Los 5 informes de CRM que te dicen al instante si tu empresa solar va mal (+ cifras reales de nuestra empresa de 10 M€ al año)

Parte de lo que hace grande a un CRM es contar con una función de informes potente.

Parte de lo que ha hecho que HubSpot sea tan valioso para Ipsun Solar es la posibilidad de crear hasta 500 informes personalizados.

Pero con tantos datos y tantos informes, es fácil caer en la sobrecarga de información y la parálisis por análisis. Por eso, en nuestro Dashboard de gestión nos centramos solo en 5 informes que resumen la salud de la empresa y nos permiten dirigir los esfuerzos a los puntos donde podemos estar flojeando en un área concreta.

1. Ventas residenciales mensuales y semanales (año actual vs. año anterior)

Vale, técnicamente son dos informes, pero ya me entiendes.

Poder ver cómo van tus ventas este mes frente al mismo mes del año pasado, y esta semana frente a la misma semana del año pasado, es muy útil no solo para medir el crecimiento, sino también la estacionalidad.

Aunque enero “parezca” lento, puedes ver qué pasaba en estas mismas fechas el año pasado y tener una foto rápida de si hay un problema real o una tendencia.

2. Citas agendadas por mes (año actual vs. año anterior)

Aunque cueste creerlo, aunque Ipsun Solar tiene 500 informes en su biblioteca, este es el que miramos más.

¿Por qué?

Porque si tienes una tasa de conversión estable sobre las citas agendadas, esas citas son, en gran medida, las que van a marcar tus ventas mensuales.

Eso sí, el flujo de leads puede ser irregular, según la temporada, las vacaciones, pandemias, etc.

Vigilar esta métrica te ayuda, si hay una bajada, a reforzar recursos de Inside Sales y a ser creativo con la estrategia de tu equipo comercial.

Este informe te da una idea de cuántas citas están atendiendo tus comerciales de campo cada mes, y la comparación con el mismo periodo del año pasado.

Cuando tengamos datos interanuales, podremos ver si vamos por detrás en citas agendadas y si necesitamos subir la inversión en marketing para ponernos al día.

3. Cobros pendientes por etapa del deal

En una pequeña empresa, el efectivo lo es todo. Pero, ¿en qué punto se queda el dinero pendiente de cobrar?

Este informe te ayuda a ver en qué parte de tu pipeline operativo están esos cobros pendientes. Solo necesitas que tu administrativo de contabilidad vaya actualizando los proyectos residenciales en tu CRM a medida que entran los pagos.

Así, si tienes un buen “bloque” de dinero atascado en una parte concreta del pipeline, puedes centrar al equipo ahí cuando haga falta.

Este informe nos ha sido clave para enfocar recursos con el tiempo cuando había cuellos de botella en el proceso.

4. Controla la productividad de instalación: Paneles instalados por mes

Si el efectivo es el rey, la reina es la productividad instalando paneles.

El modelo de precios de casi cualquier empresa solar tiene que incluir paneles instalados por día, y nosotros no somos una excepción.

Puede que quieras medir la productividad con otra métrica, como paneles/hora, kW/mes, pero la idea es la misma. Necesitas conocer tu ritmo de instalación.

Al incluir paneles en tus informes, puedes ver tendencias estacionales, cómo la formación mejora los resultados y, en general, el impacto de la productividad de instalación en la rentabilidad.

Sin esto, vas a ciegas.

Historia real:

el verano pasado pasamos por un apretón de caja y vimos cómo nuestra posición de efectivo bajaba.

Pensábamos que estaba relacionado con la producción, pero no lo teníamos claro, porque podían influir muchas variables.

Entonces vi que se había programado un proyecto de 6 kW para una instalación de 3 días.

Lo revisé y esos 6 kW parecían una instalación residencial estándar. Sin tejados muy inclinados, sin cambio del cuadro eléctrico, sin zanjas ni nada de lo que suele provocar retrasos.

Ahí descubrí que la dirección lo veía normal, mientras que para mí, 6 kW es un día, incluso medio día de trabajo.

Como CEO, me puse manos a la obra y me fui a instalar con mis cuadrillas durante semanas, y nuestra producción se triplicó de la noche a la mañana.

Las visitas técnicas estaban bien, así que los diseños estaban bien, así que nuestro BOM, las compras y el almacén estaban bien.

O sea, todo estaba listo, salvo la actitud, la urgencia o la motivación del equipo.

No subestimes el efecto de trabajar con tu gente y a su lado.

Además, soy electricista titulado y sabía que había conversaciones interminables sobre cuánto se tardaba en instalar baterías.

Yo decía 2 días para una instalación estándar, y sabía que se hablaba de 5 a 6 días.

Así que preparé e instalé el siguiente proyecto de baterías.

Lo hice con mi equipo en 2 días.

Les dije que quizá tuve suerte y que también haría el siguiente, y otra vez se instaló en 2 días.

Desde entonces, la gente sabe que si el CEO puede instalarlo en 2 días, ellos también tienen que poder instalarlo en 2 días en una instalación estándar.

Los CEOs tienen un altavoz enorme. Liderar con el ejemplo y saber de lo que hablas es clave para liderar al equipo.

5. Informe de backlog

La mayoría de empresas solares tienen una idea de su backlog, pero con HubSpot puedes automatizar este informe y hacerlo dinámico, para que cambie a medida que entran nuevas ventas y los proyectos antiguos avanzan.

Si eres como nosotros, intentas mantener un backlog estable (4 meses en nuestro caso). Y, combinado con “Paneles instalados por mes”, puedes saber de verdad si lo estás manteniendo cuando hablas con clientes y fijas expectativas.

Si no, te quedas en suposiciones y probablemente haciendo promesas que luego no puedes cumplir al inicio.

¿Sabías que Ipsun Solar tiene 500 informes en su biblioteca?

Nos ofrecemos a compartirlos todos con los clientes de Sunvoy como cortesía, porque nuestra misión es reforzar los negocios de instaladores solares locales.

También tenemos una versión solar de HubSpot que ponemos a disposición de los instaladores de Sunvoy, porque somos Partner de HubSpot.

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