Das beste Solar-CRM. Die Meinung eines echten Solar-Installateurs

Meld dich, wenn du mit deinem aktuellen Customer Relationship Management System (CRM) eine Hassliebe führst.

Oder, Gott bewahre, wenn du immer noch in Spreadsheetville lebst.

Wenn wir für jedes Gespräch während unserer Audits mit Solar-Installateuren jeder Größe, in dem der Satz „Wir sind mit unserem aktuellen CRM nicht zufrieden“ fällt, einen Euro bekommen würden, könnten wir Sunvoy gratis anbieten.

Trotzdem schreiben wir hier einen ganzen Beitrag über dieses kontroverse Thema.

Unsere Empfehlungen

Wenn du es eilig hast und nur wissen willst, was wir empfehlen, hier die Kurzversion:

1. Der beste Allrounder 🏆

Empfohlen für Solar-Installateure mit 20 bis 100 Mitarbeitenden, 1 Mio. € bis 20 Mio. €+ Umsatz, die schnell wachsen wollen und ein CRM brauchen, das mitwächst.

Mehr erfahren

2. Marktführer 🥈

Wenn du über 100 Mitarbeitende oder 50 Mio. €+ Umsatz hast, wirklich umfangreiche Anpassungen brauchst und die laufenden Beratungskosten sowie den Zeitaufwand stemmen kannst

Häufige Alternativen: SalesForce, Microsoft Dynamics

3. Solar-spezifisch 🥉

Wenn du ein „echtes“ solar-spezifisches CRM ohne zu viel Schnickschnack willst, aber mit einem starken solar-spezifischen Workflow

Häufige Alternativen: Coperniq, Enerflo

Warum wir darüber mitreden können

Bevor wir einsteigen, ein paar Dinge vorweg:

Das ist kein typisches Google-Suchergebnis.

Als Erstes: Wir sind selbst ein führender PV-Installateur im Privatkundensegment mit 60+ Mitarbeitenden und 10 Mio. €+ Umsatz. Und wir stehen selbst jeden Tag auf Dächern:

Und auch wenn unser Customer Portal und Fleet-Management-Software Sunvoy KEIN CRM ist, haben wir extrem viel Erfahrung mit den unterschiedlichsten CRMs und wissen auch, wie man gute Software baut.

Unser CTO hat entweder selbst gebaut oder die Integrationen zu rund zwei Dutzend verschiedenen CRMs verantwortet, intensiv mit deren komplexen APIs gearbeitet und einen tiefen Blick hinter die Kulissen bekommen, wie Solar-Installateure unterschiedlicher Größen mit ihren CRMs arbeiten.

Unser CEO hat den Großteil seiner Karriere mit den verschiedensten CRMs gearbeitet, schon bevor es die SaaS-Kategorie überhaupt gab. Darunter auch Branchengrößen wie SAP oder MS Access. Und er hat sogar ein paar Mal versucht, sein eigenes CRM zu bauen. (Und ist, zu Recht, gescheitert.) Dabei hat er wertvolle Ressourcen verbrannt, die er besser in Dinge gesteckt hätte, die wirklich zählen.

Außerdem haben wir mit all unseren aktuellen Kunden ausführlich darüber gesprochen, was sie an ihrem CRM lieben oder hassen (mit ihren Aussagen weiter unten im Text).

Kurz: Wir wissen ziemlich gut, wie du das richtige CRM für deinen Solar-Betrieb auswählst. Und wir haben versucht, das alles in einem einzigen Beitrag zusammenzufassen und die wichtigsten Optionen für dich durchzutesten, damit du es nicht selbst tun musst.

(Ganz ehrlich: Wir bieten sogar 100% kostenloses HubSpot Consulting für jeden Solar-Installateur an, weil wir aus der Branche so viele Fragen zum richtigen CRM bekommen.)

1. Das perfekte CRM gibt es nicht.

Wenn es das gäbe, würde nicht alle paar Jahre die nächste Firma versuchen, es zu bauen. Klar, CRM-Anbieter sagen dir das nicht, weil sie Marketing machen müssen und dir lieber ihre Stärken verkaufen als ihre Schwächen.

Der Grund, warum es das perfekte CRM nicht gibt: Jedes Unternehmen und die Menschen darin sind unterschiedlich. Alle haben andere Anforderungen und setzen andere Schwerpunkte. Das richtige CRM zu wählen, ist deshalb immer eine Entscheidung darüber, was für dein Unternehmen jetzt und in absehbarer Zukunft am wichtigsten ist.

Was für einen Top-Installateur im Privatkundensegment funktioniert, muss nicht für den nächsten funktionieren. Und was dieses Jahr passt, passt nächstes Jahr vielleicht nicht mehr.

CRMs haben oft auch unterschiedliche Schwerpunkte. Wenn du ein extrem datenlastiges, aber mächtiges CRM willst, leidet meist die Nutzererfahrung bei Tempo und Design. (Denk an Microsoft Dynamics, SalesForce oder NetSuite.)

Umgekehrt gilt: Wenn die Oberfläche extrem schnell, schön und einfach zu bedienen ist, kannst du meistens nicht alles beliebig anpassen, weil das die sorgfältig gestaltete Experience kaputtmachen würde. (Denk an Copper, Zoho oder HubSpot.)

Auch wenn wir uns also wahrscheinlich einig sind, dass es das perfekte CRM nicht gibt und du immer Vor- und Nachteile abwägen musst, können wir uns genauso darauf einigen, dass es viele schlechte CRMs gibt. („Schlecht“ im Sinne von: passt nicht zu Solar-Installateuren.)

Bevor wir uns das anschauen, schauen wir kurz darauf, wie die meisten Solar-Betriebe überhaupt starten:

2. Warum Spreadsheets schlimmer sind als ein schlechtes CRM

Wir haben wahrscheinlich alle eine Zeit lang in Spreadsheetville gewohnt. Und wenn du nur zu zweit im Transporter sitzt oder nicht viele Projekte und Mitarbeitende parallel jonglieren musst, funktioniert das auch.

Das Problem: Es wird sehr schnell unübersichtlich.

Spreadsheets sind in einer Sache richtig gut:

Tabellen und komplexe Formeln.

Aber sie sind nicht dafür gemacht, komplexe Beziehungen zwischen verschiedenen Objekten wie Projekten, Kontakten und Firmen sauber darzustellen und nachzuverfolgen. Noch schlimmer wird es, wenn du mehrere Dimensionen über verschiedene Zeiträume auswerten willst.

Und auch wenn die Formeln mächtig sein können, gibt es in deinem Unternehmen wahrscheinlich genau eine Person, die sie wirklich versteht. Und die ist dann zu beschäftigt, um sie zu reparieren, wenn sie irgendwann kaputtgehen, weil es keine echten Schutzmechanismen gibt.

Spreadsheets sind nicht skalierbar. Es ist das falsche Tool. Du brauchst etwas Besseres, wenn du tausende Leads oder hunderte Projekte pro Monat hast.

3. Was ein schlechtes CRM für Solar-Installateure ausmacht

Aus eigener schmerzhafter Erfahrung (und aus dem, was wir bei Betrieben gesehen haben, die in so einer Lösung feststecken) können wir sagen: Die schlechtesten CRMs sind entweder solche, die wie ein simples Spreadsheet sein wollen, oder solche, die so überkomplex sind, dass du jedes Mal einen Entwickler brauchst oder, schlimmer, eine ganze IT-Abteilung, sobald du etwas nach deinen Vorstellungen ändern willst.

Einfache CRMs verbessern das Spreadsheet-Erlebnis natürlich in irgendeiner Form. Sonst gäbe es sie nicht. Sie machen dir den Umstieg leichter, weil sich vieles vertraut anfühlt. (Denk an Asana oder Monday.com.)

Am Ende sind sie aber den Problemen, die du mit Spreadsheets hast, zu ähnlich, um langfristig wirklich hilfreich zu sein.

Eine der wichtigsten Aufgaben eines CRMs: Es muss mit deinem Unternehmen mitwachsen. Deine Anforderungen mit 5 Mitarbeitenden sind nicht dieselben wie mit 50 oder 500. Trotzdem willst du nicht bei jeder Handvoll Neueinstellungen durch den Schmerz eines CRM-Wechsels gehen.

Auch wenn es am Anfang einfacher (und weniger schmerzhaft) ist, auf ein simples CRM wie Monday.com oder Asana zu wechseln: Wenn du sowieso den Aufwand betreibst, ein CRM einzuführen, empfehlen wir dir dringend, direkt ein wirklich leistungsfähiges zu nehmen und nicht nur ein aufgemotztes Spreadsheet.

Leider ist das andere Ende des Spektrums nicht automatisch besser. Wenn jede kleine Änderung Meetings mit teuren Beratern bedeutet, du Beratungskosten zahlst und dann Monate wartest, bis etwas umgesetzt ist, macht dich dein CRM nicht schneller, sondern bremst dich aus. NetSuite und SalesForce können genau in diese Kategorie fallen (auch wenn es funktionieren kann, wenn du das akzeptierst und damit lebst).

4. Warum brauchst du überhaupt ein Solar-CRM?

Bevor wir starten, definieren wir ein paar Begriffe.

Was ist ein CRM?

Ein Customer Relationship Management (CRM) ist ein Tool, das Informationen über deine Kunden und deine Verkäufe an einem Ort bündelt.

Ein CRM enthält meistens Infos zu einem Kunden (z.B. Vor- und Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse usw.) und verknüpft sie mit einem oder mehreren Projekten, inklusive Anzahl verkaufter Module, kW, Wechselrichtertyp und vielen weiteren Details.

Außerdem hält es fest, in welcher Phase ein Projekt ist, z.B. ob es noch ein Lead ist, ein unterschriebener Vertrag oder wo es genau im Bauprozess steht.

Projekte, Deals, Jobs, Verträge, Anlagen: Das sind alles Begriffe für einen verkauften Auftrag, der vom Vertrieb in die Ausführung übergeht. Je nach Installateur und CRM werden sie unterschiedlich verwendet und oft durcheinander.

Leads, Targets, Kontakte, Personen: Jemand, der gekauft hat oder sich für ein Angebot deines Solar-Betriebs interessiert.

Wenn ein Solar-Betrieb von ein paar Mitarbeitenden, die die Kundennamen noch auswendig kennen, auf 10, 50 oder 100+ Mitarbeitende, mehrere Abteilungen und Standorte wächst, steigt auch der Bedarf an klaren Übergaben zwischen Teams. Und dafür brauchst du eine Möglichkeit, die wichtigsten Informationen deines Betriebs sauber zu verwalten.

Manche starten mit Stift und Papier oder dem digitalen Pendant, nämlich Excel. Aber irgendwann müssen zu viele Leute die Daten ansehen und aktualisieren, und dann funktionieren Spreadsheets nicht mehr.

Selbst wenn du gute Software für Solar-Installateure nutzt, verändern sich deine Anforderungen mit der Zeit. Du brauchst andere Features und irgendwann auch andere CRMs. Ein gutes CRM entwickelt sich organisch mit, bis du irgendwann herauswächst.

Es gibt sehr, sehr viele CRMs.

Manche wurden speziell für die Solarbranche gebaut, wie SolarNexus, Coperniq oder Enerflo.

Andere „tun so“, als wären sie solar-spezifisch, haben aber eigentlich nur eine dünne Schicht über Standard-CRM-Funktionen, wie JobNimbus oder BuilderTrend.

Andere CRMs werden in vielen Branchen genutzt und haben vielleicht eine Solar-Variante, wie HubSpot oder Netsuite.

Damit sind wir wieder bei der Frage:

Welches Solar-CRM sollte ich nutzen?

3. Fünf Pflicht-Features, die jedes CRM haben muss

Bevor wir konkrete Empfehlungen und Reviews anschauen, ein paar Grundregeln.

1. Verknüpfungen zwischen verschiedenen Objekten

Zum Beispiel kann aus einem Lead ein Kontakt werden, der mit verschiedenen Solarprojekten verknüpft ist.

Eine saubere logische Verbindung zwischen einem Kontakt und seinem Solarprojekt ist entscheidend, damit alles geordnet bleibt. Und sie muss flexibel genug sein, um mehrere Projekte pro Kunde abzubilden oder mehrere Kunden pro Projekt (z.B. Ehepartner oder ein Unternehmen mit mehreren Inhabern).

Ich erkläre das kurz anhand unserer früheren Vorgehensweise bei Ipsun:

Bevor wir bei Ipsun Solar irgendein IT-System für Installateure genutzt haben, haben wir Excel verwendet. Die Tabelle hatte Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Dann gab es eine Spalte „Kommentar“.

Mit der Zeit kamen Spalten wie „kW angeboten“ und „Datum unterschrieben“ dazu, je weiter der Lead in seiner Customer Journey war.

Diese starke Verbindung zwischen Kunde und Projekt hat in Excel aber eine klare Grenze: Du kannst den Kunden nur mit EINEM Projekt verbinden. Ein gutes CRM sollte einen Kunden dagegen mit vielen Projekten und Objekten verknüpfen können.

Interessant ist: Manche kleineren oder „flexiblen“ CRMs wie Monday oder Asana haben keine starke Verknüpfung zwischen Kontakt und Projekt.

Das heißt: Der Nutzer kann machen, was er will. Das ist kurzfristig angenehm für den Mitarbeitenden, langfristig aber ein Desaster.

Zum Beispiel kann ein Projekt „Jacks Solarprojekt“ heißen und ein anderer nennt es „Jack 123 Shiny Avenue“. Nach einer Weile sind die Projektnamen ein Chaos und niemand findet die Daten, weil der Kunde Jack nicht sauber am Projekt hängt.

Wenn du als Firma wachsen willst, brauchst du strengere Prozesse. Und Software, die dir hilft, Dateneingaben zu standardisieren, ist ein Teil dieses Wachstums.

2. Unterschiedliche Pipelines für unterschiedliche Prozesse

Du brauchst mindestens zwei Pipelines, um zwei sehr unterschiedliche Prozesse zu tracken: Vertrieb und Ausführung.

Was ist die Sales-Pipeline? Das sind Interessenten, die über einen deiner Marketingkanäle auf dich zugekommen sind, aber noch nicht zu Kunden geworden sind.

Was ist die Operations-Pipeline? Das sind Interessenten, die unterschrieben haben und jetzt vom unterschriebenen Vertrag bis zur fertigen Anlage durch den Prozess laufen.

So sieht unsere Sales-Pipeline bei Ipsun aus, mit unterschiedlichen Schritten vom Erstkontakt bis zur Unterschrift:

Bei Ipsun nutzen wir Spalten wie „Low, Mid und High“ für Wahrscheinlichkeiten, um potenziellen Umsatz zu tracken. Die beste Spalte heißt „Closed Won“.

Dann haben wir eine komplett andere Operations-Pipeline, die die Schritte vom unterschriebenen Vertrag bis zur fertigen Installation abbildet:

Wenn du Gewerbe- und Privatprojekte machst, sehen Vertrieb und Installation oft sehr unterschiedlich aus. Idealerweise kann dein CRM deshalb mehrere Operations-Pipelines gleichzeitig abbilden und verschiedene Prozesse innerhalb jeder Pipeline darstellen.

3. Automatisierung

Solar per E-Mail, SMS und Telefon zu verkaufen ist wie jeder andere Verkauf. Du musst Kontakt aufnehmen und nachfassen. Außer du bist irgendein Sales-Zauberer, der sofort abschließt.

Als junger Vertriebler habe ich Follow-ups noch manuell gemacht. Heute schreiben wir die Follow-up-Mails vor, bevor wir sie überhaupt brauchen. Und wir achten darauf, dass jede Mail einen echten Mehrwert liefert.

Das Ergebnis: Der Lead bekommt scheinbar personalisierte E-Mails, jede mit neuen Inhalten, die ihn in seiner Entscheidung weiterbringen. Und für mich ist der Vorteil: Es ist voll automatisiert, sodass ich und unser Team uns auf andere Dinge konzentrieren können.

Trotzdem: Die meisten CRMs sind darin nicht besonders gut. Vor allem nach der Lead- und Sales-Phase, weil ihnen dafür schlicht die relevanten Daten fehlen.

Deshalb haben wir in Sunvoy eine starke Automations-Plattform eingebaut, mit der du zum Beispiel:

• Tickets erstellen kannst, wenn die tatsächliche Produktion unter einen bestimmten Schwellenwert im Vergleich zur Prognose fällt
• automatisch um eine Bewertung bitten kannst, sobald ein Projekt die Netzfreigabe bekommen hat
• oder personalisierte, relevante Milestone-Updates an den Kunden senden kannst (z.B. wenn die Anlage „Geburtstag“ hat oder die ersten 1000 kW sauberer Energie produziert wurden)

4. Dashboard und Reporting

Ein Solar-Unternehmen zu führen ist hart. Das wissen wir besser als jeder andere.

Vor allem, weil du den Menschen-Teil managen musst, dein Team motivieren und gleichzeitig ein Geschäft führen musst, das finanziell und operativ sauber laufen muss.

Dein CRM hilft dir nicht dabei, mit deinem Team zu reden und sie anzuzünden. Aber es sollte dir auf jeden Fall helfen, deine Solar-KPIs zu sehen und dir auf einen Blick zu zeigen, wie du gerade stehst.

KPI steht für Key Performance Indicator, also Kennzahl.

Manche sagen auch, es könnte für Keep your People Informed/Interested/Involved/Inspired stehen.

Ein Solar-CRM braucht starkes Reporting zu zwei Dingen: Sales-Pipeline und Operations-Pipeline.

Du solltest die Größe deiner Sales-Pipeline auf einen Blick sehen können und wissen, wo ALLE deine Projekte in den einzelnen Bauphasen stehen, damit du Engpässe erkennst und schnell handeln kannst.

Außerdem solltest du sehen, wie effektiv dein Marketing ist und die Conversion Rate tracken (also den Anteil der Leute, die zu Kunden werden) für unterschiedliche Lead-Quellen, damit du weißt, wo du mehr Gas geben solltest.

Manche CRMs liefern Standard-Reports. Andere lassen dich Reports per Drag-and-drop anpassen und mit Filtern arbeiten.

5. CRM-Integrationen

Du solltest dich einfach mit Drittanbieter-Tools wie Docusign, Quickbooks und hunderten anderen verbinden können.

Idealerweise geht das per Plug-and-play oder zumindest über offene APIs, damit du notfalls selbst etwas bauen kannst. (Wir sprechen weiter unten darüber, warum du ein CRM vermeiden solltest, bei dem du für grundlegende Integrationen und Aufgaben unbedingt Custom-Code brauchst.)

Ein paar Beispiele:

Kontaktinfos eines Leads sollten problemlos in dein CRM fließen, z.B. über:

1. eine API mit einem System zur Lead-Generierung
2. ein E-Mail-Postfach, das die wichtigsten Infos herauszieht
3. Webformulare auf deiner Website, die Leads direkt ins CRM schreiben

Man sollte nichts mehr manuell eintippen müssen, außer ein Lead ruft im Büro an.

Das macht alles schneller und vermeidet die typischen menschlichen Fehler.

Und um diese Fehler zu vermeiden, sollte ein Kontakt, sobald er im CRM ist, niemals wieder irgendwo anders manuell kopiert werden müssen. Genau dabei hilft Sunvoy, weil Solar-Betriebe viele Plattformen nutzen, die oft nicht mit Standard-CRMs integriert sind.

4. Fünf „Nice-to-have“-CRM-Features

1. E-Mail-Listen erstellen

Wir alle schicken verschiedene E-Mails an verschiedene Empfängerlisten. Und jedes Mal läuft der Prozess gleich.

Wir haben eine Idee, erstellen den Inhalt und bauen oder aktualisieren dann eine Liste der Leute, an die es rausgehen soll.

Idealerweise bleibt diese Liste automatisch aktuell. Also neue Leute, die die Kriterien erfüllen, Leute, die sich abgemeldet haben usw.

Wenn jemand einen Vertrag unterschreibt, sollte er oder sie automatisch von der Lead-Gen-Liste in die Kunden-E-Mail-Liste wandern.

So einfach wie 1, 2, 3. Aber nicht jedes CRM kann überhaupt Marketing-E-Mails versenden. Und wenn doch, ist Segmentierung und das automatische Aktuellhalten der Listen nicht immer wirklich einfach.

2. Gute UI

Nur weil eine Software alle Felder hat, die du fürs Tagesgeschäft brauchst, heißt das nicht, dass Leute sie gerne nutzen. Deine Daten sind nur so gut wie die Nutzung deines CRMs durch dein Team. Und dein Team nutzt das CRM deutlich mehr, wenn es sich gut anfühlt.

Kennst du das, wenn du speichern willst und plötzlich tauchen irgendwelche rot markierten Pflichtfelder auf, von denen du nicht weißt, was du eintragen sollst, und du kannst nicht speichern?

Oder du hast aus Versehen das Browserfenster geschlossen und alle ungespeicherten Änderungen sind weg, ohne Warnung?

Oder du wolltest eine schnelle 5-Sekunden-Änderung machen, aber das Suchen und Laden des Projekts hat ewig gedauert?

All das ist schlechte UI.

Und schlechte UI heißt schlechte Produktivität.

Es bremst dich bei alltäglichen Aufgaben aus und macht Dinge, die eigentlich leicht sein sollten, zu einem frustrierenden Erlebnis, das dir und deinem Team Energie zieht.

3. Aufgaben

Jeder Mitarbeitende kann eine Aufgabenliste bekommen, mit Tasks, die schon mit Personen oder Projekten verknüpft sind.

Du denkst wahrscheinlich, so Aufgaben zu managen ist nahtlos. Ist es auch.

Jack aus der 123 Shiny Avenue kann in Sekunden einem Mitarbeitenden zugeordnet werden.

Und du reduzierst wieder menschliche Fehler. Wenn du viel Volumen hast, rutscht deinem Team schnell mal etwas durch. Wenn aber automatisch Tasks erstellt werden und dein Team Benachrichtigungen bekommt, kannst du ziemlich sicher sein, dass fast nichts mehr untergeht.

4. Buchhaltung

Du brauchst eine starke Verbindung zwischen deinem CRM und deinem Buchhaltungssystem wie Quickbooks oder etwas Fortgeschrittenem wie NetSuite.

Idealerweise hast du automatisierte Debitorenprozesse (AR), sodass jedes Mal, wenn ein Solarprojekt einen bestimmten Meilenstein in deiner Operations-Pipeline erreicht, automatisch eine Rechnung an den Kunden rausgeht.

5. Lagerverwaltung

Viele Solar-Betriebe haben Lager. Dann brauchst du eine starke Verbindung zwischen Buchhaltung, Lagerverwaltung und CRM, damit diese Systeme miteinander sprechen.

Deine Bank gibt dir eine Kreditlinie, die oft an deinen Lagerbestand gekoppelt ist. Zum Beispiel kann die Höhe deiner Kreditlinie 50% deines Lagerbestands und 70% deiner offenen Forderungen sein.

Kurz gesagt: Deine Kreditlinie hängt am Lagerbestand.

Viele Solar-Betriebe müssen der Bank monatlich oder quartalsweise Bestandsreports liefern, um die Kreditlinie anzupassen. Deshalb willst du, dass dein Lagerbestand mit Buchhaltung und CRM synchron läuft, damit du nicht Stunden verschwendest, um ein paar einfache Fragen zu beantworten.

5. Interviews mit Solar-Installateuren zu ihrem CRM

Wie ich am Anfang gesagt habe: Wir haben viele Jahre Erfahrung damit, verschiedene CRMs zu finden und zu testen, um unser eigenes Solar-Geschäft zu steuern.

Aber wir sind nicht die Einzigen.

Wir haben unsere Solar-Freunde drei einfache Fragen zu ihrem Solar-CRM gefragt:

• Wofür nutzt du dein Solar-CRM?
• Was gefällt dir an deinem Solar-CRM?
• Was gefällt dir nicht an deinem Solar-CRM oder wo sind die Grenzen?

SalesForce: Interview mit Greenspark

Wofür nutzt du SalesForce?

Lead-Erfassung, Leads und Sales-Tracking, Management von Privatkunden-Operations und Projekten sowie einige Gewerbeaufgaben, aber kein vollständiges Gewerbe-Projektmanagement. Außerdem verwalten wir O&M in SalesForce.

Was gefällt dir an SalesForce?

Eine einfach zu bedienende UI, um komplexe Szenarien und Workflows zu bauen. Du kannst auch eigene Reports, Automationen und Workflows erstellen. Riesige Community, dadurch findet man leicht Antworten auf Probleme, die bei uns auftauchen.

Was gefällt dir nicht an SalesForce?

Salesforce fügt ständig neue Features hinzu und drängt dich manchmal dazu, etwas Neues zu nutzen, obwohl du mit der alten Funktion gut klargekommen bist. Wenn ein Report zu komplex wird, exportieren wir wieder nach Excel und machen die Analyse dort, statt in Salesforce zu bleiben.

SolarNexus: Interview mit Micah Breeden von Allterra Solar

Wofür nutzt du SolarNexus?

Für alles von Vertrieb bis Ausführung. Wir nutzen es sogar, um Angebote zu erstellen, und um Support-Tickets und Work Orders zu tracken.

Was gefällt dir an SolarNexus?

Es ist sehr solar-spezifisch. Eine All-in-one-Software, die uns von Vertrieb bis Operations & Maintenance unterstützt.

Was gefällt dir nicht an SolarNexus?

Die UI sieht sehr alt und überholt aus und ist nicht anpassbar. Das kann gut sein, weil es dein Team auf Linie hält und du nicht auf neue Entwicklungen hoffst. Es kann aber auch stark einschränken.

HubSpot: Interview mit Ipsun Solar

Wofür nutzt du HubSpot?

Wir nutzen HubSpot für Marketing, Vertrieb und Customer Service. Wir tracken Leads, managen unsere Sales-Pipeline und steuern unsere Operations, sowohl für neue Projekte als auch für Wartung bei Bestandskunden.

Was gefällt dir an HubSpot?

Es hat viele nützliche Tools direkt eingebaut, wie einen NPS-Tracker, einen Kalenderlink, über den Leute Termine mit Mitarbeitenden buchen können, eine Funktion zum Senden von Dateien inklusive Tracking von Öffnungsraten, E-Mail-Statistiken und Klicks. Es gibt einen guten App Store, mit dem du dein CRM um Drittanbieter-Tools erweitern kannst.

Was gefällt dir nicht an HubSpot?

Die mobile Version ist nicht wirklich mobilfreundlich. Außerdem fehlen ein paar fortgeschrittene Funktionen wie Lagerverwaltung oder Disposition von Wartungsteams. Dafür nutzen wir spezialisierte Drittanbieter-Software.

6. Sechs Learnings aus der Arbeit mit mehreren Solar-CRMs

Ich habe mit vielen Solar-Unternehmen gearbeitet und ihnen dabei zugesehen, wie sie ihr CRM und ihren Solar-Tech-Stack nutzen.

Von den vielen Dingen, die ich dabei gelernt habe, sind das hier die wichtigsten:

1. Der günstigste und schnellste Weg, deine CRM-Probleme zu lösen: Schau dir dein eigenes CRM genauer an.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass jemand ein Feature will, das sein CRM angeblich nicht hat, oder sich beschwert, dass die Software etwas nicht kann, was gebraucht wird.

Wenn du also gerade nach dem besten Solar-CRM suchst und googlest, ist die Chance groß, dass dein CRM das, was du brauchst, bereits kann.

Statt das CRM zu wechseln, was dein Unternehmen viel Geld und Zeit kostet und enorme Ablenkung schafft, nimm dir bitte Zeit und prüfe nochmal, was dein CRM wirklich kann.

Manchmal lohnt es sich sogar, einen Experten zu holen und ihn dafür zu bezahlen, die Machbarkeit deiner Anforderung zu prüfen.

Denk an die Kosten für Schulungen, Meetings und den ganzen Aufwand eines CRM-Wechsels. Und dann entscheide, ob Custom-Code oder ein zusätzliches Feature wirklich sinnvoller ist als ein komplettes neues CRM.

2. Datenfluss: All-in-one ist besser.

Ich habe viele Solar-EPCs gesehen, die Marketing und Leads in einem Tool tracken, den Vertrieb in einem zweiten und sobald ein Deal abgeschlossen ist, wird er in einem dritten Ops-Tool weitergeführt.

Jedes Mal, wenn Daten von Tool A zu Tool B wechseln, gehen Daten verloren. Und du verbringst Zeit damit, Daten zu übertragen. Außerdem riskierst du, dass Daten falsch übertragen werden, Tippfehler enthalten oder nicht kompatibel sind.

Wenn sich etwas an einer Stelle ändert, kommt diese Änderung oft nicht in den anderen Tools an.

Wenn alle Leute und Abteilungen ein Tool nutzen, bleiben Daten synchron, Copy-Paste entfällt und es ist effizienter für dein Team.

Bessere Datenqualität = langfristig Geld sparen

3. Flexibilität passt nicht zu strikten Prozessen fürs Wachstum

Manche CRMs sind sehr flexibel und schnell eingerichtet. Genau genommen sind sie zu flexibel.

Wie oben gesagt, sind sie oft nah an Spreadsheets. Deshalb lieben kleine Teams sie.

Jeder nutzt das Tool auf seine Art, meistens ohne zu verstehen, dass andere es anders nutzen.

Das Problem: Wenn eine Firma wächst, brauchst du mehr Struktur und Prozesse, um mehr Arbeit sauber durchzuschleusen.

Die Übergabe von Vertrieb zu Ops wird kritisch. Genauso die Übergabe vom geplanten Projekt zum Montageteam.

Dafür müssen alle mit den gleichen Daten und klaren Prozessen arbeiten, statt dass jeder sein eigenes Ding macht.

Kurz gesagt: CRMs wie Asana, Trello, Monday.com sind super für den Start, aber ihnen fehlt die nötige Struktur und sogar eine starke logische Verbindung zwischen den wichtigsten CRM-Elementen. Deshalb passen sie nicht zu großen Teams und API-Automatisierung.

4. Verlier dein Ziel nicht aus den Augen.

Das beste CRM ist das, das dir hilft, dein Geschäft zu führen. Manchmal ist es besser, kein „schickes“ Tool zu nutzen, weil es mehr Kopfschmerzen und mehr Arbeit macht als eine einfache Excel-Tabelle. Das gilt besonders, wenn du noch sehr klein bist und gerade erst startest.

5. Ein guter Tech-Stack ist notwendig.

Mit einem starken Solar-Tech-Stack verbringst du mehr Zeit damit, dein Unternehmen wachsen zu lassen, und weniger Zeit damit, Daten hin und her zu schieben.

Das Herzstück deines Solar-Tech-Stacks ist dein CRM.

Das heißt: Es muss sich mit anderer Software integrieren lassen.

Einige Tools sind allgemein, wie Docusign und Quickbooks. Andere sind solar-spezifisch, wie Aurora Solar, Helioscope oder SolarGraf, Drone Deploy und Solar Design Tools.

6. Communities können enorm helfen.

Software wie SalesForce oder HubSpot hat riesige Communities. Nutzer helfen sich gegenseitig, dazu kommen Drittanbieter-Entwickler, Projektmanager, Onboarding-Services und vieles mehr.

Das erspart dir den Stress, im Internet nach Antworten zu suchen, die nicht auf dein CRM passen.

Bleib bei dem, was du gut kannst (vermutlich Solar installieren).

CRM-Migration ist nicht dein Kerngeschäft. Es ist sinnvoll, dir Hilfe zu holen, um deine Daten sauber zu übertragen.

Nur bei kleinen Betrieben ist es oft realistischer und günstiger, Teile der Datenmigration intern zu machen.

7. Wann sollte ich mein CRM wechseln?

Gute Frage. Und wie so oft ist es eine Entscheidung, die rational und emotional ist, am Ende aber auf „Wie viel Schmerz hältst du aus?“ hinausläuft.

Der Schmerz durch verlorenen Umsatz, weil Chancen nicht getrackt werden und Leads nicht automatisch nachgefasst werden.

Oder einfach der tägliche Schmerz, mit einer schlechten UI zu arbeiten.

Ist dieser Schmerz größer als der Schmerz einer CRM-Einführung plus die Kosten des neuen CRMs?

Behalte das im Kopf, bevor du „Welches Solar-CRM sollte ich nutzen?“ googelst:

1. Lernkurve

Jedes CRM hat eine Lernkurve.

Du willst ein fortgeschrittenes CRM?

Dann rechne mit einer steileren Lernkurve.

Bei uns war die Lernkurve mit NetSuite damals zu groß, als wir es für Buchhaltung und Lager eingeführt haben.

Klar, heute läuft es. Aber damals hat es uns viel Frust gekostet. Und aus dem, was wir bei ähnlichen Solar-Betrieben gesehen haben, passiert das ziemlich oft.

2. Implementierung

Ein CRM zu wechseln ist ein echtes Projekt. Und jemand in deinem Unternehmen muss es verantworten.

Stell sicher, dass es Teil der Stellenbeschreibung dieser Person ist und dass andere sich auf diese Person verlassen können. Plane also voraus und bereite dein Team auf die Änderungen vor.

Idealerweise gibt es eine Person, die für die große Umstellung dediziert verantwortlich ist.

Diese Person sollte auch den CRM-Anbieter und Drittanbieter-Implementierungen steuern.

In manchen Fällen gibt es sogar ein spezialisiertes Team, das deine Daten aus deinem aktuellen Tech-Stack exportiert und in das neue CRM importiert.

3. Veränderung

Ein Solar-Unternehmen verändert sich ständig und ist organisch.

Leute kommen und gehen. Und auch die Art, wie dein Team das CRM nutzt, ändert sich mit der Zeit.

Ich gebe es ungern zu, aber bei Ipsun Solar haben wir zu viele doppelte Felder oder Felder, die wir nicht mehr nutzen.

Wir erstellen, aktualisieren und löschen Reports, Sequenzen und andere Dinge jeden Tag.

Ein CRM ist kein fertiges Produkt.

Es entwickelt sich weiter, weil sich die Anforderungen eines Solar-Unternehmens ständig verändern.

4. Export

Ein CRM ist die zentrale Datenquelle deines Unternehmens. Wenn du Daten exportierst, um etwas zu analysieren, kann das schnell zu Problemen führen, weil Daten dann nicht mehr synchron sind.

Sobald mir jemand sagt, dass er wöchentlich oder monatlich Daten exportiert, um etwas zu analysieren, ist das ein Warnsignal.

Entweder kennt die Person nicht alle Möglichkeiten des CRMs und arbeitet ineffizient. Oder sie ist aus dem CRM herausgewachsen.

5. Organisches Datenwachstum

Sorry, dass ich das immer wieder betone, aber…

Ein Solar-Unternehmen ist ständig in Bewegung.

Ich habe noch niemanden getroffen, der mir sagt, sein CRM sei perfekt organisiert, ohne doppelte Felder oder Daten.

Organisationen leben. Und wir sollten keine unrealistischen Erwartungen an unsere Tools haben.

Unser Ziel ist, Solaranlagen zu installieren, mit Hilfe eines verlässlichen CRMs. Nicht umgekehrt.

6. Hol dir einen Experten

Ich arbeite gerne in IT, auch an typischen ETL-Projekten (Extract, Transform, Load) für Daten in und aus Datenbanken.

Aber ist das die beste Nutzung meiner Zeit als CEO?

Und wenn ich einem Solar-Mitarbeitenden ein IT-Projekt gebe: Ist das die beste Nutzung unserer begrenzten Ressourcen?

Manchmal ist ein teurer Experte es wert, damit wir uns darauf konzentrieren können, die Anlagen zu installieren.

Wenn du mit deinem Experten aus irgendeinem Grund unzufrieden bist, nimm einen anderen.

Wenn CRMs komplex werden, empfehle ich dringend, eine Person, Agentur, Firma zu holen. Einen Service, der das schon gemacht hat und Erfahrung mit konkreten Case Studies belegen kann.

Du sparst dir enorm viel Zeit und Frust.

8. Einordnung von Solar-CRMs nach Unternehmensgröße

Im Laufe meiner Zeit in der Solarbranche habe ich ein paar Beobachtungen gemacht.

Diese Beobachtungen haben mir geholfen, einen sinnvollen Bereich für Software für Solar-Installateure zu definieren, abhängig von der Unternehmensgröße.

Wichtig: Es gibt hunderte, wenn nicht tausende Solar-Installationsfirmen. Ich kenne natürlich nicht alle. Das ist nur eine Beobachtung aus der Solar-EPC-Branche in den USA, die wir aus unserer Beratung sehr gut kennen:

Gute Solar-CRMs für etablierte Solar-Installateure mit 20 Mio. € bis 100 Mio. €+ Jahresumsatz:

Gute Solar-CRMs für mittelgroße Solar-Installateure mit 2 Mio. € bis 20 Mio. € Jahresumsatz:

plus die CRMs, die größere Unternehmen nutzen (SalesForce, Netsuite und Microsoft Dynamics), wenn du die Kosten und den laufenden Aufwand tragen kannst

Wo kleinere Unternehmen viele andere Solar-CRMs nutzen und meistens nicht zufrieden sind oder nicht fürs Wachstum aufgestellt sind:

9. Unser Vergleich von Solar-CRMs

HubSpot

HubSpot ist schnell unterwegs und entwickelt sich ständig weiter.

Steig auf den Zug auf und renn mit diesem CRM.

Ständig kommen neue, coole Features dazu.

Aus irgendeinem Grund (wahrscheinlich gutes Marketing) hat HubSpot so ein „cooles Gefühl und gute Vibes“.

Das Setup ist einfach, und die starken Funktionen sind nicht zu kompliziert zu verstehen.

Die Herausforderung: die Einfachheit im CRM zu behalten, wenn Features, Kundendruck und Anpassungen zunehmen.

Es ist so leicht zu bedienen, dass sich die UI fast wie eine Verlängerung deiner Gedanken anfühlt.

Und der Support ist ein echter Lebensretter.

True Story: Bei Ipsun haben wir uns irgendwann gefragt, ob es ein Limit gibt, wie oft man mit ihnen chatten und telefonieren kann.

Wenn es eins gibt, liegt es sehr, sehr hoch.

Am Anfang war das Tool relativ einfach. Über die Jahre wird es aber immer komplexer. Irgendwann wird es vielleicht das nächste SalesForce.

Pricing:

HubSpot kann je nach Sales Hub und Service Hub zwischen 20 € und 120 € pro Nutzer und Monat kosten.

Rechnet man einmalige Setup- und Onboarding-Gebühren dazu, kann ein Team mit zehn Personen für einen Jahresplan irgendwo zwischen 500 € und 59.400 € zahlen.

Zusätzlich bietet HubSpot ein Marketing Hub an. Das kostet je nach Anzahl der Kontakte, die du erreichen willst, zwischen 45 € pro Monat und 3.600 € pro Monat.

Pflicht-Features:

Nice-to-have-Features:

SalesForce

Etabliert, läuft stabil, zuverlässig. Ein bekanntes CRM.

Du weißt, was du bekommst.

Die UI hat sich über die Jahre stark weiterentwickelt. Dadurch ist es heute ziemlich angenehm und umfassend zu nutzen. Und gleichzeitig ist es im Hintergrund immer noch extrem mächtig, mit einer riesigen SalesForce-Community im Rücken.

Wenn man Netsuite als Gegenbeispiel nimmt: Es gibt zwar einen FAQ-Bereich, aber ich finde selten eine Antwort, ohne dass mein Problem dadurch noch komplizierter wird.

Genau wie NetSuite kann SalesForce ein bisschen zu groß sein. So groß, dass es schwer wird zu verstehen, welches Feature du überhaupt nutzen solltest. Von den eingebauten, den Drittanbieter- und den neu veröffentlichten Features.

Es ist außerdem teurer im Betrieb. Ich höre immer wieder, dass Unternehmen viel Geld in Custom-Entwicklung für SalesForce stecken. Nimm die Preise also mit Vorsicht, denn die echten Kosten können 50% bis 100% höher liegen, wenn du Custom-Entwicklung oder laufende Beratung einrechnest.

Pricing: Von 75 € pro Nutzer und Monat bis 300 € pro Nutzer und Monat.

Für große Teams kann das schnell teuer werden. Aber es vereinfacht deine Prozesse so stark, dass es die Investition wahrscheinlich wert ist.

Pflicht-Features:

Nice-to-have-Features:

Netsuite

Netsuite ist vielseitig.

Und wirklich mächtig.

Es hat alles. Aber so viele Optionen, dass du irgendwann gar nicht mehr weißt, was überhaupt möglich ist.

Das Tool kann alles. Außer Solaranlagen installieren.

Du kannst es nach deinen Vorstellungen anpassen, wenn du die IT-Ressourcen (Budget und Leute) hast und bereit bist, so ein Projekt zu stemmen.

Es kann Projektmanagement abbilden, ist ein Buchhaltungssystem und ein Lager-Tool.

Es gibt eine solar-spezifische NetSuite-Version namens Solar Success von Blubanyan.

Die lieben Solar. Und sie kennen Solar.

Trotzdem kann das Tool für manche zu mächtig sein.

Jede Anpassung muss von Profis umgesetzt werden.

Du wirst nicht mal eben schnell selbst etwas ändern, wie bei einem No-Code- oder Drag-and-drop-Tool.

Sehr teuer. Vor allem, weil es B2B-Verhandlungen mit Oracle sind, du es nicht einfach selbst einrichten kannst und Agenturen oder Entwickler brauchst, um Setup und Anpassungen umzusetzen.

Und Scanner oder andere Add-ons sind genauso teuer.

Pflicht-Features:

Nice-to-have-Features:

Microsoft Dynamics

Schöne UI, moderner Look und sehr, sehr mächtig.

Es wirkt ziemlich „corporate“, was man bei so einem großen Tool auch erwartet. Aber wenn es sauber aufgesetzt ist, hast du eine sehr zuverlässige Maschine.

Die meisten CRMs haben eine Pipeline mit Schritten in einer Reihenfolge.

Diese Schritte sind in Solar-Betrieben zwar meist sequenziell, aber Genehmigungen und Netzanschluss können parallel laufen.

Die meisten CRMs tun sich schwer damit, parallele Schritte abzubilden, weil sie auf eine einzelne „sequenzielle“ Pipeline setzen.

Dieses hier nicht.

Microsoft Dynamics kann parallele Schritte abbilden, indem ein Projekt gleichzeitig in mehreren Pipelines ist.

Du ahnst es: Setup und Betrieb sind ohne externe Hilfe schwierig. Genau wie bei SalesForce, NetSuite oder den meisten CRMs dieser Größenordnung und Leistung.

Rechne mit 1.500 € pro Tenant und Monat, wenn du es nutzen willst.

Pflicht-Features:

Nice-to-have-Features:

SolarNexus

Gebaut wie ein Panzer, läuft wie ein Panzer.

SolarNexus ist die Definition von zuverlässig. Es macht, was es soll, wenn es soll. Es ist nicht glamourös und hat nicht diese Marketing-Aura wie andere CRMs.

Aber der CEO kennt Solar.

Er hat aus einer sehr funktionalen Perspektive gebaut, was ein Solar-Unternehmen braucht, ohne Branding und Marketing-Schnickschnack.

Und genau das hat er gemacht.

Es ist ein All-in-one-Tool von Angebot bis Design, Projektmanagement und sogar mit Anbindung an Buchhaltungssysteme wie Quickbooks.

Die Lernkurve ist nicht so steil wie bei den großen CRMs. SolarNexus ist ein kleines Unternehmen, und wenn nötig kann man mit dem Inhaber sprechen. Sie haben hunderte Kunden und behandeln Solar-Installateure wirklich gut.

Ein offensichtlicher Schwachpunkt: Die UI ist veraltet und wirkt ziemlich alt.

Außerdem zwingt es dich, Dinge „auf SolarNexus-Art“ zu machen. Das kann je nach deiner Bereitschaft, dich anzupassen, Vorteil oder Nachteil sein.

Das Beste: SolarNexus ist ziemlich bezahlbar. Es startet bei 90 € pro Nutzer und Monat.

Pflicht-Features:

Nice-to-have-Features:

JobNimbus

Dieses Tool wurde in der Solarbranche massiv vermarktet. Aber hinter all dem Marketing steckt nicht besonders viel solar-spezifisches Know-how.

Das klingt vielleicht hart, aber wir sehen das immer wieder.

Unter der Haube ist es ein relativ einfaches CRM.

Die meisten Solar-Betriebe, die wir mit JobNimbus kennen, suchen nach einem Ausweg.

Ich gebe aber zu: Die UI wirkt ordentlich. Du kannst Boards, Projekte, Work Orders nutzen und das alles mischen.

API-Keys kannst du leicht generieren, also kann es sich mit anderen Systemen integrieren.

Es gibt auch Features wie Workflows, die die Navigation etwas erleichtern.

JobNimbus startet bei einem typischen Branchenpreis, 200 € pro Tenant und Monat.

Pflicht-Features:

Nice-to-have-Features:

10. Neue Solar-CRMs, die gerade entstehen und Marktanteile gewinnen

• Open Solar
• Enerflo
• Coperniq

Sag uns Bescheid, wenn wir einen CRM-Anbieter vergessen haben.

Übrigens: Melde dich, wenn du mehr über unsere Schwesterfirma SunCRM erfahren willst. Das ist das erste solar-spezifische Hubspot CRM, gebaut von Solar-Installateuren für Solar-Installateure.