la inversión.

Funcionalidades esenciales:

Funcionalidades que viene bien tener:

Netsuite

Netsuite es una herramienta versátil.

Y muy potente.

Tiene de todo, pero con tantas opciones que ya ni sabes qué es posible.

La herramienta lo hace todo, salvo instalar paneles solares.

Se puede personalizar a tu gusto si tienes recursos de IT (presupuesto y gente) y estás dispuesto a asumir un proyecto así.

Puede gestionar project management, y además es un sistema contable y una herramienta de inventario.

Existe una versión específica para solar de NetSuite llamada Solar Success, hecha por Blubanyan.

Les encanta la solar y la conocen bien.

Aun así, puede ser demasiado potente para algunos.

Cada personalización tiene que hacerla un profesional.

No vas a cambiar algo fácilmente por tu cuenta con un no-code o un drag and drop.

Es muy caro, sobre todo porque se negocia B2B con Oracle. No puedes configurarlo tú mismo con facilidad, así que necesitas contratar agencias o desarrolladores para montarlo y personalizarlo.

Y, además, los escáneres u otros add-ons también son igual de caros.

Funcionalidades esenciales:

Funcionalidades que viene bien tener:

Microsoft Dynamics

Buena UI, aspecto moderno y muy, muy potente.

Tiene un toque muy corporativo, que es lo esperable en una herramienta así. Pero si la configuras bien, tienes una máquina muy fiable.

La mayoría de CRMs tienen un pipeline con etapas en serie.

Estas etapas en empresas solares son secuenciales, salvo los pasos de permisos e interconexión, que pueden ocurrir en paralelo.

A la mayoría de CRMs les cuesta reflejar tareas que ocurren al mismo tiempo, porque dependen de un único pipeline "secuencial".

Pero este no.

Microsoft Dynamics puede reflejar las etapas secuenciales que suceden todas a la vez, porque un proyecto puede estar simultáneamente en varios pipelines.

Ya te imaginarás que es difícil de configurar y mantener sin ayuda externa, igual que SalesForce, NetSuite u otros CRMs de este tamaño y potencia.

Cuenta con pagar 1.500 €/tenant al mes si quieres usarlo.

Funcionalidades esenciales:

Funcionalidades que viene bien tener:

SolarNexus

Construido como un tanque. Funciona como un tanque.

SolarNexus es la definición de fiable. Hace lo que tiene que hacer cuando tiene que hacerlo. No es glamuroso ni tiene ese halo de marketing que rodea a otros CRMs.

Pero el CEO sabe de solar.

Se propuso crear lo que necesita una empresa solar desde un punto de vista práctico, sin el branding ni los extras de marketing de otros CRMs.

Y eso es lo que hizo.

Es una herramienta todo en uno, desde propuesta y diseño hasta gestión de proyectos, e incluso se conecta con sistemas contables como Quickbooks.

La curva de aprendizaje no es tan pronunciada como la de los CRMs más grandes. SolarNexus es una pequeña empresa, y si hace falta puedes hablar con el propietario. Tienen cientos de clientes y tratan muy bien a los instaladores solares.

Un fallo fácil de ver es que la UI está desfasada y se siente bastante antigua.

También te obliga a hacer las cosas "a la manera de SolarNexus", lo cual puede ser ventaja o inconveniente según lo dispuesto que estés a adaptarte.

Lo mejor es que el CRM de SolarNexus es bastante asequible, desde 90 €/usuario al mes.

Funcionalidades esenciales:

Funcionalidades que viene bien tener:

JobNimbus

Este ha ido acompañado de muchísimo marketing en la industria solar, pero detrás de todo ese ruido no hay gran cosa de conocimiento específico del sector.

Suena duro, pero es la realidad que hemos visto repetirse una y otra vez.

Por debajo, es un CRM relativamente sencillo.

La mayoría de empresas solares que conocemos que usan JobNimbus están buscando una salida.

Eso sí, tengo que reconocer que la UI es limpia y puedes tener tableros, proyectos, órdenes de trabajo y mezclarlo todo.

Puedes generar keys de API fácilmente para integrarlo con otros sistemas.

También hay funcionalidades como workflow para que sea un poco más fácil navegar.

JobNimbus empieza en un precio bastante típico del sector, 200 €/tenant al mes.

Funcionalidades esenciales:

Funcionalidades que viene bien tener:

10. Nuevos CRMs para solar que están creciendo y ganando cuota

• Open Solar
• Enerflo
• Coperniq

Dinos si nos hemos dejado algún CRM importante.

Y, por cierto, escríbenos si te interesa saber más sobre nuestra empresa hermana SunCRM, el primer Hubspot CRM específico para solar, creado por instaladores solares para instaladores solares.