Die 5 CRM-Reports, die dir sofort zeigen, ob dein Solarbetrieb in Schieflage ist (inkl. echter Zahlen aus unserem 10 Mio. € Jahresumsatz-Unternehmen)

Ein Teil von dem, was ein gutes CRM ausmacht, ist eine starke Reporting-Funktion.

Ein Grund, warum HubSpot für Ipsun Solar so wertvoll ist, ist die Möglichkeit, bis zu 500 individuelle Reports zu erstellen.

Aber viele Daten und viele Reports führen schnell zu Informations-Overload und Analyse-Lähmung. Deshalb konzentrieren wir uns im Management-Dashboard auf nur 5 Reports. Sie zeigen dir auf einen Blick, wie gesund das Unternehmen ist, und wo du nachsteuern musst.

1. Monatliche und wöchentliche Privatkunden-Verkäufe (aktuelles Jahr vs. Vorjahr)

Okay, streng genommen sind das zwei Reports. Aber du weißt, worum es geht.

Zu sehen, wie sich deine Verkäufe diesen Monat im Vergleich zum gleichen Monat im Vorjahr entwickeln, und diese Woche im Vergleich zur gleichen Woche im Vorjahr, hilft dir enorm. Nicht nur bei Wachstum, sondern auch bei Saisonalität.

Auch wenn sich der Januar „zäh“ anfühlt, siehst du sofort, wie es zur gleichen Zeit letztes Jahr lief. So erkennst du schnell, ob es wirklich ein Problem ist oder nur ein Muster.

2. Gebuchte Termine pro Monat (aktuelles Jahr vs. Vorjahr)

Ob du es glaubst oder nicht: Obwohl Ipsun Solar 500 Reports in der Bibliothek hat, ist das der Report, den wir am häufigsten anschauen.

Warum?

Weil gilt: Wenn deine Abschlussquote aus gebuchten Terminen stabil ist, bestimmen die gebuchten Termine zu großen Teilen deinen Monatsumsatz.

Der Leadflow kann aber „wellig“ sein. Je nach Saison, Urlaubszeit, Pandemien usw.

Wenn du diese Kennzahl im Blick hast, kannst du bei einem Einbruch rechtzeitig Inside Sales aufstocken und mit der Strategie im Vertrieb kreativer werden.

Der Report zeigt dir, wie viele Termine dein Außendienst pro Monat wahrnimmt, plus den Vergleich zum gleichen Zeitraum im Vorjahr.

Sobald wir genug Year-over-Year-Daten haben, sehen wir sofort, ob wir bei den gebuchten Terminen hinterherhinken und das Marketingbudget erhöhen müssen, um wieder aufzuschließen.

3. Offene Forderungen nach Deal-Phase

Cash ist König im Mittelstand. Aber wo steckt das offene Geld?

Dieser Report zeigt dir, in welchem Teil deiner Operations-Pipeline deine Forderungen gerade hängen. Alles, was du brauchst: Deine Buchhaltung pflegt die Privatkunden-Projekte im CRM, sobald Zahlungen eingehen.

Und wenn dann ein größerer Betrag in einem bestimmten Pipeline-Abschnitt festhängt, kannst du das Team gezielt darauf ansetzen.

Dieser Report war für uns extrem wertvoll, um Ressourcen fokussiert einzusetzen, wenn es in unserem Prozess Engpässe gab.

4. Installationseffizienz tracken: Installierte Module pro Monat

Wenn Cash König ist, dann ist die Königin die Produktivität bei der Modulmontage.

Fast jedes Pricing-Modell im Solargeschäft basiert auf installierten Modulen pro Tag. Bei uns ist das nicht anders.

Vielleicht trackst du lieber Module/Stunde oder kW/Monat. Die Idee ist dieselbe: Du musst deine Installationsgeschwindigkeit kennen.

Wenn du Module in deinem Reporting hast, siehst du saisonale Trends, den Effekt von Schulungen und generell, wie sich Montage-Produktivität auf die Profitabilität auswirkt.

Ohne das tappst du im Dunkeln.

Eine wahre Geschichte:

Letzten Sommer hatten wir einen Liquiditätsengpass und haben gesehen, wie unsere Kassenlage schrumpft.

Wir dachten, es hängt mit unserer Produktion zusammen. Sicher waren wir aber nicht, weil es so viele Variablen geben kann.

Dann habe ich gesehen, dass ein 6-kW-Projekt für eine 3-tägige Installation eingeplant war.

Ich bin reingegangen und es sah nach einer Standard-Privatkundenanlage aus. Keine steilen Dächer, keine Zählerschrank-Umrüstung, keine Erdarbeiten oder sonst etwas, was normalerweise verzögert.

Da habe ich gemerkt: Unser Management hielt das für normal. Für mich ist 6 kW ein Tag, sogar ein halber Tag Arbeit.

Als CEO habe ich sofort reagiert, bin wochenlang mit auf Montage gegangen und unsere Produktion hat sich über Nacht verdreifacht.

Unsere Vor-Ort-Termine waren gut, also waren die Designs gut. Unsere Stücklisten, Beschaffung und Lagerhaltung waren gut.

Alles war da. Nur fehlten Drive, Dringlichkeit oder Motivation im Team.

Unterschätze nicht, wie viel es bringt, mit den Leuten zu arbeiten und an ihrer Seite zu stehen.

Ich bin außerdem Elektromeister und wusste, dass es endlose Diskussionen darüber gab, wie lange Batterie-Installationen dauern.

Ich sagte: 2 Tage für eine Standard-Installation. Und ich wusste, dass andere über 5 bis 6 Tage diskutiert haben.

Dann habe ich das nächste Batterie-Projekt selbst vorbereitet und installiert.

Ich habe es mit meinen Jungs in 2 Tagen gemacht.

Ich sagte ihnen, vielleicht hatte ich Glück und ich mache auch das nächste. Und wieder war es in 2 Tagen installiert.

Seitdem weiß jeder: Wenn der CEO es in 2 Tagen schafft, dann müssen wir es bei einer Standard-Installation auch in 2 Tagen schaffen.

CEOs haben ein großes Megafon. Mit gutem Beispiel voranzugehen und wirklich zu wissen, wovon man spricht, ist entscheidend, um das Team zu führen.

5. Backlog-Report

Die meisten Solarunternehmen haben ein Gefühl für ihren Backlog. Mit HubSpot kannst du diesen Report aber automatisch und dynamisch bauen. Er aktualisiert sich, wenn neue Verkäufe reinkommen und alte Projekte weiterlaufen.

Wenn du wie wir bist, willst du einen stabilen Backlog halten, bei uns sind es 4 Monate. Zusammen mit „Installierte Module pro Monat“ bekommst du ein klares Bild, ob du das wirklich einhältst, wenn du mit Kunden sprichst und Erwartungen setzt.

Sonst bleibt dir nur Raten und du gibst wahrscheinlich Zusagen, die du vorne raus nicht halten kannst.

Wusstest du, dass Ipsun Solar 500 Reports in seiner Bibliothek hat?

Wir teilen sie auf Wunsch mit Sunvoy Kunden, weil es unsere Mission ist, lokale Solarinstallateure zu stärken.

Wir haben auch eine Solar-Version von HubSpot, die wir Sunvoy Installateuren zur Verfügung stellen, weil wir HubSpot Partner sind.

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