Das beste Solar-CRM. Die Meinung eines echten Solar-Installateurs

Meld dich, wenn du mit deinem aktuellen Customer Relationship Management System (CRM) in einer Hassliebe steckst.

Oder, Gott bewahre, wenn du immer noch in Spreadsheetville lebst.

Wenn wir für jedes Gespräch während unserer Audits mit Solar-Installateuren jeder Größe, in dem der Satz „Wir sind mit unserem aktuellen CRM nicht zufrieden“ fällt, einen Euro bekommen würden, könnten wir Sunvoy kostenlos anbieten.

Und trotzdem schreiben wir hier einen ganzen Beitrag zu diesem kontroversen Thema.

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Unsere Empfehlungen

Wenn du es eilig hast und einfach nur wissen willst, was wir empfehlen, hier die Kurzfassung:

Warum wir dazu etwas sagen können

Bevor wir einsteigen, räumen wir ein paar Dinge aus dem Weg:

Das hier ist kein typisches Google-Suchergebnis.

Wir sind vor allem selbst ein führender PV-Installateur im Privatkundengeschäft mit 60+ Mitarbeitenden und 10 Mio. €+ Umsatz. Und wir stehen selbst den ganzen Tag auf Dächern:

Und auch wenn unser Kundenportal und unsere Fleet-Management-Software Sunvoy KEIN CRM ist, haben wir sehr viel Erfahrung mit den unterschiedlichsten CRMs. Und wir wissen ziemlich gut, wie man hochwertige Software baut.

Unser CTO hat entweder selbst oder als Verantwortlicher die Integrationen mit zwei Dutzend verschiedenen CRMs gebaut, intensiv mit deren komplexen APIs gearbeitet und einen tiefen Blick hinter die Kulissen bekommen, wie Solar-Installateure unterschiedlichster Größe mit ihren CRMs arbeiten.

Unser CEO hat den Großteil seiner Karriere mit den verschiedensten CRMs gearbeitet, sogar schon bevor es die SaaS-Kategorie überhaupt gab, inklusive Branchenriesen wie SAP oder MS Access. Er hat auch ein paar Mal versucht, sein eigenes CRM zu bauen und ist dabei (zu Recht) gescheitert. Dabei hat er wertvolle Ressourcen verbrannt, die er besser in Dinge gesteckt hätte, die wirklich zählen.

Außerdem haben wir mit all unseren aktuellen Kunden ausführlich darüber gesprochen, was sie an ihrem CRM lieben oder hassen (inklusive der genauen Aussagen weiter unten).

Kurz gesagt: Wir wissen ein paar Dinge darüber, wie du das richtige CRM für deinen Solar-Betrieb auswählst. Und wir haben versucht, das alles in einem einzigen Beitrag zusammenzufassen, damit du die Top-Optionen nicht selbst durchkauen musst.

(Wir bieten sogar 100% kostenloses HubSpot Consulting für jeden Solar-Installateur an, weil wir von Kollegen so viele Fragen zum richtigen CRM bekommen haben.)

1. Das perfekte CRM gibt es nicht.

Wenn es das gäbe, würde nicht alle paar Jahre wieder ein neues Unternehmen versuchen, es zu bauen. CRM-Anbieter sagen dir das natürlich nicht, weil sie Marketing machen müssen und dich lieber von ihren Stärken überzeugen als von ihren Schwächen.

Der Grund, warum es das perfekte CRM nicht gibt: Jedes Unternehmen und die Menschen darin sind anders. Jeder hat eigene Anforderungen und setzt andere Schwerpunkte. Die richtige CRM-Wahl ist deshalb immer eine Entscheidung darüber, was für dein Unternehmen jetzt und in absehbarer Zukunft am wichtigsten ist.

Was für einen Top-Installer im Privatkundensegment funktioniert, muss für den nächsten nicht passen. Und was dieses Jahr für dich passt, muss nächstes Jahr nicht mehr funktionieren.

Meistens fokussieren CRMs auch unterschiedliche Dinge. Wenn du ein sehr datenlastiges, aber mächtiges CRM willst, leidet oft die User Experience bei Geschwindigkeit und Design. (Denk an Microsoft Dynamics, SalesForce oder NetSuite.)

Wenn du dagegen eine extrem schnelle, schöne und einfach zu bedienende Oberfläche willst, bedeutet das oft auch, dass du nicht alles beliebig anpassen kannst, weil das die sorgfältig gebaute Experience kaputt machen würde. (Denk an Copper, Zoho oder HubSpot.)

Auch wenn wir uns wahrscheinlich einig sind, dass es das perfekte CRM nicht gibt und man immer Vor- und Nachteile abwägen muss, können wir uns genauso darauf einigen, dass es viele schlechte CRMs gibt. („Schlecht“ im Sinne von: passt nicht zu Solar-Installateuren.)

Bevor wir uns das anschauen, schauen wir aber erst mal darauf, wie die meisten Solar-Betriebe überhaupt starten:

2. Warum Spreadsheets schlimmer sind als ein schlechtes CRM

Wir alle haben wahrscheinlich eine Zeit lang in Spreadsheetville gelebt. Und wenn ihr nur zu zweit im Transporter unterwegs seid oder nicht viele Projekte und Mitarbeitende parallel jonglieren müsst, funktioniert das auch.

Das Problem ist: Es wird sehr schnell unübersichtlich.

Spreadsheets sind in einer Sache richtig gut:

Tabellarische Daten und komplexe Formeln.

Aber sie sind nicht dafür gemacht, komplexe Beziehungen zwischen verschiedenen Objekten wie Projekten, Kontakten und Firmen sauber abzubilden und nachzuverfolgen. Noch schlimmer wird es, wenn du verschiedene Dimensionen über unterschiedliche Zeiträume auswerten willst.

Und auch wenn die Formeln mächtig sein können, gibt es in deiner Firma wahrscheinlich genau eine Person, die sie versteht. Und die ist zu beschäftigt, um sie zu fixen, wenn sie zwangsläufig kaputtgehen, weil es keine Schutzmechanismen gibt.

Spreadsheets sind nicht für Wachstum gemacht. Sie sind das falsche Tool. Du brauchst etwas Besseres, wenn du anfängst, tausende Leads oder hunderte Projekte pro Monat zu managen.

3. Was ein schlechtes CRM für Solar-Installateure ausmacht

Aus unserer eigenen schmerzhaften Erfahrung (und dem, was wir bei Unternehmen sehen, die gerade in so einer Lösung feststecken) können wir sagen: Die schlechtesten CRMs sind entweder die, die wie ein einfaches Spreadsheet funktionieren wollen, oder die, die so überkompliziert sind, dass du einen Entwickler brauchst, oder schlimmer noch eine ganze IT-Abteilung, sobald du etwas anpassen willst.

Einfache CRMs verbessern die Spreadsheet-Erfahrung natürlich in irgendeiner Form. Sonst gäbe es sie nicht. Sie erleichtern dir den Umstieg, weil vieles so bleibt, wie du es schon kennst. (Denk an Asana oder Monday.com.)

Am Ende sind sie aber den Problemen, die du mit Spreadsheets hast, zu ähnlich, um langfristig wirklich hilfreich zu sein.

Eine der wichtigsten Aufgaben eines CRMs ist, mit deinem Unternehmen mitzuwachsen. Deine Anforderungen bei 5 Mitarbeitenden sind nicht die gleichen wie bei 50 oder 500. Trotzdem willst du nicht alle paar Neueinstellungen durch den Schmerz eines CRM-Wechsels gehen.

Auch wenn es am Anfang einfacher (und weniger schmerzhaft) sein kann, auf ein einfaches CRM wie Monday.com oder Asana zu wechseln. Wenn du ohnehin den Aufwand hast, ein CRM einzuführen, empfehlen wir dringend, direkt ein wirklich leistungsfähiges zu nehmen und nicht nur ein aufgehübschtes Spreadsheet.

Leider ist das andere Ende des Spektrums nicht automatisch besser. Wenn jede kleine Änderung Meetings mit teuren Beratern bedeutet, Beratungsrechnungen nach sich zieht und du monatelang warten musst, bis etwas umgesetzt ist, bremst dich dein CRM aus, statt dir zu helfen. NetSuite und SalesForce können genau in diese Kategorie fallen (auch wenn es funktionieren kann, wenn du das akzeptierst und bewusst so spielst).

4. Warum brauchst du überhaupt ein Solar-CRM?

Bevor wir starten, definieren wir ein paar Begriffe.

Was ist ein CRM?

Ein Customer Relationship Management (CRM) ist ein Tool, das die Infos zu deinen Kunden und deinen verkauften Anlagen an einem Ort sammelt.

Ein CRM enthält typischerweise Informationen über einen Kunden (z.B. Vor- und Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse usw.) und verknüpft sie mit einem oder mehreren Projekten. Diese Projekte enthalten dann z.B. die verkaufte Modulanzahl, kW, den Wechselrichtertyp und viele weitere Details.

Außerdem hält es fest, in welcher Phase sich ein Projekt befindet. Also z.B. ob es noch ein Lead ist, ein unterschriebener Vertrag oder wo genau es im Bauprozess steht.

Projects, Deals, Jobs, Contracts, Systems: Alles Begriffe, die für einen verkauften Vertrag genutzt werden, der vom Vertrieb ins Operations-Team übergeht. Je nach Installer und CRM werden diese Begriffe oft gleichbedeutend verwendet.

Leads, Target, Contacts, People, Person: Eine Person, die etwas bei deinem Solar-Betrieb gekauft hat oder kaufen will.

Wenn ein Solar-Betrieb von ein paar Mitarbeitenden, die Kundennamen auswendig kennen, auf 10, 50 oder 100+ Mitarbeitende wächst, mit mehreren Teams und Standorten, steigt auch der Bedarf an klaren Übergaben zwischen Abteilungen. Dafür brauchst du eine Möglichkeit, die wichtigsten Unternehmensdaten sauber zu verwalten.

Manche starten mit Stift und Papier oder dem digitalen Pendant, Excel-Tabellen. Aber irgendwann müssen zu viele Menschen die Daten ansehen und aktualisieren. Dann funktionieren Spreadsheets nicht mehr.

Selbst wenn du gute Software für Solar-Installateure nutzt, ändern sich deine Anforderungen mit der Zeit. Du brauchst neue Funktionen und manchmal auch ein anderes CRM. Ein gutes CRM entwickelt sich organisch mit, bis du irgendwann herauswächst.

Es gibt sehr, sehr viele CRMs.

Manche wurden speziell für die Solarbranche gebaut, wie SolarNexus, Coperniq oder Enerflo.

Andere tun so, als wären sie solar-spezifisch, haben aber eigentlich nur eine dünne Schicht über Standard-CRM-Funktionen, wie JobNimbus oder BuilderTrend.

Und wieder andere werden in vielen Branchen genutzt und haben vielleicht eine Solar-Variante, wie HubSpot oder Netsuite.

Und damit zurück zur Frage:

Welches Solar-CRM sollte ich nutzen?

3. Fünf essenzielle Features, die jedes CRM haben muss

Bevor wir zu konkreten Empfehlungen und Reviews kommen, legen wir ein paar Grundregeln fest.

1. Verknüpfungen zwischen verschiedenen Objekten

Zum Beispiel: Ein Lead wird zu einem Kontakt, der mit verschiedenen Solar-Projekten verknüpft ist.

Eine saubere Verbindung zwischen Kontakt und Projekt ist entscheidend, damit alles ordentlich bleibt. Und sie muss flexibel genug sein, um mehrere Projekte pro Kunde abzubilden. Oder mehrere Kunden pro Projekt (z.B. Ehepartner oder ein Unternehmen mit mehreren Eigentümern).

Ich erkläre das am besten mit einem Beispiel, wie wir das früher bei Ipsun gemacht haben:

Bevor wir bei Ipsun Solar irgendein IT-Tool für Solar-Installateure genutzt haben, haben wir Excel verwendet. Die Tabelle hatte Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Dann gab es eine Spalte „comment“.

Mit der Zeit kamen weitere Spalten dazu, z.B. „kW proposed“ und „Date signed“, je weiter der Lead in der Kaufreise vorangekommen ist.

Diese starke Verknüpfung zwischen Kunde und Projekt hat in Excel aber eine klare Grenze, weil du einen Kunden nur mit EINEM Projekt verknüpfen kannst. Ein gutes CRM sollte einen Kunden dagegen mit vielen unterschiedlichen Projekten und Objekten verknüpfen können.

Interessanterweise haben einige kleinere oder „flexible“ CRMs wie Monday oder Asana keine starke Verknüpfung zwischen Kontakt und Projekt.

Das heißt: Der CRM-Nutzer kann machen, was er will. Das ist super für den einzelnen Mitarbeiter, langfristig aber ein Totalschaden.

Zum Beispiel kann ein Solarprojekt „Jacks Solarprojekt“ heißen, und ein anderer Mitarbeiter nennt es „Jack 123 Shiny Avenue“. Nach einer Weile ist das Chaos perfekt und niemand findet die Daten, weil der Kunde Jack nicht sauber am Projekt hängt.

Wenn du als Unternehmen wachsen willst, brauchst du klarere Prozesse. Und Software, die einschränkt, wie Daten erfasst werden, ist ein Teil dieser Entwicklung.

2. Unterschiedliche Pipelines für unterschiedliche Prozesse

Du brauchst mindestens zwei Pipelines, um zwei sehr unterschiedliche Prozesse zu tracken: Vertrieb und Operations.

Was ist die Sales-Pipeline? Das sind Interessenten, die sich über deine Marketingkanäle gemeldet haben, aber noch keine Kunden sind.

Was ist die Operations-Pipeline? Das sind Interessenten, die einen Vertrag unterschrieben haben und jetzt vom unterschriebenen Vertrag bis zur fertig installierten Anlage geführt werden müssen.

So sieht unsere Sales-Pipeline bei Ipsun aus, mit verschiedenen Schritten, während sich der Kontakt vom Erstkontakt bis zum unterschriebenen Vertrag bewegt:

Bei Ipsun nutzen wir Spalten mit „Low, Mid und High“ Wahrscheinlichkeit, um potenziellen Umsatz zu tracken. Die beste Spalte ist „Closed Won“.

Dann haben wir eine ganz andere Operations-Pipeline, die die Schritte vom unterschriebenen Vertrag bis zur fertig installierten Anlage abbildet:

Wenn du sowohl Gewerbe- als auch Privatkundenprojekte machst, sehen Vertrieb und Installation zwischen den beiden oft sehr unterschiedlich aus. Idealerweise kann dein CRM mehrere Operations-Pipelines parallel abbilden und unterschiedliche Prozesse innerhalb jeder Pipeline darstellen.

3. Automatisierung

PV per E-Mail, SMS und Telefon zu verkaufen ist wie alles andere zu verkaufen. Du musst jemanden kontaktieren und dann nachfassen. Außer du bist irgendein Sales-Zauberer, der sofort Abschlüsse produziert.

Als junger Verkäufer musste ich dieses Nachfassen manuell machen. Heute schreiben wir die Follow-up-Mails vor, bevor wir sie überhaupt senden müssen. Der Fokus liegt darauf, im ersten Kontakt echten Mehrwert zu liefern.

Das Ergebnis: Der Lead hat das Gefühl, eine persönliche E-Mail zu bekommen. Und jede enthält neuen Inhalt, der ihn in seiner Kaufentscheidung weiterbringt. Für mich ist der Vorteil: Das Ganze ist vollautomatisiert, und ich und unser Team können uns auf andere Aufgaben konzentrieren.

Aber: Die meisten CRMs sind darin nicht besonders gut, vor allem nach der Lead- und Sales-Phase, weil ihnen schlicht die relevanten Daten fehlen.

Deshalb haben wir in Sunvoy eine eigene leistungsstarke Automations-Plattform gebaut, mit der du zum Beispiel:

• Tickets öffnen kannst, wenn die tatsächliche Produktion unter einen bestimmten Anteil der erwarteten Produktion fällt
• automatisch um eine Bewertung bitten kannst, sobald ein Projekt die Netzfreigabe bekommen hat
• oder personalisierte und relevante Meilenstein-Updates an wichtigen Tagen an Kunden schicken kannst (z.B. zum „Geburtstag“ der Anlage oder wenn sie die ersten 1000 kW saubere Energie produziert hat)

4. Dashboard und Reporting

Eine Solar-Firma zu führen ist hart. Das wissen wir besser als jeder andere.

Vor allem, weil du die Menschen-Seite ausbalancieren musst, Mitarbeitende motivierst und gleichzeitig ein Unternehmen führst, das finanzielle und operative Stabilität braucht.

Dein CRM hilft dir nicht dabei, mit deinen Leuten zu sprechen und sie anzuzünden. Aber dein CRM sollte dir auf jeden Fall helfen, deine Solar-KPIs sichtbar zu machen und dir auf einen Blick zu zeigen, wie du dastehst.

KPI steht für Key Performance Indicator.

Manche sagen auch, es sollte für Keep your People Informed/Interested/Involved/Inspired stehen.

Ein Solar-CRM braucht starkes Reporting in zwei Bereichen: Sales-Pipeline und Operations-Pipeline.

Du solltest die Größe deiner Sales-Pipeline auf einen Blick sehen und wissen, wo ALLE deine Projekte in den verschiedenen Bauphasen stehen, damit du Engpässe erkennst und schnell handeln kannst.

Du solltest außerdem sehen, wie gut dein Marketing funktioniert, und die Conversion Rate (also den Anteil der Interessenten, die zu Kunden werden) nach Lead-Quelle tracken, damit du weißt, wo du mehr Gas geben solltest.

Manche CRMs haben Standard-Reports. Andere lassen dich Reports per Drag-and-drop anpassen und mit Filtern konfigurieren.

5. CRM-Integrationen

Du solltest dich einfach mit Drittanbieter-Software wie Docusign, Quickbooks und hunderten anderen Tools verbinden können.

Idealerweise ist es Plug-and-play oder du bekommst zumindest Zugriff auf offene APIs, um im Notfall selbst etwas zu bauen. (Wir sprechen weiter unten darüber, warum du ein CRM vermeiden solltest, das für einfache Integrationen und Aufgaben zwingend Custom-Programmierung braucht.)

Ein paar Beispiele:

Die Kontaktdaten eines Leads sollten einfach in dein CRM fließen, entweder über:

1. eine API aus einem Lead-Gen- oder List-Building-System
2. ein E-Mail-Postfach, das relevante Infos automatisch zieht
3. Webforms auf deiner Website, die Lead-Daten direkt ins CRM schreiben

Niemand sollte Infos noch manuell eintippen müssen, außer ein Lead ruft im Büro an.

Das macht alles schneller und reduziert typische menschliche Fehler.

Und um diese Fehler weiter zu vermeiden: Sobald ein Kontakt im CRM ist, sollte er niemals wieder irgendwo anders manuell kopiert werden müssen. Genau dabei hilft Sunvoy, weil Solar-Firmen viele verschiedene Plattformen nutzen, die meistens nicht sauber mit Standard-CRMs integriert sind.

4. Fünf „nice to have“-CRM-Features

1. E-Mail-Listen erstellen

Wir alle schicken verschiedene E-Mails an verschiedene Empfängerlisten. Und jedes Mal ist der Ablauf derselbe.

Du hast eine Idee, du erstellst den Inhalt, dann baust oder aktualisierst du eine Liste mit den Leuten, an die es rausgehen soll.

Im Idealfall bleibt diese Liste automatisch aktuell. Mit neuen Personen, die die Kriterien erfüllen, Personen, die sich abgemeldet haben usw.

Wenn jemand einen Vertrag unterschreibt, sollte diese Person automatisch von der Lead-Gen-Liste in die Kundenliste wechseln.

So einfach wie 1, 2, 3. Trotzdem kann nicht jedes CRM überhaupt Marketing-E-Mails verschicken. Und wenn doch, ist Segmentierung und automatische Aktualisierung nicht immer einfach.

2. Gute UI

Nur weil eine Software alle nötigen Felder hat, heißt das nicht, dass Leute sie gerne nutzen. Deine Daten sind nur so gut wie die Mitarbeitenden, die sie im CRM pflegen. Und sie werden das CRM deutlich mehr nutzen, wenn es sich gut anfühlt.

Erinnerst du dich an den Moment, wenn du speichern wolltest und dann plötzlich komische rot markierte Felder auftauchten, bei denen du nicht weißt, was du eintragen sollst. Und du kannst nicht speichern?

Oder du hast aus Versehen das Browserfenster geschlossen und alle ungespeicherten Änderungen sind weg. Ohne Warnung?

Oder du wolltest eine schnelle 5-Sekunden-Änderung machen, aber allein das Suchen und Laden des Projekts hat ewig gedauert?

Das ist alles schlechte UI.

Und schlechte UI bedeutet weniger Produktivität.

Sie bremst dich im Alltag aus und macht Aufgaben, die eigentlich easy sein sollten, zu einer frustrierenden Erfahrung, die dir und deinem Team Energie zieht.

3. Aufgaben

Jeder Mitarbeiter kann eine Aufgabenliste bekommen, die schon mit Personen oder Projekten verknüpft ist.

Du denkst wahrscheinlich: So Aufgaben zu managen ist nahtlos. Ja, ist es auch.

Jack in der 123 Shiny Avenue kann in Sekunden mit einem deiner Mitarbeitenden verknüpft werden.

Und du reduzierst wieder menschliche Fehler. Wenn du viel Volumen hast, rutscht schnell mal etwas durch. Aber wenn Aufgaben automatisch erstellt werden und dein Team Benachrichtigungen bekommt, kannst du ziemlich sicher sein, dass fast nichts untergeht.

4. Buchhaltung

Du brauchst eine starke Verbindung zwischen deinem CRM und deinem Buchhaltungssystem wie Quickbooks oder etwas Anspruchsvollerem wie NetSuite.

Idealerweise willst du automatisierte Forderungen, sodass jedes Mal, wenn ein Projekt in deiner Operations-Pipeline einen Meilenstein erreicht, automatisch eine Rechnung an den Kunden rausgeht.

5. Lagerverwaltung

Viele Solar-Firmen haben Lager. Dann brauchst du eine starke Verbindung zwischen Buchhaltung, Lagerverwaltung und CRM, damit diese Systeme sauber miteinander sprechen.

Deine Bank gibt dir eine Kreditlinie, die oft an dein Lager gebunden ist. Zum Beispiel kann die Höhe deiner Kreditlinie 50% deines Lagerwerts und 70% deiner offenen Forderungen betragen.

Kurz gesagt: Deine Kreditlinie hängt am Lager.

Viele Solar-Firmen müssen ihrer Bank monatlich oder quartalsweise Lagerreports liefern, um die Kreditlinie anzupassen. Deshalb willst du, dass dein Lager mit deiner Buchhaltung und deinem CRM synchronisiert ist, damit du nicht Stunden damit verbringst, ein paar Basics zu beantworten.

5. Interviews mit Solar-Installateuren zu ihrem CRM

Wie ich am Anfang gesagt habe, haben wir viele Jahre Erfahrung darin, verschiedene CRMs zu finden und auszuprobieren, um unser eigenes Solar-Geschäft zu betreiben.

Aber wir sind nicht die einzigen.

Wir haben unsere Solar-Freunde drei einfache Fragen zu ihrem Solar-CRM gefragt:

• Wofür nutzt du dein Solar-CRM?
• Was gefällt dir an deinem Solar-CRM?
• Was gefällt dir nicht an deinem Solar-CRM oder wo sind die Grenzen?

SalesForce: Interview mit Greenspark

Wofür nutzt du SalesForce?

Lead-Erfassung, Lead- und Sales-Tracking, Management von Privatkunden-Operations und Projekten, außerdem einige Aufgaben im Gewerbe, aber kein vollständiges kommerzielles Projektmanagement. Außerdem managen wir O&M in SalesForce.

Was gefällt dir an SalesForce?

Eine einfach zu bedienende UI, um komplexe Szenarien und Workflows zu bauen. Du kannst dein eigenes Reporting, Automatisierungen und Workflows erstellen. Es gibt eine riesige Community, dadurch findet man für fast jedes Problem schnell eine Antwort.

Was gefällt dir nicht an SalesForce?

Salesforce fügt ständig neue Features hinzu und drängt dich manchmal, etwas Neues zu nutzen, obwohl du mit der alten Funktion zufrieden warst. Wenn ein Report zu komplex wird, exportieren wir wieder nach Excel, um die Analyse dort zu machen, statt in Salesforce zu bleiben.

SolarNexus: Interview mit Micah Breeden von Allterra Solar

Wofür nutzt du SolarNexus?

Für alles, von Vertrieb bis Operations. Wir nutzen es sogar, um Angebote zu erstellen und Support-Tickets sowie Work Orders zu tracken.

Was gefällt dir an SolarNexus?

Es ist sehr solar-spezifisch. Eine All-in-one-Software, die uns von Sales bis Operations & Maintenance unterstützt.

Was gefällt dir nicht an SolarNexus?

Die UI wirkt sehr alt und ist nicht anpassbar. Das kann gut sein, weil alle Mitarbeitenden so auf derselben Spur bleiben und du nicht darauf wartest, dass sich ständig etwas ändert. Es kann aber auch stark einschränken.

HubSpot: Interview mit Ipsun Solar

Wofür nutzt du HubSpot?

Wir nutzen HubSpot für Marketing, Vertrieb und Customer Service. Wir tracken Leads, managen unsere Sales-Pipeline und steuern unsere Operations. Sowohl für neue Projekte als auch für Wartung bei bestehenden Anlagen.

Was gefällt dir an HubSpot?

Es hat viele nützliche Tools direkt eingebaut, z.B. NPS-Tracking, Kalenderlinks zum Terminbuchen, Dateiversand mit Open-Rate-Tracking, E-Mail-Statistiken und Klick-Tracking. Außerdem gibt es einen guten App Store, mit dem du dein CRM über Drittanbieter-Tools erweitern kannst.

Was gefällt dir nicht an HubSpot?

Die mobile Version ist nicht wirklich mobilfreundlich. Und es fehlen ein paar fortgeschrittene Features wie Lagerverwaltung oder Dispatching von Wartungsteams. Dafür nutzen wir spezialisierte Drittanbieter-Software.

6. Sechs Learnings aus der Arbeit mit mehreren Solar-CRMs

Ich habe mit vielen Solar-Firmen gearbeitet und ihnen dabei zugesehen, wie sie ihr CRM und ihren Solar-Tech-Stack nutzen.

Von all den Dingen, die ich auf diesem Weg gelernt habe, sind das hier die wichtigsten:

1. Der günstigste und schnellste Weg, deine CRM-Probleme zu lösen: geh tiefer in dein aktuelles CRM rein.

Es passiert oft, dass jemand ein Feature will, das sein CRM angeblich nicht hat. Oder dass man sich beschwert, die Software könne etwas nicht, das man braucht.

Wenn du also gerade googlest, welches Solar-CRM das beste ist, stehen die Chancen gut, dass dein CRM das, was du suchst, bereits kann.

Bevor du also das CRM wechselst, was dein Unternehmen viel Geld und Zeit kostet und für riesige Ablenkung sorgt, nimm dir bitte die Zeit und schau dir nochmal an, was dein CRM wirklich kann.

Manchmal lohnt es sich sogar, einen Experten zu holen und ihn dafür zu bezahlen, die Machbarkeit deiner Anfrage zu prüfen.

Denk an die Kosten für Schulungen, Meetings und den ganzen CRM-Wechsel. Und danach entscheide, ob ein bisschen Custom-Code oder ein zusätzliches Feature wirklich schlechter ist als ein Wechsel.

2. Datenfluss: All-in-one ist besser.

Ich habe viele Solar-EPCs gesehen, die Marketing und Leads in einer Plattform tracken, den Vertrieb in einer zweiten Plattform und nach dem Abschluss läuft alles in einem dritten Operations-Tool.

Jedes Mal, wenn Daten von einem Tool ins nächste wandern, gehen Daten verloren. Du verschwendest Zeit beim Übertragen. Und du riskierst, dass Daten falsch übertragen werden, Tippfehler enthalten oder nicht kompatibel sind.

Wenn sich etwas an einer Stelle ändert, kommt diese Änderung wahrscheinlich nicht in den anderen Plattformen an.

Wenn all diese Menschen und Abteilungen ein Tool nutzen, bleiben Daten synchron, Copy-Paste fällt weg und alles wird effizienter.

Bessere Datenqualität = auf lange Sicht Geld sparen

3. Flexibilität passt nicht zu strikten Prozessen fürs Wachstum

Manche CRMs sind sehr flexibel und schnell einzurichten. Eigentlich zu flexibel.

Wie oben gesagt, sind sie oft sehr nah an Spreadsheets. Deshalb lieben kleine Teams sie.

Jeder nutzt es so, wie er möchte, und versteht meistens nicht, dass andere es anders nutzen.

Das Problem: Wenn ein Unternehmen wächst, brauchst du mehr Struktur und Prozesse, damit du mehr Arbeit sauber und standardisiert abwickeln kannst.

Die Übergabe von Vertrieb an Ops wird kritisch. Genauso wie die Übergabe vom geplanten Projekt an das Montageteam.

Dafür müssen alle mit denselben Daten und klaren Prozessen arbeiten, nicht jeder nach eigenem Stil.

Kurz gesagt: CRMs wie Asana, Trello, Monday.com sind gut zum Starten, aber ihnen fehlt die strikte Struktur und sogar eine starke logische Verknüpfung zwischen den wichtigsten CRM-Elementen. Deshalb passen sie nicht zu großen Teams und API-Automatisierung.

4. Verlier dein Ziel nicht aus den Augen.

Das beste CRM ist das, das dir hilft, dein Unternehmen zu führen. Manchmal ist es besser, kein fancy Tool zu nutzen, wenn es mehr Kopfschmerzen und mehr Arbeit verursacht als eine einfache Excel-Tabelle. Das gilt besonders, wenn du noch sehr klein bist und gerade erst startest.

5. Ein guter Tech-Stack ist notwendig.

Mit einem starken Solar-Tech-Stack verbringst du mehr Zeit damit, dein Unternehmen wachsen zu lassen, und weniger Zeit damit, Daten hin und her zu schieben.

Im Kern deines Solar-Tech-Stacks steht dein CRM.

Das heißt: Es muss mit anderer Software integrierbar sein.

Manche Tools sind allgemein, wie Docusign und Quickbooks. Andere sind solar-spezifisch, wie Aurora Solar, Helioscope oder SolarGraf, Drone Deploy und Solar Design Tools.

6. Communities können wirklich helfen.

Software wie SalesForce oder HubSpot hat riesige Communities, in denen Nutzer sich gegenseitig helfen. Dazu kommen Drittanbieter-Entwickler, Projektmanager, Onboarding-Services und vieles mehr.

Das erspart dir den Stress, im Internet nach Antworten zu suchen, die nicht zu deinem CRM passen.

Bleib bei dem, was du gut kannst. (Ich vermute: Solaranlagen installieren.)

CRM-Migration ist nicht dein Kerngeschäft. Deshalb macht es Sinn, dir Hilfe zu holen, um die Daten umzuziehen.

Nur bei sehr kleinen Unternehmen ist es oft machbar und günstiger, Teile der Datenmigration intern zu erledigen.

7. Wann sollte ich mein CRM wechseln?

Gute Frage. Und weil wir Unternehmen führen, ist es am Ende eine Business-Entscheidung. Analytisch und emotional. Aber im Kern geht es um: „Wie viel Schmerz hältst du aus?“

Der Schmerz durch verlorenen Umsatz, weil Chancen nicht getrackt werden und Leads nicht automatisch nachverfolgt werden.

Oder einfach der Schmerz, jeden Tag mit einer schlechten UI zu arbeiten.

Ist dieser Schmerz größer als der Schmerz, ein neues CRM einzuführen, plus die Kosten für das neue CRM?

Behalte das im Kopf, bevor du googelst: „Welches Solar-CRM soll ich nutzen?“

1. Lernkurve.

Jedes CRM hat eine Lernkurve.

Du willst ein fortgeschrittenes CRM?

Dann rechne mit einer steileren Lernkurve.

In meinem Fall war unsere Lernkurve mit NetSuite zu groß für unser Unternehmen, als wir es damals für Buchhaltung und Lager eingeführt haben.

Klar, heute geht’s. Aber damals hat es uns viel Frust gekostet. Und bei ähnlichen Solar-Firmen sehen wir genau das immer wieder.

2. Implementierung.

Ein CRM-Wechsel ist ein echtes Projekt. Und jemand in deinem Unternehmen muss dafür verantwortlich sein.

Stell sicher, dass es Teil der Jobbeschreibung dieser Person ist, und dass andere sich auf diese Person verlassen können. Plane also frühzeitig und bereite dein Team auf die kommenden Veränderungen vor.

Idealerweise gibt es eine Person, die dediziert und verantwortlich für den großen Übergang ist.

Diese Person sollte auch den CRM-Anbieter und die Implementierungspartner steuern.

In manchen Fällen gibt es sogar ein spezialisiertes Team, das deine Daten aus deinem aktuellen Tech-Stack exportiert und ins neue CRM importiert.

3. Veränderung.

Ein Solar-Betrieb verändert sich mit der Zeit. Organisch.

Menschen kommen und gehen. Und auch die Art, wie Mitarbeitende dein CRM nutzen, verändert sich.

Ich gebe es ungern zu, aber bei Ipsun Solar haben wir zu viele doppelte Felder oder Felder, die wir nicht mehr nutzen.

Wir erstellen, aktualisieren und löschen Reports, Sequenzen und andere Dinge jeden Tag.

Ein CRM ist nie „fertig“.

Es entwickelt sich ständig weiter, weil sich die Anforderungen eines Solar-Betriebs laufend ändern.

4. Export.

Ein CRM ist die zentrale Wahrheit deiner Unternehmensdaten. Wenn du Daten exportierst, um etwas zu analysieren, kann das schnell zu Problemen führen, weil Daten dann nicht mehr synchron sind.

Sobald mir jemand sagt, dass er wöchentlich oder monatlich Daten exportiert, um etwas auszuwerten, ist das ein rotes Tuch.

Entweder kennt die Person nicht die Möglichkeiten ihres CRMs und arbeitet ineffizient. Oder das CRM passt nicht mehr zur Größe.

5. Organisches Datenwachstum.

Sorry, dass ich das immer wieder betone, aber…

Ein Solar-Betrieb ist aktiv und verändert sich ständig.

Ich habe noch niemanden getroffen, der sagt, sein CRM sei perfekt organisiert, ohne Duplikate oder Datenmüll.

Organisationen sind lebendig. Und wir sollten keine unrealistischen Erwartungen an unsere Tools haben.

Unser Ziel ist, Solaranlagen mit Hilfe unseres verlässlichen CRMs zu installieren, nicht umgekehrt.

6. Hol dir einen Experten.

Ich arbeite gerne in IT. Auch klassische ETL-Projekte (Extract, Transform, Load) für Daten zwischen Datenbanken.

Aber ist das die beste Nutzung meiner Zeit als CEO?

Und wenn ich einem unserer Solar-Mitarbeitenden ein IT-Projekt gebe, ist das die beste Nutzung unserer begrenzten Ressourcen?

Manchmal lohnt sich ein teurer Experte, damit wir uns darauf konzentrieren können, diese Solaranlagen zu installieren.

Wenn du aus irgendeinem Grund mit deinem Experten nicht zufrieden bist, hol dir einen anderen.

Wenn CRMs komplex werden, empfehle ich dringend, eine Person, Agentur oder Firma zu engagieren. Einen Dienstleister, der das schon gemacht hat und Erfahrung über Case Studies belegen kann.

Du sparst dir enorm viel Zeit und Frust.

8. Einordnung von Solar-CRMs nach Unternehmensgröße

Über die Zeit in Solar habe ich ein paar Beobachtungen gemacht.

Diese Beobachtungen haben mir geholfen, einen sinnvollen Bereich für Software für Solar-Installateure zu definieren, abhängig von der Größe des Betriebs.

Wichtig: Es gibt hunderte, wenn nicht tausende Installationsbetriebe. Ich kenne natürlich nicht jeden einzelnen. Das hier ist nur eine Beobachtung der Solar-EPC-Branche in den USA, die wir durch unsere Consulting-Arbeit ziemlich gut kennen:

Gute Solar-CRMs für etablierte Solar-Installateure mit 20 Mio. € bis 100 Mio. €+ Jahresumsatz:

•  NetSuite
•  Microsoft Dynamics
•  SalesForce

Gute Solar-CRMs für mittelgroße Solar-Installateure mit 2 Mio. € bis 20 Mio. € Jahresumsatz:

•  HubSpot
•  Zoho
•  SolarNexus
•  JobNimbus
•  Odoo

plus die CRMs, die größere Unternehmen nutzen (SalesForce, Netsuite und Microsoft Dynamics), wenn du die Kosten und den laufenden Aufwand tragen kannst

Wo kleinere Unternehmen eine Menge anderer Solar-CRMs nutzen und meist nicht zufrieden sind oder nicht auf Wachstum vorbereitet:

•   Selbstgebaute CRMs mit FileMaker, Microsoft Access oder Spreadsheets

•   Asana

•   Monday.com

•   Copper

•   Trello

•   Pipedrive

•   Pipefy

•   Podio

•   Quickbase

•   Clickup

•   Successware

•   BuilderTrend

9. Unser Vergleich von Solar-CRMs

HubSpot

HubSpot bewegt sich schnell, mit schnellen Änderungen und Verbesserungen.

Spring auf den Zug auf und gib Gas mit diesem CRM.

Ständig kommen neue coole Features dazu.

Aus irgendeinem Grund (wahrscheinlich gutes Marketing) fühlt sich HubSpot „cool“ an und vermittelt gute Vibes.

Das Setup ist einfach und die starken Features sind nicht zu kompliziert zu verstehen.

Die Herausforderung wird sein, die Einfachheit im CRM zu bewahren, wenn Funktionsumfang, Kundenanforderungen und Anpassungen immer weiter wachsen.

Es ist so einfach zu bedienen, dass sich die UI fast mit deinen Gedanken verbindet.

Und ihr Support ist ein echter Lebensretter.

True Story: Bei Ipsun haben wir uns gefragt, ob es irgendwann ein Limit gibt, wie oft man mit ihnen chatten oder telefonieren kann.

Wenn es ein Limit gibt, ist es extrem hoch.

Am Anfang war das Tool relativ simpel. Aber über die Jahre wird es immer komplexer. Irgendwann könnte es das nächste SalesForce werden.

Preise:

HubSpot kann je nach Sales Hub und Service Hub zwischen 20 € und 120 € pro Nutzer und Monat kosten.

Dazu kommen einmalige Setup- und Onboarding-Kosten. Ein Team mit zehn Personen kann für ein Jahrespaket irgendwo zwischen 500 € und 59.400 € zahlen.

Zusätzlich bietet HubSpot einen Marketing Hub an. Der liegt preislich zwischen 45 € pro Monat und 3.600 € pro Monat, abhängig von der Anzahl der Kontakte, die du erreichen willst.

Essenzielle Features:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Nice-to-have-Features:

•   E-Mail-Listen

•   Gute User Interface

•   Aufgaben

•   Buchhaltung

•   Lager

SalesForce

Etabliert, läuft stabil, verlässlich. Ein bekanntes CRM.

Du weißt, was du bekommst.

Die UI hat sich über die Jahre stark weiterentwickelt. Dadurch ist es ziemlich angenehm und umfassend zu nutzen. Gleichzeitig ist es im Hintergrund extrem мощig und wird von einer riesigen SalesForce-Community getragen.

Wenn ich NetSuite als Gegenbeispiel nehme: Es gibt zwar eine FAQ-Sektion, aber ich finde selten eine Antwort, ohne dass mein aktuelles Problem dadurch noch komplizierter wird.

SalesForce kann ein bisschen zu groß sein. So groß, dass es schwer wird, zu verstehen, welche Funktion man aus all den eingebauten, Drittanbieter- oder neu veröffentlichten Features überhaupt nutzen sollte.

Außerdem ist es teurer im Betrieb. Ich höre immer wieder, dass Unternehmen sehr viel Geld in Custom-Entwicklung für SalesForce stecken. Nimm die Preisangaben also mit Vorsicht, denn die tatsächlichen Kosten können 50% bis 100% höher liegen, wenn du Custom-Entwicklung oder laufende Beratung mit einrechnest.

Preise: Von 75 €/Nutzer/Monat bis 300 €/Nutzer/Monat.

Für ein großes Team kann das richtig teuer werden. Aber es vereinfacht Prozesse so stark, dass es die Investition vermutlich doppelt wert ist.

Essenzielle Features:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Nice-to-have-Features:

•  E-Mail-Listen
•  Gute User Interface
•  Aufgaben
•  Buchhaltung
•  Lager

Netsuite

Netsuite ist ein vielseitiges Tool.

Und ein extrem mächtiges.

Es hat alles drin, aber so viele Optionen, dass du irgendwann gar nicht mehr weißt, was überhaupt möglich ist.

Das Tool kann alles, außer Solarmodule installieren.

Du kannst es anpassen, wenn du die IT-Ressourcen (Budget und Leute) hast und bereit bist, so ein Projekt anzugehen.

Es kann Projektmanagement, es ist ein Buchhaltungssystem und ein Lager-Tool.

Es gibt eine solar-spezifische NetSuite-Version namens Solar Success von Blubanyan.

Die lieben Solar und kennen die Branche.

Trotzdem kann das Tool für manche einfach zu mächtig sein.

Jede Anpassung muss professionell gemacht werden.

Du wirst nicht mal eben selbst etwas ändern. Nicht mit No-Code oder Drag-and-drop.

Sehr teuer, vor allem weil es um B2B-Verhandlungen mit Oracle geht. Du kannst es nicht einfach selbst schnell einrichten. Du brauchst Agenturen oder Entwickler, die es aufsetzen und anpassen.

Und Scanner oder andere Add-ons sind genauso teuer.

Essenzielle Features:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Nice-to-have-Features:

•   E-Mail-Listen

•   Gute User Interface

•   Aufgaben

•   Buchhaltung

•   Lager

Microsoft Dynamics

Schöne UI, moderner Look und sehr, sehr leistungsstark.

Es fühlt sich sehr „Corporate“ an, was man von so einem großen Tool erwartet. Aber wenn du es richtig aufsetzt, hast du eine sehr verlässliche Maschine.

Die meisten CRMs haben eine Pipeline mit Schritten in Reihe.

Diese Schritte sind in Solarunternehmen meist sequentiell, außer Genehmigung und Netzanschluss, die parallel laufen können.

Die meisten CRMs tun sich schwer, parallel laufende Aufgaben abzubilden, weil sie auf eine einzelne „sequentielle“ Pipeline setzen.

Dieses hier nicht.

Microsoft Dynamics kann parallele, gleichzeitig laufende Schritte abbilden, indem ein Projekt gleichzeitig in mehreren Pipelines ist.

Du ahnst es: Es ist schwer aufzusetzen und zu betreiben, ohne externe Hilfe. Genau wie SalesForce, NetSuite oder die meisten CRMs dieser Größe.

Rechne mit 1.500 €/Tenant pro Monat, wenn du es nutzen willst.

Essenzielle Features:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Nice-to-have-Features:

•   E-Mail-Listen

•   Gute User Interface

•   Aufgaben

•   Buchhaltung

•   Lager

SolarNexus

Gebaut wie ein Panzer, läuft wie ein Panzer.

SolarNexus ist die Definition von zuverlässig. Es macht, was es soll, wann es soll. Nicht glamourös, ohne Marketing-Glanz wie bei anderen CRMs.

Aber der CEO kennt Solar.

Er wollte aus einer funktionalen Perspektive genau das bauen, was ein Solarunternehmen braucht. Ohne Branding- und Marketing-Spielereien anderer CRMs.

Und genau das hat er gemacht.

Es ist ein All-in-one-Tool, vom Angebot bis zum Design, Projektmanagement. Und es ist sogar mit Buchhaltungssystemen wie Quickbooks verbunden.

Die Lernkurve ist nicht so steil wie bei den großen CRMs. SolarNexus ist ein kleines Unternehmen. Und man kann bei Bedarf mit dem Owner sprechen. Sie haben hunderte Kunden und behandeln Solar-Installateure wirklich gut.

Ein leicht zu findender Schwachpunkt: Die UI ist veraltet und wirkt ziemlich alt.

Außerdem zwingt es dich, Dinge „auf SolarNexus-Art“ zu machen. Das kann je nach deiner Bereitschaft, dich anzupassen, Vorteil oder Nachteil sein.

Das Beste: SolarNexus ist recht bezahlbar. Es startet bei 90 €/Nutzer pro Monat.

Essenzielle Features:

•  Associations
•  Pipelines
•  Automations
•  Reporting
•  Integrations

Nice-to-have-Features:

•   E-Mail-Listen

•   Gute User Interface

•   Aufgaben

•   Buchhaltung

•   Lager

JobNimbus

Dieses CRM wird in der Solarbranche stark vermarktet. Aber hinter dem ganzen Marketing steckt nicht besonders viel Solar-Know-how.

Das klingt hart, aber wir haben das in der Realität immer wieder so gesehen.

Unter der Oberfläche ist es ein relativ einfaches CRM.

Die meisten Solarunternehmen, die wir kennen und JobNimbus nutzen, suchen nach einem Ausweg.

Fairerweise: Die UI wirkt sauber. Du kannst Boards, Projekte und Work Orders nutzen und alles ein bisschen mischen.

Du kannst API-Keys leicht erstellen, um es mit anderen Systemen zu integrieren.

Außerdem gibt es Features wie Workflows, die dir Navigation und Übersicht etwas erleichtern.

JobNimbus startet bei einem typischen Branchenpreis: 200 €/Tenant pro Monat.

Essenzielle Features:

•   Associations

•   Pipelines

•   Automations

•   Reporting

•   Integrations

Nice-to-have-Features:

•   E-Mail-Listen

•   Gute User Interface

•   Aufgaben

•   Buchhaltung

•   Lager

10. Neue Solar-CRMs, die entstehen und Marktanteile gewinnen

• Open Solar
• Enerflo
• Coperniq

Sag uns, wenn wir einen CRM-Anbieter vergessen haben.

Und übrigens: Melde dich, wenn du mehr über unsere Schwesterfirma SunCRM erfahren willst. Das ist das erste solar-spezifische Hubspot CRM, gebaut von Solar-Installateuren für Solar-Installateure.