El crecimiento inteligente es necesario para cualquier empresa solar, pero conseguirlo suele ser más fácil decirlo que hacerlo.

Empezar una empresa de instalación solar con un presupuesto ajustado significa hacer que cada euro cuente. No puedes permitirte gastar de más en áreas donde podrías apañarte con menos. El software es un ejemplo claro de este dilema.

¿Deberías invertir desde el día 1 en una infraestructura sólida para crecer en el futuro, aunque al principio pueda parecer excesivo?

¿O deberías seguir con hojas de cálculo todo lo posible, sabiendo que eso traerá problemas de crecimiento?

Desde nuestra experiencia creando, escalando y vendiendo una empresa solar, aquí tienes cinco lecciones para decidir cómo gestionar tu presupuesto de software con cabeza:

1. Sáltate los “intermedios”

Cuando arrancas casi cualquier empresa, salvo que vayas sobrado de caja y tengas inversores exigiendo un crecimiento inmediato y constante, puedes tirar perfectamente con herramientas gratuitas como hojas de cálculo para casi todo. Al fin y al cabo, si al empezar solo tienes unos pocos clientes, no necesitas un CRM completo, una herramienta de Field Service, un ERP o un software de gestión de proyectos (por poner algunos ejemplos).

Eso sí, casi nunca compensa pasar a herramientas baratas e “intermedias” después de la fase de las hojas de cálculo. ¿Por qué? Porque en poco tiempo se quedarán cortas, y te tocará otra migración a un software más potente. Y eso cuesta dinero y tiempo.

No te imaginas la cantidad de instaladores solares con los que he hablado que pasaron de una hoja de cálculo al CRM más barato que encontraron, para tener que hacer otra migración de datos y otro cambio de software 12-18 meses después, cuando ya necesitaban algo más avanzado para escalar.

En lugar de eso, cuando estés listo para dejar las hojas de cálculo, invierte en un software con el que puedas quedarte a largo plazo. Muchas herramientas completas tienen precios escalables, así que no pagarás de más al principio y evitarás quedarte atado de manos según creces. Elegir una solución floja puede ahorrarte dinero a corto plazo, pero a la larga limita el crecimiento y quema al equipo.

2. Empieza pensando en el final

La inercia y la falta de visión hacen que muchos dueños de negocio vean las distintas piezas de su tech stack como cosas separadas y sin relación.

Es un error grande.

Te interesa pensar cómo se relacionan entre sí las necesidades de software de tu empresa, cómo van a intercambiar datos y de qué manera se van a complementar o a estorbar entre ellas.

En resumen, tu tech stack debería funcionar como un sistema conectado, no como un conjunto de soluciones aisladas.

Al principio, lo aprendimos por las malas. Yo mismo fallé en este criterio y en el punto (1) al elegir, después de las hojas de cálculo, un CRM barato y fácil, pero sin API para conectarlo con otros softwares.

El resultado fue un ahorro a corto plazo, pero un tech stack insostenible, con softwares en silos que no se hablaban entre sí.

Cada herramienta de tu stack debería cumplir dos criterios clave:

• APIs abiertas: para compartir datos sin fricción entre sistemas.
• Funcionalidad clara: cada herramienta debe hacer muy bien lo suyo, sin duplicar funciones que ya resuelve otro software.

A partir de ahí, tus categorías principales de software pueden incluir:

• CRM
• ERP
• Field Service
• Project Management
• Customer Portal/Fleet Management
• Herramientas de propuestas de venta solar

Estas son las categorías principales, aunque puede haber más o menos según el modelo de negocio. Es habitual meter demasiadas (o demasiado pocas) funciones y features en un solo software, o lo contrario: tener varios softwares haciendo lo mismo y acabar pagando de más por funcionalidades duplicadas. Por eso conviene empezar pensando en el final, para evitar ambos escenarios.

3. Empieza pensando en la salida

Esto es una versión “macro” del punto (2). No solo quieres empezar pensando en el final de tu tech stack, también en la salida de tu empresa.

Casi nunca hablo con un dueño de negocio que tenga claro cuándo y cómo quiere salir de su empresa. O porque no lo ha pensado, o porque de verdad está aquí por pasión. Le gusta el negocio de la instalación solar y no quiere pensar en irse.

¿Quién se lo va a reprochar?

A mí me pasó lo mismo, y no siempre es fácil empezar o hacer crecer una empresa pensando en una salida. Pero si no lo haces, puedes acabar tomando decisiones guiadas por necesidades a corto plazo en vez de por una visión estratégica.

Esto se nota especialmente en el tech stack y en cómo quieres que lo vea un potencial comprador.

Por ejemplo, si quieres vender tu empresa 15 años después de arrancarla con 20 M€ de facturación y 2 M€ de beneficio, tienes que pensar qué hace falta para llegar ahí y cómo de sostenible y escalable parecerá tu negocio para un comprador.

De algo estoy seguro: no vas a llegar a esos números sin un tech stack muy sólido, y eso te va a costar un porcentaje de ingresos más alto de lo que imaginas (o de lo que te gustaría).

¿Por qué? Piénsalo.

El software más avanzado puede hacer el máximo de tareas posible que, de otro modo, exigirían trabajo manual. En cambio, el software menos avanzado automatiza poco y sigue requiriendo mucho trabajo humano. Esto se cumple casi siempre. Y cada euro que inviertes en automatización equivale a cinco o diez euros que, de otro modo, tendrías que pagar a una persona para hacer lo mismo, con más riesgo de errores, más formación, rotación, etc.

Las empresas que empiezan pensando en la salida toman decisiones más inteligentes sobre invertir pronto en automatización y en un tech stack que encaje, en lugar de dejarlo para más adelante.

4. Equilibra ventas y operaciones

Ventas y operaciones a veces parecen negocios distintos, y por eso el sector solar en EE. UU. suele estar tan dividido entre ambos. A menudo se ven como “subindustrias” una frente a otra. Pero si quieres construir una empresa fuerte, recomendamos mantenerte integrado y ser bueno en las dos a la vez.

Esto significa que te conviene repartir tu tech stack entre funciones que apoyan operaciones y funciones que apoyan ventas.

Porque si no tienes suficientes ventas, el software de operaciones se desaprovecha.

Y si no tienes suficiente software operativo, tus ventas se van a resentir, aunque haya muchas.

Es normal pensar que el software sirve sobre todo para operaciones, porque la mayoría de funciones suelen orientarse a operaciones. Pero si paseas por una feria o congreso solar, te sorprenderá la cantidad de herramientas que existen para el lado de ventas.

Si hay una lección que muchos aprendimos con la subida de tipos de interés y la caída posterior (yo incluido), es que no conviene dar por sentada tu infraestructura de ventas. El mercado puede ir como un tiro por factores macroeconómicos que no tienen nada que ver con lo bien que lo haces tú. Cuando esos factores cambien, necesitarás tener montados los ingredientes de un negocio basado en referencias. Y el software es una pieza clave.

Sunvoy es un ejemplo perfecto de infraestructura base de ventas que puede hacer que tu empresa crezca hacia un modelo de referencias, paso a paso con el tiempo. Desde el día 1, la relación con el cliente es tuya, en vez de dejarlo a oscuras subcontratando el monitorizado al fabricante.

¿Cuántas referencias y cuánta marca estás perdiendo por no tener tu propia app con tu marca o por dar a tus clientes una experiencia mediocre?

Quizá nunca sepamos las cifras exactas, pero se ve clarísimo en cualquier bajada del mercado, sobre todo si gran parte de tu gasto en software se ha ido a operaciones puras.

4. ¿La respuesta? Aproximadamente el 2,5% de tus ingresos

Hasta ahora no habíamos hablado de cuánto deberías gastar en tu tech stack, ¿no?

Decir que la respuesta a cuánto presupuesto dedicar a tu tech stack es el 2,5% de los ingresos es, admitámoslo, un poco en broma, porque depende mucho de dónde estés y a dónde quieras llegar. Aun así, el 2,5% es el porcentaje con el que nuestra empresa escaló de forma constante, lo que equivale a 250.000 € para 10 M€ de facturación.

Nos sentimos cómodos usándolo como referencia porque nuestro tech stack siempre iba un paso por delante en sofisticación, automatización, escalabilidad y facilidad de uso.

Pero no tiene por qué ser igual en tu caso. Si quieres crecer un 60% año contra año, quizá te compense acercarte al 5% de tus ingresos para sacar ventaja frente a la competencia.

En cambio, si te basta con crecer poco porque llevas 20 años, te entran muchas referencias, y trabajas con un tech stack algo antiguo pero funcional, y además estás en proceso de vender la empresa a tus empleados, quizá puedas vivir con gastar el 1% de tus ingresos.

Reflexión final

Como en casi todo, el equilibrio y la visión son clave.

Ten en cuenta estos puntos y escríbenos si quieres hablar sobre dónde estás hoy y hacia dónde quieres llevar tu tech stack solar mañana.