Los 5 informes de CRM que te dicen al instante si tu empresa solar va mal (+ cifras reales de nuestra empresa de 10 M€ al año)

Parte de lo que hace que un CRM sea excelente es contar con una función de informes potente.

Parte de lo que ha hecho que HubSpot sea tan valioso para Ipsun Solar es la posibilidad de crear hasta 500 informes personalizados.

Pero con tantos datos y tantos informes, es fácil caer en la saturación de información y el bloqueo por análisis. Por eso, en nuestro Dashboard de gestión nos centramos solo en 5 informes que resumen la salud de la empresa y nos permiten dirigir los esfuerzos a las áreas donde podemos estar flojeando.

1. Ventas residenciales mensuales y semanales (año actual vs. año anterior)

Vale, técnicamente son dos informes, pero ya me entiendes.

Poder ver cómo van tus ventas este mes frente al mismo mes del año pasado, y esta semana frente a la misma semana del año pasado, te ayuda mucho no solo a medir el crecimiento, sino también la estacionalidad.

Aunque enero pueda “parecer” lento, puedes ver qué pasaba en estas mismas fechas el año pasado y tener una foto rápida de si hay un problema real o una tendencia.

2. Citas agendadas por mes (año actual vs. año anterior)

Aunque no te lo creas, aunque Ipsun Solar tiene 500 informes en su biblioteca, este es el que miramos más.

¿Por qué?

Porque si tienes una tasa de conversión estable sobre las citas agendadas, esas citas van a marcar en gran medida tus ventas mensuales.

Eso sí, el flujo de leads puede ser “irregular” según la temporada, las vacaciones, las pandemias, etc.

Vigilar esta métrica te ayuda, si hay una bajada, a reforzar recursos de Inside Sales y a ser creativo con la estrategia del equipo comercial.

Este informe te da una idea de cuántas citas atienden tus comerciales de campo cada mes, y la comparación con el mismo periodo del año pasado.

Cuando tengamos datos interanuales, podremos ver si vamos por detrás en citas agendadas y si necesitamos aumentar el gasto en marketing para ponernos al día.

3. Cobros pendientes por fase del deal

En una pequeña empresa, la caja manda. Pero, ¿dónde está “atascada” la caja pendiente de cobro?

Este informe te ayuda a ver en qué punto del pipeline de operaciones están tus cuentas por cobrar. Solo necesitas que la persona de administración actualice los proyectos residenciales en tu CRM a medida que entran los pagos.

Así, si tienes una cantidad importante de dinero pendiente en una parte concreta del pipeline, puedes centrar al equipo en esa zona cuando haga falta.

Este informe nos ha resultado clave para enfocar recursos con el tiempo cuando aparecían cuellos de botella en el proceso.

4. Controla la productividad de tus instalaciones: paneles instalados por mes

Si la caja es el rey, la reina es la productividad instalando paneles.

El modelo de precios de casi cualquier empresa solar debe incluir paneles instalados por día, y nosotros no somos la excepción.

Puede que prefieras seguir otra métrica de productividad, como paneles/hora, kW/mes, pero la idea es la misma. Tienes que saber tu ritmo de instalación.

Si incluyes los paneles en tus informes, puedes ver tendencias estacionales, cómo la formación mejora los resultados y, en general, el impacto de la productividad de instalación en la rentabilidad.

Sin esto, vas a ciegas.

Historia real:

El verano pasado tuvimos un apretón de caja y vimos cómo bajaba nuestra posición de efectivo.

Pensábamos que estaba relacionado con la producción, pero no lo teníamos claro, porque podía haber muchas variables.

Entonces vi que se estaba programando un proyecto de 6 kW para una instalación de 3 días.

Lo revisé y ese 6 kW parecía una instalación residencial estándar: sin tejados con mucha pendiente, sin cambio de cuadro, sin zanjas ni nada que normalmente cause retrasos.

Ahí descubrí que nuestro equipo de gestión lo veía normal, mientras que para mí 6 kW es un día, incluso medio día de trabajo.

Como CEO, me puse manos a la obra y me fui a instalar con mis equipos durante semanas, y nuestra producción se triplicó de un día para otro.

Las visitas técnicas estaban bien, así que los diseños estaban bien. El BOM, las compras y el almacén estaban bien.

O sea, estaba todo, excepto las ganas, la urgencia o la motivación del equipo.

No subestimes lo que cambia la cosa cuando trabajas con tu gente, codo con codo.

Además, soy electricista maestro y sabía que había conversaciones interminables sobre cuánto se tardaba en instalar baterías.

Yo decía 2 días para una instalación estándar y sabía que había debates de 5 a 6 días.

Así que preparé e instalé el siguiente proyecto con baterías.

Lo hice con mis chicos en 2 días.

Les dije que igual había tenido suerte y que haría también el siguiente. Y otra vez, se instaló en 2 días.

Desde entonces, la gente sabe que si el CEO puede instalarlo en 2 días, ellos tienen que poder hacerlo en 2 días en una instalación estándar.

Los CEO tienen un megáfono enorme. Liderar con el ejemplo y saber de lo que hablas es clave para liderar al equipo.

5. Informe de backlog

La mayoría de empresas solares tienen una idea de su backlog, pero con HubSpot puedes hacer este informe automático y dinámico, para que cambie cuando entran nuevas ventas y los proyectos antiguos avanzan.

Si eres como nosotros, intentas mantener un backlog estable (4 meses en nuestro caso) y, junto con “Paneles instalados por mes”, puedes saber de verdad si lo estás manteniendo al hablar con los clientes y fijar expectativas.

Si no, te quedas con suposiciones y seguramente haciendo promesas que luego no puedes cumplir.

¿Sabías que Ipsun Solar tiene 500 informes en su biblioteca?

Te ofrecemos compartirlos todos con los clientes de Sunvoy como cortesía, porque nuestra misión es fortalecer los negocios de los instaladores solares locales.

También tenemos una versión solar de HubSpot que ponemos a disposición de los instaladores de Sunvoy, ya que somos HubSpot Partner.

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