Die 5 CRM-Reports, die dir sofort zeigen, ob dein Solarbetrieb in Schieflage ist (inkl. echter Zahlen aus unserem 10 Mio. € Jahresumsatz-Unternehmen)

Ein Teil von was ein gutes CRM ausmacht, ist eine starke Reporting-Funktion.

Was HubSpot für Ipsun Solar so wertvoll macht, ist unter anderem die Möglichkeit, bis zu 500 individuelle Reports zu erstellen.

Aber viele Daten und viele Reports führen schnell zu Informationsflut und Analyse-Lähmung. Deshalb konzentrieren wir uns in unserem Management-Dashboard auf nur 5 Reports. Sie zeigen dir auf einen Blick, wie gesund das Unternehmen ist, und wo wir gerade hinterherhinken.

1. Monatliche und wöchentliche Verkäufe im Privatkundengeschäft (aktuell vs. Vorjahr)

Okay, technisch gesehen sind das zwei Reports, aber du verstehst das Prinzip.

Zu sehen, wie sich deine Verkäufe diesen Monat im Vergleich zum selben Monat letztes Jahr entwickeln, und diese Woche im Vergleich zur gleichen Woche letztes Jahr, hilft enorm. Nicht nur, um Wachstum zu bewerten, sondern auch Saisonalität.

Auch wenn sich der Januar „langsam“ anfühlt, siehst du sofort, was im gleichen Zeitraum im letzten Jahr passiert ist. So bekommst du schnell ein Gefühl dafür, ob es wirklich ein Problem oder einfach ein saisonaler Effekt ist.

2. Gebuchte Termine pro Monat (aktuell vs. Vorjahr)

Ob du es glaubst oder nicht. Obwohl Ipsun Solar 500 Reports in der Bibliothek hat, ist das der Report, den wir am häufigsten ansehen.

Warum?

Weil bei einer stabilen Abschlussquote aus gebuchten Terminen am Ende die Zahl der gebuchten Termine weitgehend deine Monatsverkäufe bestimmt.

Der Lead-Flow kann aber „wellig“ sein, je nach Saison, Urlaub, Pandemie usw.

Wenn du diese Kennzahl im Blick hast, kannst du bei einem Einbruch rechtzeitig Inside-Sales-Kapazität hinzufügen und mit deiner Sales-Team-Strategie kreativer werden.

Dieser Report zeigt dir, wie viele Termine eure Außendienstler pro Monat wahrnehmen, plus den Vergleich zum selben Zeitraum im letzten Jahr.

Sobald wir Year-over-Year-Daten haben, sehen wir, ob wir bei den gebuchten Terminen hinterherhinken und ob wir unser Marketingbudget erhöhen müssen, um aufzuholen.

3. Offene Forderungen nach Deal-Phase

Cash ist im Handwerk entscheidend. Aber wo steckt das offene Geld?

Dieser Report zeigt dir, an welcher Stelle in eurer Operations-Pipeline eure offenen Forderungen gerade hängen. Alles, was es dafür braucht, ist, dass eure Buchhaltung eure Privatkunden-Projekte im CRM aktualisiert, sobald Zahlungen eingehen.

Wenn dann ein großer Batzen Geld in einem bestimmten Abschnitt der Pipeline festhängt, kannst du das Team bei Bedarf genau darauf fokussieren.

Für uns war dieser Report extrem wertvoll, um Ressourcen gezielt zu verschieben, wenn es in unserem Prozess Engpässe gab.

4. Installation produktiv messen: Installierte Module pro Monat

Wenn Cash der König ist, dann ist die Produktivität bei der Modulmontage die Königin.

In fast jedem Preismodell einer Solarfirma steckt die Kennzahl „installierte Module pro Tag“. Bei uns genauso.

Vielleicht willst du deine Produktivität lieber in Modulen pro Stunde oder kW pro Monat messen. Die Idee ist dieselbe. Du musst deine Installationsleistung kennen.

Wenn du Module in dein Reporting einbeziehst, siehst du saisonale Trends, den Effekt von Trainings und ganz generell, wie sich Installationsproduktivität auf die Profitabilität auswirkt.

Ohne das tappst du im Dunkeln.

Wahre Geschichte:

Letzten Sommer hatten wir einen Liquiditätsengpass und haben gesehen, wie unsere Cash-Position schrumpft.

Wir dachten, es hängt mit unserer Produktion zusammen, waren uns aber nicht sicher, weil es so viele Einflussfaktoren geben kann.

Dann habe ich gesehen, dass ein 6-kW-Projekt für eine 3-tägige Installation eingeplant war.

Ich habe es mir angeschaut. Diese 6 kW sahen nach einer Standard-Privatkunden-Installation aus: keine steilen Dächer, kein Zählerschrank-Upgrade, keine Erdarbeiten oder irgendetwas, das sonst zu Verzögerungen führt.

Da wurde mir klar, dass unser Management das für normal hielt. Für mich ist eine 6-kW-Anlage ein Tag, sogar ein halber Tag Arbeit.

Als CEO habe ich dann sofort reagiert und war wochenlang mit meinen Teams auf Montage. Unsere Produktion hat sich quasi über Nacht verdreifacht.

Unsere Vor-Ort-Termine waren gut, also waren unsere Designs gut. Also waren BOM, Einkauf und Lager auch gut.

Es war alles da, nur der Antrieb, die Dringlichkeit oder die Motivation im Team fehlten.

Unterschätze nicht, wie viel Motivation entsteht, wenn du mit deinen Leuten arbeitest und Seite an Seite mit ihnen.

Ich bin außerdem Elektromeister und ich wusste, dass es endlose Diskussionen darüber gab, wie lange Batterie-Installationen dauern.

Ich habe gesagt: 2 Tage für eine Standard-Installation. Ich wusste aber, dass manche über 5 bis 6 Tage diskutiert haben.

Dann habe ich das nächste Batterie-Projekt vorbereitet und installiert.

Ich habe es mit meinen Jungs in 2 Tagen gemacht.

Ich habe ihnen gesagt, vielleicht hatte ich Glück, und mache auch das nächste. Und wieder wurde es in 2 Tagen installiert.

Seitdem wissen alle: Wenn der CEO das in 2 Tagen installiert, dann müssen sie das bei einer Standard-Installation auch in 2 Tagen schaffen.

CEOs haben ein großes Megafon. Mit gutem Beispiel voranzugehen und wirklich zu wissen, wovon man spricht, ist entscheidend, um das Team zu führen.

5. Backlog-Report

Die meisten Solarunternehmen haben ein Gefühl für ihren Backlog. Mit HubSpot kannst du diesen Report aber automatisch und dynamisch machen. Er ändert sich also, wenn neue Verkäufe reinkommen und alte Projekte weiterlaufen.

Wenn du so arbeitest wie wir, versuchst du einen stabilen Backlog zu halten (bei uns 4 Monate). In Kombination mit „Installierte Module pro Monat“ bekommst du ein echtes Gefühl dafür, ob das auch wirklich passt, wenn du mit Kunden sprichst und Erwartungen setzt.

Sonst bleibt dir nur Rätselraten. Und wahrscheinlich machst du vorne Versprechen, die du später nicht halten kannst.

Wusstest du, dass Ipsun Solar 500 Reports in seiner Bibliothek hat?

Wir teilen sie auf Wunsch mit Sunvoy Kunden, weil unsere Mission ist, lokale Solar-Installationsbetriebe zu stärken.

Wir haben außerdem eine Solar-Version von HubSpot, die wir Sunvoy Installateuren zur Verfügung stellen, weil wir HubSpot Partner sind.

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